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オンライン会議の進め方のポイントは?貸し会議室がおすすめの理由は?

オンライン会議をスムーズに進めるためには、環境が整っている貸し会議室がおすすめです。今回は、オンライン会議の進め方のポイントとオンライン会議を貸し会議室で行うのがおすすめである理由についてご説明します。

ここでいう「オンライン会議(WEB会議)」とは、その名の通り「インターネットを通じ、オンライン上で開催する会議のこと」です。通信環境があれば時と場所を開催できる上、参加人数に制限もありません。現代でオンライン会議が人気を博しているのは、通信技術の発達と通信機器の普及による賜物といえるでしょう。

オンライン会議の具体的な進め方は?

以下では、オンライン会議を上手に進めるための具体的なポイントについて、ご説明します。

  • 事前に議題と資料を共有する
  • 早めにログインしておく
  • 会議での発言を指名制や挙手制にする
  • 会議の最後に結論をまとめる

事前に議題と資料を共有する

オンライン会議に限ったことではありませんが、会議の前に議題と会議資料は共有しておきましょう。資料に関しては、会議に使う資料なのか、事前に目を通して欲しいものなのかを明確に伝えましょう。事前共有は会議を円滑に進めるために、とても重要です。会議の参加者が事前に内容を理解した上で会議を行うことができます。参加者の認識のズレを防ぐことにもなるので、事前に議題と資料の共有を忘れずに行いましょう。

早めにログインをしておく

オンライン会議を主催する場合、可能であれば最初にログインしておくのが理想です。多くの人が時間よりも少し早めにログインすることが見込まれます。その際に、参加者を迎えて雑談などをして場を和ませておくことが理想です。後述する司会進行役の人には、会議の円滑化への協力をお願いしておくと良いでしょう。

会議での発言を指名制や挙手制にする

複数人数が参加するオンライン会議では、発言するタイミングが難しい場合があります。多少のタイムラグが発生し、発言が被ってしまうことがあります。テンポよく会議を進めて発言をしやすくするために、指名制や挙手制を採用すると良いでしょう。司会進行役が「〇〇さん、今の件に関していかがでしょうか」などと指名すると良いですね。発言したい人は、挙手をしてから発言することで、人と話すタイミングが被るのを防げます。

会議の最後に結論をまとめる

対面式の会議にもいえることですが、会議の最後には結論をまとめて共有しましょう。オンライン会議では、表情を読み取ることが難しいため、参加者の理解度がわかりにくいというデメリットがあります。最後に司会進行役がきちんと結論をまとめることで、理解が高まり充実感のある会議にすることができます。また、今回決まらなかったことも明らかにしておくことで、次の課題を明確にすることができます。

なお、オンライン会議を開催したことがない方であれば、まずは「オンライン会議を開始する手順」や「プレゼン資料の準備方法」などを学んでおきましょう。事前の準備が整っていれば、よりオンライン会議を成功に近づけやすくなります。オンライン会議の開催方法や資料の作り方をはじめ、おすすめの開催場所については、以下のページで詳しく紹介しています。

⇒オンライン会議におけるプレゼン資料の作り方は?おすすめの貸し会議室の選び方も紹介

オンライン会議にはどんな問題が起こりやすい?

オンライン会議には、以下のような問題が生じやすい特徴があります。万が一のトラブルの際に慌てないために、会議の主催者は問題点と主な解決方法をしっかり把握しておくのが理想です。

オンライン会議で発生しやすい問題
問題 主な解決方法
通信環境が悪いと画質や音質が落ちる ・貸し会議室のように、通信環境の安定性に優れている場所を開催場所に選ぶ。
・接続テストや機器の動作確認を行い、スムーズに会議が進行する環境を整える。
参加者の表情や雰囲気が読み取りづらい ・オンライン会議が円滑に進むように、司会者(ファシリテーター)を設ける。
・カメラを常にONの状態にして、表情をわかりやすくする。
参加人数が多いと進行を妨げるリスクが高くなる ・何人まで会議に参加可能かを予め決めておく。
・事前にマイクやカメラの動作チェックを参加者へ依頼しておく。
ITリテラシーが低いと会議の参加が難しくなる ・オンライン会議の開催に、操作方法がカンタンなアプリを用いる。
・アプリの導入方法や操作方法のマニュアルを参加者に共有しておく。

通信環境が悪いと画質や音質が落ちる

インターネットの通信環境や機器(デバイス)の調子が悪いと、画面が乱れる、固まる、切断するなどの不具合が発生し、会議が中断する可能性があります。復旧のために無駄な時間を要することになりかねません。途中で音声が途切れてしまえば、参加者に重要なことを伝え逃しやすくなります。

参加者の表情や雰囲気が読み取りづらい

対面で行われる会議は、直接参加者の顔を見て目を合わせることができるため、表情や態度から雰囲気を読み取ることができます。しかし、オンライン会議は、小さなPCの画面とスピーカーから聞こえてくる声だけで判断しなければならないため、表情が読み取りづらいという問題があります。表情が読み取りづらいことから、ちょっとした言葉のニュアンスの違いによって誤解が生じてしまったり、話がかみ合わなくなってしまったりすることもしばしばです。

また、目を合わせることができないため、会話の対象者がわかりづらいというデメリットもあります。おまけに参加者の人数が多いと、発言をしない人も出てきてしまう、聞き取れない、発言が被ってしまうことも少なくありません。ライブで行われているにもかかわらず、臨場感が足りないことから、参加者の緊張感が薄れてしまうこともあります。

参加人数が多いと進行を妨げるリスクが高くなる

オンライン会議は、参加人数の多い会議にはあまり適していません。参加人数が多いと画面に映る人の顔が小さくなり、表情が読み取り難くなります。また、画像が小さくなることによって、画質が下がるという弊害も出ます。加えて、発言のタイミングもつかみにくくなるため、特定の人のみが発言することになりかねません。

ITリテラシーが低いと会議の参加が難しくなる

オンライン会議を行うためには、ある程度の知識が必要です。ある程度のITリテラシーを持っているデジタルネイティブ世代の人であれば、楽に参加をしやすいでしょう。一方、年配の人などは通信機器に不慣れな分、オンライン会議の参加に苦労を伴うこともあります。世代に関わらず、もともとPC操作が苦手な人なども、オンライン会議を行うことに戸惑ってしまう場合があります。

オンライン会議の問題を解決する4つのポイント

問題解決に向けて、オンライン会議の主催者が押さえておきたいポイントは以下の4つです。

事前に接続テストや動作確認を行う

会議をはじめるタイミングになって、「音声がOFFになっている」「画像が映らない」などのトラブルが発生することが多々あります。これらを防ぐべく、オンライン会議を行う前に接続テストや機器の動作確認を行ってください。社内の会議であれば、日時を改めることもできますが、クライアントとの大事な会議であった場合、客先に迷惑をかけることになります。必ず接続テストや動作確認を行い、問題を未然に解決してください。

司会進行者を決めておく

対面で行う会議以上に、オンライン会議では、進行者(ファシリテーター)の存在は必要不可欠です。参加者の表情がわかりづらいなどの理由から、発言のタイミングが計りづらいことがあります。会議進行者は、意見を求めたり質問を出したりして、会議の活性化を促すと発言しやすくなります。会議を円滑に進めるために、進行者を決めておくようにしましょう。

カメラはオン、マイクはミュート

主催者と参加者の両方に当てはまることですが、オンライン会議に接続する時には、カメラを常にオンの状態にしておくのが望ましいでしょう。対面の会議よりも表情が見づらいものの、顔が見えていたほうがコミュニケーションを取りやすくなります。逆に、マイクは発言する時以外はミュートにしておくことをおすすめします。雑音が入ったり、ハウリングを起こしたりするリスクを減らすことができます。マイク付きのイヤホンを使って参加するのが理想です。

参加者を明確にしておく

オンライン会議では、1つの端末に対して参加者が1人であるとは限りません。1台のPCに複数の参加者がいる可能性があります。会議進行者は、会議の冒頭で参加者を確認すると良いでしょう。接続端末ごとに「〇〇さんです」「△△部のAさん、Bさんが参加しています」と紹介しておくことで、参加者全員が発言しやすくなります。また、意見も求めやすくなるため、参加者の確認は最初に行うと良いでしょう。

先に挙げた問題点は、技術の進歩に伴って将来的に解決する可能性もあります。とはいえ、オンライン会議を主催する場合は、会議が円滑に進むようにできる限りの配慮を行いましょう。この他、オンライン会議の問題を回避する目的で、貸し会議室の利用を検討するのも手です。貸し会議室がオンライン会議に適している理由については、コラムの後半で詳しく紹介します。以下の項からは、オンライン会議の司会進行役が気をつけたいポイントをご紹介します。

司会進行役が気をつけたいポイントは?

ポイントの項で紹介した通り、オンライン会議をスムーズに行うために司会進行役(ファシリテーター)はとても重要です。司会進行役に任命する上では、以下の点に配慮できる人が理想です。

会議の目的やルール、ゴールを明確にする

オンライン会議をスムーズに行うためには、ポイントを押さえることが重要です。だらだらと時間を無駄にしないためには、目的、ルール、ゴールを明確に定めると良いでしょう。司会進行役は、会議中はルールに従ってゴールを目指せるように、常に気を配る必要があります。脱線した場合は、都度の軌道修正が欠かせません。

ITが苦手な人に配慮する

会議の参加者の中には、オンライン会議に参加することがはじめてで、接続や設定に自信がないという方もいるかもしれません。事前にサポートが可能であれば、ログイン方法などシミュレーションしておくと良いでしょう。ITだけでなく、オンライン会議そのものに苦手意識を持っている人にも、配慮が必要です。また、発言のタイミングがわからない人もいます。無理に会議中に意見を求めずに、会議の後に意見を聞くのも良いでしょう。

この他、会議における進行役の役割や求められる能力などは、以下のページでも紹介しています。オンライン会議の開催を検討している方であれば、一度目を通しておくことをおすすめします。

⇒会議でのファシリテーターの役割とは

オンライン会議で貸し会議室がおすすめの理由

さて、オンライン会議の進め方や問題解決の方法について解説できたところで、開催場所に最適な貸し会議室について紹介しましょう。オンライン会議の開催を予定している方であれば、貸し会議室のレンタルを検討してみてはいかがでしょうか。オンライン会議に貸し会議室を推奨する理由は、以下の通りです。

通信環境が整っている

貸し会議室は、通信環境が整っているため、オンライン会議でありがちな、途中で回線が切れてしまい画面がフリーズするという不具合が出ることがありません。もちろん、セキュリティ面も強化されているため、安心して利用することができます。利用目的によって、通信速度の選択やオプションでパソコンやWEBカメラ、マイクスピーカーなどをレンタルできるところもあります。貸し会議室なら、オンライン会議をどこよりも快適に行うことが可能です。

配信機材のトラブルに対応してもらえる

貸し会議室には、スタッフが常駐しているため、配信機材にトラブルが発生した場合に、すぐに対処してもらうことができます。ITが苦手な方も安心してオンライン会議に参加することができます。

後片付けが不要

オンライン会議が終わったら、機材の片付けなどが大変です。会議に複数の人が参加している場合は、お茶を下げたり、机や椅子を片付けたりの雑用が発生します。貸し会議室を利用すれば、面倒な片付けが不要です。参加者が揃って会場を出ることができます。

オンライン会議に最適なプランがある

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貸し会議室によってはオンライン会議(またはオンラインセミナー)に最適なレンタルプランを提供しているので、利用するのも手です。そのままレンタルするよりも、お得な料金体系・サービス内容で貸し会議室を利用できます。ミーティングスペースAPでは、スタジオ撮影やオンライン配信向けの専用プランやサービスをご用意しています。プランの内容やレンタルできる機材について、詳しくは上記動画やサービス紹介ページをご参照ください。

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オンライン会議の貸し会議室を選ぶポイント

最後に、貸し会議室の選び方について解説します。貸し会議室のメリットは先に挙げた通りですが、中には「会議に最適な貸し会議室をどうやって選ぶの?」という疑問を持つ方もいるでしょう。

結論からいえば、オンライン会議は「インターネットで開催する」という特性上、部屋の収容人数などは気にする必要がありません。アクセスしやすい会議室を借りて、安定して配信をするのに必要なインターネット設備さえ整っていれば問題ありません。この「広さは自由」という点は、オンラインセミナーの開催に向けて貸し会議室を選ぶ際にも当てはまります。

一番大事なのは円滑に会議を進行できるかどうかなので、そこを第一に考えて貸し会議室を選んだ方が良いでしょう。その上で「足の運びやすさ」や「利用料金」などを考慮しつつ比較検討を行ってください。貸し会議室のオフィシャルサイトには、回線や機材のスペックをはじめ、部屋の賃料やサポート体制などが掲載されているので、オンライン会議を開催する前に参考にしてください。

貸し会議室はオンライン会議にぴったり

今回は、オンライン会議の進め方をご紹介しました。オンライン会議をスムーズに行うためには、事前の準備と通信環境、司会進行者が重要です。オンライン会議を行うなら、高速インターネットを採用している貸し会議室で行うと円滑に会議を行うことができます。ポイントを押さえて上手にオンライン会議を進めましょう。ミーティングスペースAPのレンタル方法やご利用料金、各種サービスなどについては、以下のページにてご確認ください。ご利用までの流れやレンタル可能な備品などについて、わかりやすく紹介しています。


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