会議をスムーズに進めるための司会進行方法 - AP貸し会議室

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会議をスムーズに進めるための司会進行方法

会議のスムーズな進行は、司会者の技量が深く関係しています。ここでは、会議をスムーズに進めるための司会進行方法について、詳しく紹介していきます。司会進行に自信がないという人は必見です。

事前準備で会議の全体像を把握しておく

司会者は、会議全体を取り仕切る役割です。そのため、ほかの参加者よりも会議の全体像を把握しておかなければなりません。まずは、基本的なところから、会議の課題や開始・終了時刻、参加者名などを確認しておきましょう。そして、その内容に合わせて、当日の進行スケジュールを作成します。事前に進行スケジュールを作成しておくと、当日の会議進行がスムーズです。

参加者が発言しやすい雰囲気をつくる

会議をスムーズに進めるためには、参加者が発言しやすいような雰囲気をつくることが大切です。参加者から積極的な意見が出ないからといって、司会者自ら意見を述べるのでは会議をやる意味がありません。意見が出ずに会議が滞ってしまった場合は、「〇〇さんはどう考えていますか?」と、特定の参加者に話を振ってみましょう。この際、参加者から出た意見に対して、ネガティブな意見を返してはいけません。ネガティブな意見を返されてしまうと、次に意見を述べるのに恐怖心が出てしまいます。

会議の開始時刻から終了時刻までを細かく管理する

スムーズな会議の進行には、開始時刻から終了時刻までの時間管理も重要です。時間の管理ができていないと、ダラダラとした会議になってしまいます。こうした会議では、結論が出ずに会議が終了したり、終了時間を超えてしまったりする原因にもなります。最低でも、会議の開始時刻と終了時刻は頭に入れておきましょう。その際、テーマや議題ごとにも細かく時間を設定します。そうすることで、会議全体をコントロールしながらも、終了時間内に結論を出すことができるのです。

スムーズな会議進行の実現には、舵取り役である司会者の存在が必要不可欠です。そして、司会者がいることで、参加者も安心して議論に集中できるのです。お互いが気持ちよく会議に集中できるよう、上記の内容を覚えておきましょう。

会議に関する知識や心構えは整いましたか? では、早速会議室を探しましょう!


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