サテライトオフィスとして貸し会議室を使う

サテライトオフィスとは？

「サテライトオフィス」とは、本拠地であるオフィスを中心として、衛星のように設置される遠隔拠点のことを指します。テレワークの普及に伴う「自宅では仕事に集中できるスペースがない」といった課題を解決するため、注目されるようになりました。

サテライトオフィスは、設置場所によって主に以下の3種類に分けられます。

これらのサテライトオフィスが注目される背景には、「働き方改革による柔軟な働き方の追求」「テレワークの加速」「オフィス運営コストの削減」といった要因があります。サテライトオフィスは、自宅での作業環境が整わない従業員にとっても、集中できるワークスペースを提供し、多様な働き方を支える存在となっています。

貸し会議室はサテライトオフィスとして利用できる？

結論から言えば、貸し会議室を新たな活動拠点、つまりサテライトオフィスとして利用することは十分に可能です。自社の会議室が手狭な場合や、オフィス改装・増築で一時的に利用できない場合でも、貸し会議室を活用すれば業務に支障をきたすことなく、普段通りミーティングや打ち合わせを行えます。

また、自社に大きな会議室を設けず、必要最低限のオフィス機能だけを残して、貸し会議室を状況に応じて利用することで、家賃などの固定費を大幅に抑えることも可能です。プロジェクターやマイクなどの備品・設備が充実している貸し会議室も多く、様々なビジネスシーンに柔軟に対応できます。

サテライトオフィス代わりに貸し会議室を利用するメリット

貸し会議室をサテライトオフィスとして利用することで、企業は様々なメリットを享受できます。

リアルタイムなコミュニケーションが可能

テレワーク中の社員間でのコミュニケーション不足は課題となりがちです。しかし、貸し会議室はWi-Fiや電源、コピー機など必要な設備が整っており、Web会議システムも完備されているため、遠隔地のメンバーともリアルタイムでの円滑なコミュニケーションが可能です。

仮のオフィスとして活用できる

人員増加に伴うオフィスの手狭さや、オフィス移転期間中など、一時的にワークスペースが不足する場合でも、貸し会議室を仮のオフィスとして利用することで、業務の生産性や効率を維持できます。

手間をかけずにスピーディーに利用開始できる

自社で会議室のレイアウトを変更する手間をかけずに、人数や用途に合わせた広さの会議室をすぐに利用できます。ホワイトボードや文房具、プロジェクターなど基本的な備品も完備されているため、準備の手間を大幅に削減できます。会議だけでなく、休憩スペースや喫煙室などが併設されている施設もあります。

オフィス分散による柔軟な働き方の実現

オフィスを貸し会議室に分散させることで、社員が働きやすい場所を選べるようになり、より柔軟な働き方を実現できます。災害時や緊急時においても、業務継続性を高めることが可能です。

サテライトオフィスとして利用する際の注意点

貸し会議室をサテライトオフィスとして利用する際には、いくつかの注意点があります。

セキュリティ対策

オープンなスペースでの利用は情報漏洩のリスクを伴うため、PCやスマートフォンの画面の覗き見防止、顧客との商談内容が外部に漏れないような配慮が必要です。また、使用する端末の紛失や盗難にも十分に注意しましょう。貸し会議室が提供するセキュリティ対策の有無も確認することが重要です。

会議室の適性確認

全ての貸し会議室がオフィス利用に適しているわけではありません。希望する規模の人数を収容できるか、机のレイアウト変更が可能か、必要な設備が揃っているかなど、事前に必ず問い合わせて確認しましょう。

利用期間と費用

一部の貸し会議室では、長期利用となると費用がかさむ場合があります。また、セキュリティ確保のために占有スペースを求めると、契約期間の縛りが発生し、短期契約が難しいケースもあります。短期・長期利用含め、用途や人数、スペースの変更が柔軟にできるか、事前に確認しておくことが大切です。

ミーティングスペースAPの利用がおすすめ

サテライトオフィスとして貸し会議室の利用をご検討中なら、ミーティングスペースAPがおすすめです。

駅直結・駅近の抜群のアクセス

ミーティングスペースAPの各施設は、主要駅から近く、アクセス性に優れています。社員の通勤負担を軽減し、利便性の高いワークスペースを提供できます。

柔軟なスペース利用と多様なレイアウト

少人数から大人数まで対応できる様々なサイズの会議室をご用意。テレワーク拠点としての利用はもちろん、チームでの打ち合わせやWeb会議など、目的に応じて最適な広さやレイアウトでご利用いただけます。

専任スタッフによるきめ細やかなサポート

貸し会議室の利用が初めての方でも安心いただけるよう、経験豊富な専任スタッフが設営から撤収まで丁寧にサポートいたします。万が一の機材トラブルなどが発生した際にも、専任スタッフに全てお任せいただけます。

高速インターネット環境と充実した設備

オンライン配信専用サービス「AP OnLine」を通じて、高品質かつ安定したオンライン環境を提供しています。業界最高峰の高速インターネット回線に加え、専任スタッフのサポートも提供しており、初めての方でも安心してご利用いただけます。万が一の回線トラブルに備えたバックアップ回線も用意可能です。

貸し会議室のサテライトオフィス利用事例

AP日本橋では、企業の本社改装期間中や、従業員の通勤負担軽減のためのサテライトオフィスとして活用された事例があります。例えば、2つの部屋（A+B+C室とF+G室）をメイン会場とサテライト会場として利用し、メイン会場の映像や音声をサテライト会場に伝送することで、合計約160名規模のイベントを同時に開催することが可能です。 これは、大人数が集まる会議やセミナー、研修、採用イベントなどにおいて、広々とした空間を確保し、効率的な運営を実現するのに役立っています。

ミーティングスペースAPでは、柔軟な働き方をサポートするサテライトオフィス(貸し会議室)を提供しています。「100名規模のサテライトオフィスを準備したい」「リモートワークの拠点となるオフィスが欲しい」といった様々なご要望にお応えできます。初めて貸し会議室をご利用される方でも、専任スタッフが設営から撤収まで丁寧にサポートいたしますのでご安心ください。