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Web会議をする場所はどこがいい?貸し会議室のすすめ - AP貸し会議室

「Web会議」と呼ばれる新しい会議のスタイルをご存知でしょうか。だれでも携帯電話やスマートフォンを持つのが当たり前となったことで、Web会議のようにインターネット上で行う会議の普及も進んでいるのです。

Web会議をする場所はどこがいい?

IT機器や通信技術がめざましい発展を遂げる現代では、「ビジネスのあり方」や「ビジネスの進め方」が絶えず変化をしています。そんな時代の中で誕生した「Web会議」と呼ばれる新しい会議のスタイルをご存知でしょうか。だれでも携帯電話やスマートフォンを持つのが当たり前となったことで、Web会議のようにインターネット上で行う会議の普及も進んでいるのです。今回は「Web会議でセミナーを開催したい!」、「Web会議を開催できる場所を探している」という方のために、Web会議における主なメリットや最適な開催場所についてご紹介しましょう。

目次

  1. 1.Web会議とは?
  2. 2.Web会議の導入は必要なの?
  3. 3.Web会議のメリットについて
  4. 4.Web会議のデメリットについて
  5. 5.Web会議に欠かせない設備
  6. 6.貸し会議室でWeb会議を行う魅力と活用事例
  7. 7.Web会議もリアルな会議も開催できるAP会議室へ

Web会議とは?

そもそも「Web会議って何だろう?」という疑問を持つ方のために、まずはWeb会議の基本情報について紹介を致しましょう。Web会議とは、分かりやすく言えば、「インターネットを介して遠隔地の人と行う会議」を指す言葉です。カメラを備えたスマートフォンまたはノートパソコンなどを通じて、遠くの人と音声や映像、資料の共有を行うことができます。例えるなら、ビジネス用の「テレビ電話」や「ビデオ通話」のようなものをイメージしてもらうと想像がしやすいでしょう。とはいえ、Web会議は企業での普及が進んでいるため、何かに例えずとも「うちの職場ではすでに導入しているよ」、「いつも使っているよ」という方も多いかもしれませんね。 このWeb会議は、一般的な会議のように参加者同士が特定の場所に集まる必要はなく、インターネットに繋がる場所であれば「どこからでも会議に参加できる」のが最大の特徴です。グループ企業同士の打ち合わせ、遠方の顧客との商談、社員の研修会など様々な用途に使用できます。この優れた汎用性に加え、「モバイル機器」と「インターネット環境」の2つがあればすぐに導入可能という手軽さから、実際にWeb会議を導入する企業、導入を検討している企業も少なくありません。


Web会議 テレビ会議
主な用途 顧客との商談や取引
企業同士の打ち合わせ
テレワークやリモートワークの推進
イベントやセミナーの配信など
役員会議
遠隔教育や遠隔医療
工場や店舗のモニタリングなど
会議の開催場所 どこからでも参加可能 カメラを設置した室内限定
必要な機材 モバイル機器とインターネット環境 テレビ会議専用の端末
導入コスト 安い 高い

ちなみに、Web会議と類似した言葉に「テレビ会議」という言葉もありますが、こちらはインターネット回線ではなく「室内に設置した据え置きのカメラと専用回線を通じて行う会議」のことです。「離れた場所から音声や映像のやり取りをする」という特徴こそWeb会議と一緒ですが、上記の通り「主な用途」や「導入に必要な機材」などの面で、Web会議とは異なる特性を持っています。

Web会議の導入は必要なの?

そんなWeb会議の説明を読んで、中には「実際に企業に必要?」、「普通に会議室を使えば良いのでは?」と疑問を覚えた方もいるのではないでしょうか。たしかに、会議の参加者がすぐに集まれる状況であれば、企業の会議室や応接室などを確保して会議を行ったほうが、手軽かつスピーディーかもしれません。ですが、現代は世界的な感染症として猛威を振るっている「コロナウィルス」の影響に伴い、「複数人が密集をすること」や「対面で話すこと」は感染リスクの高い行為となっています。結果として、取引先企業との商談が中止となったり、新商品の開発会議を延期したり、営業や企業活動の縮小を余儀なくされる企業も数多く存在します。早い話が、会議室を使おうにも「物理的に集まれない」、「面と向かって対談できない」という状況に、社会全体が追い込まれているのです。そんな状況下において、日本政府から企業に対しテレワーク(会社や職場以外の離れた場所で働くこと)が改めて推奨されています。これらの理由から、Web会議を実施する企業が増え、今では「当たり前」になりつつあるのです。企業でWeb会議を導入すれば、コロナウィルスの対策を盤石にできるうえ、これまで自粛をせざるを得なかった営業活動や商談、社員の研修会などを再開させることも夢ではありません。

Web会議のメリットについて

感染症対策として優れた効果を発揮するWeb会議は、このほかにも数多くのメリットが存在します。


働き方を選ばず会議に参加できる

現代では、テレワークという働き方が普及すると同時に、柔軟な働き方を実現する「働き方改革」という言葉が普及しつつあります。在宅勤務やフレックスタイム制などの制度が取り入れられる昨今においては、労働者ごとに勤務場所や勤務時間がまちまちです。しかし、スマートフォンやパソコンから参加できるWeb会議を使えば、働き方の異なる人同士で会議を開催しやすくなります。


会議を開催するコストを抑えやすい

Web会議は、参加者同士で画面やデータを共有しあえるので、会議に必要な資料を人数分印刷する必要がありません。加えて、一般的な会議のように、参加のために現地へ集まることもないので、移動の費用もかかりません。そのため、Web会議は資料の印刷費や、移動の交通費などのコストを節約したうえで会議を開催できるのです。

Web会議のデメリットについて

とはいえ、開催を検討するうえでWeb会議には相応のデメリットがあることも留意しておきましょう。


現実の会議よりも臨場感に欠ける

パソコンやスマートフォンの画面越しで会議を行う分、Web会議はどうしてもリアルで行う会議と比べて臨場感に欠けてしまいます。場の雰囲気や空気感を把握しにくいため、会議の進行がギクシャクしてしまうケースもしばしばです。


通信環境に左右されやすい

インターネット環境によっては、Web会議の通信中に画面が乱れたり、音声が途切れてしまったりすることも珍しくありません。会議の参加人数が多くなるほど、通信中の負荷も増えてしまうので、通信トラブルによって会議を妨げてしまうリスクも増大します。

Web会議に欠かせない設備

  •  ・パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイス
  •  ・インターネット環境
  •  ・マイク/スピーカー
  •  ・Webカメラ
  •  ・Web会議サービス(無料・有料ツール)

実際に企業でWeb会議を導入する際は、上記のような設備を用意する必要があります。Web会議への参加自体は、モバイル機器とインターネット環境だけで事足りますが、カメラやスピーカーなどが搭載されていないデバイスを使用している場合は、別個で用意をする必要があります。また、Web会議を通じて講演やセミナー(ウェビナー)、社員の研修会といったイベントを開催する場合、プロジェクターやスクリーンのような大型の機材と、機材の設置場所をそれぞれ用意しなければなりません。そのため、どこでも参加できる特徴を持つWeb会議と言っても、「Web会議を主催する立場」となると、配信を行う場所や設備の準備にどうしても苦労が伴うのです。

貸し会議室でWeb会議を行う魅力と活用事例

さて、先に挙げたWeb会議のデメリットを読んで、記述された欠点に対し「実際にその通り」と、大きく頷いた企業担当者の方も居るかもしれません。中には、移動や密集のリスクを避けるために「仕方なくWeb会議の導入や開催を検討している」という消極的な方も多いことでしょう。


  •  「それなら安定した通信環境でWeb会議はできないの?」
  •  「臨場感あふれるWeb会議を開催する方法はある?」
  •  「リアルに近いWeb会議を開催したい!」
  •  「Web会議の設営をできる限りラクに済ませたい!」

とお考えの方であれば、「貸し会議室」でWeb会議を開催してみてはいかがでしょうか。貸し会議室は、その名の通り会議室を時間単位でレンタルできるサービスのことですが、昨今はサービスとして「Web会議専用プラン」を設ける貸し会議室が数多く存在します。 弊社、AP貸し会議室のWeb会議プランであれば、先の項で紹介した、Web会議の開催に必要となる設備がひと通り揃っているうえ、設営から撤収作業に至るまで施設スタッフにすべておまかせできる「至れり尽くせり」のプランとなっています。配信用のパソコンやプロジェクター、スクリーンなどの大型機材の準備も遠慮なくご依頼ください。 おまけに、Web会議プランのインターネット回線(ARTERIA Networks スタンダードギガビットアクセス)は高い安定性を備えている分、百名規模の人数でも、高画質と高音質を保ってWeb会議を開催可能です。もちろん、人数に合わせて部屋の広さを選択できるので、小規模の人数でも臨場感のあふれるWeb会議を開催することも難しくありません。 カンタンに言えば、AP貸し会議室は「Web会議のデメリット」や「設営にかかる労力」などを気にすることなく、Web会議を実施できるのです。「最高の環境でWeb会議を開催したい!」とお考えの方であれば、Web会議専用プランを取り揃える、AP貸し会議室のご利用を是非ご検討ください。 貸し会議室でWeb会議を実施するにあたって「実際の活用事例が見たい!」、「具体的にどんなプランがあるの?」という方に向けて、Web会議プランを用意している「AP新橋」、「AP東京丸の内」、「AP品川アネックス」の会議室や活用事例を以下に紹介しますので、気になる貸し会議室があればお気軽にご相談ください。

AP新橋

AP新橋


  •  ■AP新橋は、JR「新橋駅」より徒歩1分の駅チカ貸し会議室・レンタルスペース!
  •  ■9月には「YouTubeライブ配信」も行われ、ネットの不具合もなく安定的に配信完了。
  •  ■駅チカAP新橋で、ビジネスシーンのWeb会議はもちろん、Web配信やWebセミナーの利用はいかがでしょうか?

~WEB会議活用事例~ - 貸し会議室ならAP新橋

AP東京丸の内

AP東京丸の内


  •  ■JR「東京駅」より徒歩4分!アクセスの良さが自慢の貸し会議室!
  •  ■常駐スタッフがフルサポート!機材のご用意から設営まですべてお任せ!
  •  ■皇居の外濠に面した抜群のロケーションで、Web会議をはじめとしたセミナーや講演などを開催できます。

出典:■WEB会議プランのご案内■ - 貸し会議室ならAP東京丸の内

AP品川アネックス

AP品川アネックス


  •  ■JR「品川駅」より徒歩3分!新幹線や飛行機で地方から訪れた方でも足を運びやすい好立地!
  •  ■全17室、20パターンの中から目的に合った会議室を選べる豊かなバリエーション。
  •  ■天井高が3mある広々とした会議室で、ゆったりとWeb会議を開催するのもおすすめです。

出典:スタンダードWEB 会議プランをご利用頂きました - 貸し会議室ならAP品川アネックス

Web会議もリアルな会議も開催できるAP会議室へ

今回は、Web会議における主なメリットや最適な開催場所についてご紹介しました。インターネットでどこからでも開催できるWeb会議の魅力が、十二分に伝わったのではないでしょうか。とはいえ、これからどんなにIT機器や通信技術が発展したとしても、Web会議は「リアルの会議」に絶対かなわない要素があります。 それは、「場の空気感」と「コミュニケーションのリアルさ」です。Web会議は、インターネットという仮想現実の空間上で行ううえ、「現実には周りに誰も居ない」という状況も相まって、「発言がしにくい…」、「何となくノリ気にならない…」という事態に陥りがちになってしまいます。こんな時、少数でも会議室の中に参加者やオーディエンスが居ると、陰鬱な雰囲気を打破して「リアルに劣らないWeb会議」、「情報を積極的に発信しやすいWeb会議」を実現しやすくなるのです。 貸し会議室でWeb会議を開催する理由やキモはここにあります。 「場所を選ばず開催可能」、「感染症対策に最適」といったWeb会議におけるメリットを享受しつつも、「リアルな臨場感を得にくい」、「通信環境に安定性が必須」などのデメリットを上手に解消するには、貸し会議室が最適な開催場所なのです。 リアル plus Web会議 ~コロナ対策も万全なAP会議室で新しいコミュニケーションのカタチを始めてみませんか?AP会議室の新型コロナウィルスに関する取り組みについて、
詳しくはこちらをご確認ください。


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