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【AP日本橋】お役立ち情報局 ハイブリッドセミナーや会議とは?そのやり方(最新令和版)

2021年12月13日





こんにちは、日本橋お役立ち情報局です。

今までのセミナーや会議などは、参加者がその会場に足を運んで参加する(リアル)で開催していたものが、ほとんどでした。しかし最近は、遠方の方でも
参加しやすいよう、オンライン(WEB)も併用して実施する「ハイブリッド」という方式が、企業では当たり前のように行われており、一般的になってきています。
でも、この「ハイブリッド」と言うワード。まだまだ一般には浸透はしていないと思いませんか?まず、Googleで「ハイブリッド」と検索しますと「ハイブリッド車」が
延々と出てきます。そうです。一般的には、ハイブリッドとは、ハイブリッド車の事で、ハイブリッドセミナーの事は、ほぼ連想されておりません。

そこで今回は、これからハイブリッドセミナー、会議を開催したいと思っているが、流れがわからない、やり方が知りたいという、ハイブリッド初心者の方に
向けた内容をお届けするのと同時に、ハイブリッド=ハイブリッドセミナー(会議)が思い浮かぶような、解説記事をも書きたいと考えております。

【セミナー(会議)でのハイブリッド方式とは、ハイブリッド車の話ではない?】

セミナーや会議を実施する際、「会場参加者」と「オンライン参加者」の両方を想定して開催する"ダブル開催方式"のことです。このハイブリッド方式は、
当日、遠方の方が参加しやすいのはもちろん、当日参加できなかった方へも、アーカイブが残せるといったメリットもあり、使い勝手が良いため注目されている、
セミナー(会議)界の新人さんです。

この記事では、A氏、B氏が登場する事例をイメージしながら読み進めていただければ、読み終わった頃には、ハイブリッドセミナーを実施することが
不安でなくなるような作りとなっております。

【この記事を読むと得られること】

① ハイブリッドセミナー(会議)が、ざっくりとイメージできるようになり、そのやり方もわかります。

② バイブリッドセミナー(会議)を開催する際のメリット、デメリットがわかります。

③ 実施にあたっての不安が解消されてスムーズに進み、上司や同僚から頼りにされる存在となります。

では、順番に始めていきましょう!!




超解説!ハイブリッドセミナー(会議)とは?〜令和時代、ハイブリッドは特殊な開催ではなくなりました〜

某〇〇会社の社内で、A氏、B氏が、ハイブリッドセミナーに関して話をしています。この会社は、年に4回ほど、会員様(顧客)向けに無料セミナーを
実施しているようです。いつもは、会場を借りて、参加者が現地へお越しいただく、いわゆるリアルセミナーでの開催しか行っていない)

A氏「以前から、定期的に行っている会員様向けのセミナーを、オンラインでも配信していこうという話があったんですけど、先日の会議で本格的に実施することが、
  決定したみたいなんですよ」

B氏「聞いたよ、やるみたいだね。他社でも、ほとんどがオンライン併用のハイブリッド形式で実施しているし、うちでも、「オンライン開催を」というお客様の声が
  かなり上がっていたようなので、良い方向じゃないかな」

A氏「そうですね。皆がその時間に現地に行けるとは限らないですから、オンラインでも視聴できるとなると、参加しやすくなりますね。
  ところで、ハイブリッドってなんですか?」

B氏「会場参加者(リアル参加)と、オンライン参加者(WEB参加)がいる状態で開催するセミナーや会議のことだよ」

【ハイブリッドセミナーのイメージはこれ!!】

ここで、ハイブリッドセミナー(会議)の構成をイメージしておきましょう。下にある「ハイブリッドセミナー、超簡単なイメージ図!基本はこれ!」の図をご覧ください。

難しいことは抜きにして、この図のように、会場に来る参加者(リアル)と、オンライン参加者(WEB参加者)がいる状態で、実施するセミナー(会議)のことを、
ハイブリッドセミナー(会議)と言います。

▼ この状態での開催の事を「ハイブリッド形式」と言う。

① 会場参加者がいる

② オンライン参加者もいる

このハイブリッド形式は、特に新しくなく、数年前から実施する企業様もありました。しかし近年、新型コロナウィルス拡大の影響で、現地でのセミナー開催が難しくなり、
急速に拡大。非常に専門的だった、ZOOM等の配信アプリの一般人への普及も、手軽にオンラインでの開催を選ぶ理由になっているのではないかと考えられています。



B氏「会議や打ち合わせでも、今、遠方の方はオンラインで参加しているでしょ。普段からそれを見ているから、前よりも敷居が低くなってるのは確かだよね。
  ハイブリッド形式での開催が、当たり前の時代に入ってきている」

A氏「うちにはハイブリッド開催のノウハウが全くなくて、セミナー担当者は、やり方や実施方法などを今すごい勢いで調べてるって話です。大丈夫かな」

B氏「セミナーは、いつも通り会場を借りてやるんでしょ?だったら、その会場担当者に聞いて見たらいいよ。もうかなりの数をこなしているはずだから、
  実は、貸し会議室が一番、ハイブリッド形式のノウハウを持っているらしいよ」

A氏「確かにそうですよね。貸し会議室に聞くのは盲点でした。早速、セミナー担当に教えてあげよう。」

B氏「あと、会場側でできることは、全部お願いしたらいいよ。こっちは配信のプロじゃないから、配線がどうとか言われても分からないし、失敗してもあれだし、
  それよりも、セミナー運営やお客様対応の方に力を入れたほうがよからね」

A氏「確かにそうですね。WEB配信のための、配線図とか見ても一般の人には、わかりにくいですし、言い方悪いですけど、お金で解決できることは、
  多少、予算が増えてもやるべきかなと、個人的にですが思ってます。何より自前でやるより安心ですからね(笑)」



ハイブリッドセミナーのメリットとデメリット〜えっ、やっぱりデメリットもあるの?〜でもご安心を!
デメリットを吹き飛ばす、メリットの力強さ!〜やり方は簡単!


A氏「この間の、ハイブリッド形式での話ですが、実施にあたって、会場参加者とWEB参加者の二つを見ないといけないから、負担は2倍ほど掛かったり、担当スタッフが、
  オンライン配信に慣れていないから、いつもよりスムーズに進まない、音声や映像トラブル対応があった場合の対応など、うまくいくのか不安はありますよね」

B氏「WEB参加者の顔(表情)がわかりにくいとか、一体感の難しさというか、会場参加者との温度差なども気になるところではあるね」

A氏「では、やっぱり、ハイブリッド開催は、やめておいた方が良いのかな」

B氏「そうでもないよ。確かに今言ったようなデメリットはあるんだけど、それを上回るメリットもあるのは確かなんだ。」

A氏「ハイブリッド開催のメリットってなんですか?」

B氏「たとえば、そのセミナーにどうしても参加したい内容だったとする。でも、その日は少し残業があり、会場へ行く時間が取れない。でも、オンラインでも開催していたら、
  移動時間が要らず、参加できるかもしれない。それによって、今まで諦めて参加しなかった人も取り込めるから、運営側としては集客数が増える可能性が高くなる。
  講師を遠方から出演させることもできるしね。」

A氏「なるほど。そういう事も考えたら、メリットの方が勝ってるかもしれませんね。やる価値はありです!」

【デメリット】

① 会場とオンライン参加者の2つの対応で、運営側の負担が増える。

② 運営スタッフがオンライン配信に不慣れな場合が多いため、トラブル対応に不安が残る。

③ 会場とオンライン参加者の一体感をつくる事が難しい。

【メリット】

① 遠方の方が参加しやすくなり、参加人数が増えるため集客率が上がる。

② 登壇者が、当日会場に来れなくても、遠方から出演が可能。

③ 録画データを残せるため、当日参加が難しい方にも対応可能。

④ デジタルで参加者の反応がわかりやすく、データの集計が容易。



ハイブリッドセミナーの実施はコストが掛かってもプロ配信業者へ依頼することが成功のカギ!〜

数日後の休憩室にて、

A氏「この間のハイブリッドの話、うちのセミナー担当へ伝えてみたら早速、会場さんへ話してみるとのことだった」

B氏「会場って、いつものAP貸し会議室のこと?」 

A氏「そうです。あそこは、なんとかプランっていう、オンライン機材がセットになったものが用意されているみたいなんですよ。
  確か、スタンダードプードルプランだったかな?」

B氏「プードル?あの大きい"もふもふ"のって、かなり違うね。確かにあの、もふもふは良いけど(笑)APのオンラインプランって、スタンダードWEBプランと
  コンパクトWEBプランとかのことだよね?」

A氏「あっ、それです!なんで知ってるんですか?」

B氏「先日の話の後、少し調べたんだけど、ハイブリッドセミナーで複雑なオペレーションが必要なものでない限り、AP貸し会議室のものが一番、
  コストパフォーマンス的に良かったと思う」

A氏「さすがです。いつも調べが早いですね!」

B氏「うちの部署は情報が第一ですので(笑)あと、社内メンバーだけでは配信作業が厳しい場合や、映像オペレーションが複雑な場合は、
  専門のオンライン・プロ配信業者の手配も、AP貸し会議室にてワンストップでお願いできるみたい」

A氏「配信業者まで頼めるとは便利!やはり、専門のプロ業者さんは、信頼度が違いますからね」

B氏「そうだね。簡単な配信の場合は自前+会場プラン。複雑な内容の場合は、プロ配信業者へ発注が一番ベストな選択だよ。自前でやって、
  配信準備や配信打ち合わせに時間を取られるのは、本当にしんどいからね。当日も配信部分はプロに任せてこっちは、会場セミナー運営に集中できるから、
  参加者への対応やフォロー体制もよくなる」

A氏「やっぱり、最後に頼りになるのは、プロ配信業者ということで決まりですね」

【専門のオンライン配信業者について】

少人数のセミナーや会議は別として、カメラ数台で、切り替えが必要であったり、資料共有、配線作業が複雑であったりした時は、プロ専門業者にお任せした方が、
運営担当は、お客様対応に専念ができ、快適に進めることが可能になります。

AP日本橋では、お客様のご希望される実施内容をお聞きし、内容によってはプロ配信業者や、プロオペレーターのご手配を必要に応じて、おすすめしております。
「これ自前でできるかな?」「大丈夫かな?」と悩む前に、ぜひAP会場の専属コーディネーターにご相談ください!

AP貸し会議室【APオンラインのページはこちら】

【気になる会場のインターネットの速度】

会場のインターネットの速度もチェックしておきましょう。AP日本橋では、施設占有線の他に、ご要望が多い、専用回線もご用意しております。
AP日本橋のインターネット回線に関してはこちらの関連記事を参照ください。

▼「【AP日本橋】お役立ち情報局  ~貸し会議室のインターネット回線、環境ってどうなってるの?(前編)~」

【AP日本橋】お役立ち情報局 第3弾 ~オンライン配信のやり方(前編)~ - 貸し会議室ならAP日本橋 (tc-forum.co.jp)

▼「【AP日本橋】お役立ち情報局  ~貸し会議室のインターネット回線、環境ってどうなってるの?(後編)~」

【AP日本橋】お役立ち情報局  ~貸し会議室のインターネット回線、環境ってどうなってるの?(後編)~ - 貸し会議室ならAP日本橋 (tc-forum.co.jp)


【A Pお客様用】特別付録:「貸し会議室でセミナー・会議をハイブリッド開催する時の確認シート」ダウンロード可能(PDF)

こちらからダウンロードしてください←PDFダウンロード

今回、いつもご愛読していただいている感謝の気持ちを込めて、特別付録として、ハイブリッド開催を実施する時の確認シートのPDF資料を配布いたします。
印刷して、開催時のチェックリストとしてご利用くださいませ。

最後までお読みいただきありがとうございました。

さて今回の記事の方は、あなたのお役にたちましたでしょうか。

~本日のまとめ~

1. ハイブリッド開催(セミナー、会議)は、一般的に認知されてきており、特殊なものではなくなっている

2. ハイブリッド開催は、デメリットよりも、メリットの方が非常に大きい。

3. 自前で配信対応ができる場合はAPの配信パックがおすすめ。配信対応が難しいなと感じたら、プロ配信業者へ依頼する

これで、ハイブリッドセミナー、会議に関しては、イメージや、そのやり方は把握できましたね。自信を持って、ハイブリッドでのセミナー運営を進めてみてください。

AP貸し会議室では、あなたからのお問い合わせ、お申し込みをスタッフ一同、全力の笑顔でお待ちしております。

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