キックオフミーティングとは？目的や必要性について解説！

キックオフミーティングとは？

キックオフミーティングは、プロジェクトの発足時に初めて開催される重要な会議です。通常の会議とは異なり、プロジェクトに関わるメンバーが一堂に会し、目的、目標、進め方、役割などを共有し、プロジェクトを円滑に進めるための基礎を築きます。
最大の目的は、プロジェクトに関わる全員が同じ方向を向き、共通の理解を持つことです。プロジェクトの全体像を把握し、責任範囲を明確にすることで、その後の連携をスムーズにし、無駄な手戻りを防ぐ効果が期待できます。
キックオフミーティングの規模や参加者は、プロジェクトの内容や性質によって大きく異なります。社内メンバーのみで行われる小規模なものから、取引先やパートナー企業など、多くの関係者が参加する大規模なものまで様々です。

キックオフミーティングを行う目的

プロジェクトを立ち上げる際に最初に行うキックオフミーティングには、様々な目的があります。目的を知ることで会議に臨む気持ちが変わるかもしれません。例えば、以下のような目的が代表的です。

・プロジェクトの概要把握
・メンバーの顔合わせと関係構築
・プロジェクトの方向性を定める
・参加メンバーのモチベーション向上

プロジェクトの概要把握

新しいプロジェクトメンバーに選出された人は、最初にプロジェクトの概要を把握する必要があります。プロジェクトの内容、メンバー、スケジュールなど、参加メンバー全員にしっかりと共有しなければなりません。
プロジェクト開始前に、全員で疑問や不明点をクリアにしておくことで効率良く仕事を進めることができます。

メンバーの顔合わせと関係構築

キックオフミーティングには、メンバー同士の顔合わせの目的があります。プロジェクトメンバーは社内の知っている人だけとは限りません。社内外を問わず、顔も名前も知らない人と仕事を始めることに不安を覚える人もいます。
最初にお互いの顔を知っていれば、メンバー同士が仕事を進めるうえで安心感につながるでしょう。円滑に仕事を進行させるだけではなく、お互いの信頼関係を徐々に深めていくためにも、最初に顔合わせをしておくことは重要なのです。

プロジェクトの方向性を定める

プロジェクト開始前は、方向性をきちんと確認し、全員が同じ方向を向いてスタートする必要があります。どのようなプロジェクトにおいても、最初から方向性がずれていては良い結果をもたらしません。
重要なプロジェクトを開始する際は、必ずキックオフミーティングを行い、プロジェクトのメンバー全員で同じ方向を向いてスタートしましょう。

参加メンバーのモチベーション向上

キックオフミーティングをする目的の1つに、メンバーのモチベーションアップが挙げられます。せっかく新しいことを始めるのであれば、意欲的にスタートを切りたいものです。
プロジェクト成功に向けてメンバー全員が一丸となって取り組めるように、キックオフミーティングでモチベーションをアップしてスタートしましょう。

キックオフミーティングの方法は？

キックオフミーティングの方法としては、主に「対面の会議」「Web会議」「チャット上での会議」が挙げられます。

対面の会議

社内の会議室やコミュニティールーム、レンタルスペースなどにメンバーが集まって会議を行う方法です。現場に集合して会議することで、お互いの顔をしっかりと確認できます。

Web会議

通信技術の発達に伴い、近年ではWeb会議システムを利用したキックオフミーティングを行うケースも増加しています。同じ場所に集まる必要性がないため、遠方のメンバーも参加しやすいなどのメリットがあります。

チャット上での会議

キックオフミーティングは、チャットツールで行うことも可能です。会議のやりとりは、テキストで情報共有を行います。メンバーの顔を見ることはできませんが、内容の確認、スケジュールの把握程度であれば問題なく共有できます。
プロジェクトの規模、参加者、参加人数、用意できる設備や環境などに応じて、適切な方法を選びましょう。
私たちミーティングスペースAPは、キックオフミーティングに適した会議室を複数用意しています。高速インターネット回線などのオンライン環境も充実しているため、Web会議にも対応可能です。ぜひお近くの会議室にお問い合わせください。

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングを実施する際は、事前にやり方を決めておくとスムーズです。具体的な進め方の例は以下の通りです。

・開始の挨拶と趣旨説明
・プロジェクトの方向性提示
・具体的な体制の説明
・自己紹介
・質疑応答
・今後の進め方とコミュニケーション
・締めの言葉

開始の挨拶と趣旨説明

まずは、プロジェクトの責任者やリーダーから参加者への歓迎の挨拶と、本日のキックオフミーティングの目的や議題を明確に説明します。参加者の期待感を高め、積極的に参加してもらうための第一歩となります。

プロジェクトの方向性提示

キックオフミーティングでは、最初にプロジェクトの方向性を明確にしましょう。方向性をはっきりさせるためには、プロジェクトの目的と目標を両方提示するのが大切です。
この目的と目標は、なるべくシンプルでわかりやすくしましょう。目的と目標が長くて複雑だと、プロジェクトのメンバー全員が理解できない可能性が高くなるためです。

具体的な体制の説明

プロジェクトの体制説明は、円滑に作業を進めるために必要です。プロジェクトメンバー全員が自分の役割を知ることができ、作業を進めるうえで安心感を得やすくなります。
また、他の人の役割を知ることで、プロジェクトの途中で誰に何を相談すれば良いのかが明確になります。メンバーがいつでも体制を確認できるよう、体制図を作ることをおすすめします。

自己紹介

キックオフミーティングでは、プロジェクトメンバーの自己紹介を組み込むのも手です。特に複数の部署からメンバーを招集している場合は、メンバー同士で顔と名前を覚えてもらうことで、コミュニケーションを円滑にできます。
とはいえ、大人数で自己紹介するのは時間もかかるため、プロジェクトメンバーが少ない場合のみ自己紹介を行うのが理想です。人数が多い場合は、プロジェクトの責任者やリーダーのみが自己紹介を行います。

質疑応答

プロジェクトをスタートさせる上で不明な点や疑問点がある場合は、できるだけ早い段階で解決しておく必要があります。そのため、キックオフミーティングの中には不明点などを確かめる質疑応答の時間を設けてください。

今後の進め方とコミュニケーション

プロジェクトの今後の具体的な進め方、会議の頻度や形式、コミュニケーションツールなどを説明します。情報共有の方法や意思決定のプロセスなどを明確にしておくことで、メンバーは安心して業務に取り組むことができます。

締めの言葉

プロジェクトリーダーや責任者から、改めてプロジェクトへの期待やメンバーへの激励の言葉を述べ、キックオフミーティングを締めくくります。成功に向けてチーム一丸となって取り組む意識を再確認することが重要です。

キックオフミーティングの注意点

キックオフミーティングをスムーズに行うために、以下の4点を確認しておく必要があります。

・適切な開催時期
・参加しやすい形式の選択
・分かりやすい言葉遣い
・質問時間の適切な管理

適切な開催時期

キックオフミーティングは、プロジェクトが本格的に開始される前に開催することが重要です。準備不足で開始後になってしまうのは避けるべきですが、あまりにも早すぎると、メンバーのモチベーション維持が難しくなる可能性があります。
プロジェクト開始の約1週間前を目安に設定するのが適切です。

参加しやすい形式の選択

可能な限り、メンバーが顔を合わせられる形式で実施することが望ましいです。特に、初めて一緒に仕事をするメンバーが多い場合は、対面やWeb会議システムを活用し、お互いの顔を見てコミュニケーションを取れるように配慮しましょう。

分かりやすい言葉遣い

プロジェクトには、様々なスキルや経験を持つメンバーが参加します。専門用語や業界特有の言葉を多用すると、一部のメンバーが内容を理解できず、疎外感を感じてしまう可能性があります。
できるだけ平易な言葉で説明し、どうしても専門用語を使う場合は、丁寧に解説を加えるように心がけましょう。

質問時間の適切な管理

質疑応答の時間は重要ですが、時間をかけすぎるとミーティング全体の時間が長くなり、参加者の集中力が低下する可能性があります。事前に質問時間を設定し、時間内に収まるように進行しましょう。
全体で共有すべき質問と、個人的な質問を区別し、後者については個別に対応するなどの工夫も有効です。

キックオフミーティングはどこで開催すべき？

自社内に適切な会場や設備がない場合は、時間単位で会議室をレンタルできる貸し会議室の使用をおすすめします。私たちミーティングスペースAPは、東京、大阪、名古屋を中心に、交通の要所となる駅の近くに複数の会議室をご用意しています。
そのため、対面式のキックオフミーティングでもメンバーを招集しやすいのが特徴です。更に、高速インターネットや無線LANといった通信設備が整っているため、Web会議システムを使ったキックオフミーティングでも問題なく開催ができます。
キックオフミーティング開催を検討しているご担当者の方は、ぜひミーティングスペースAPをご利用ください。