会議でのホワイトボード活用法 - AP貸し会議室

コラム

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会議でのホワイトボード活用法

多くの会議室に設置されているホワイトボード。効果的な使い方を理解しておけば、会議をスムーズに進めることができます。ここでは、会議でのホワイトボード活用法を紹介していきます。

会議の開始前にホワイトボードに記載しておく内容

会議が始まる前に、会議の議題を記載しておきましょう。何を最終目的とした会議なのかを明確にすることで、別の議論への脱線を防ぎます。議題とあわせて、大まかなタイムスケジュールも記載しておくとよいでしょう。タイムスケジュールがあることで、参加者に「時間内に結論を出そう」という意識が自然と生まれます。

会議内容をホワイトボードに記載して可視化する

会議中にホワイトボードを使用する際には、参加者が理解しやすいように記載しましょう。例えば、参加者の発言内容をまとめる場合には、箇条書きにしたり、要点だけをまとめたりして簡潔にすることがポイントです。長文だと、書き終わるまで参加者は退屈な時間を過ごすことになります。また、色の違うマーカーを使い分けることで、書かれている内容にメリハリがつき、理解しやすくなります。文章や発言だけでは理解しにくい場合は、ホワイトボードに図や表を用いるのも方法の1つです。そして、最後には必ず結論を書き、決定事項を参加者全員に共有します。

ホワイトボードの活用で一体感・躍動感のある会議に

会議でホワイトボードを活用することにより、参加者同士の一体感を生むことができます。一般的な会議では、配布された資料に目を通しながら進められていきます。そのため、個々の視点がバラバラになり、1人ひとりの考えに相違が出てしまうケースも少なくありません。しかし、ホワイトボードを活用することで、全員の視点をホワイトボード1つに集中させることが可能です。全員の視点が統一されることにより、一体感が生まれ、結論も出やすくなるでしょう。また、動きのある会議にするのにも有効です。ホワイトボードへの記載は、通常であれば進行係や板書係が担当することがほとんどでしょう。この作業を参加者にさせることで、マンネリ化した雰囲気から、躍動感のある会議へと変えることができます。さらに、参加者は「書く」作業を行うことで、主体的に会議に参加するという意欲も高まります。

会議に関する知識や心構えは整いましたか? では、早速会議室を探しましょう!


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