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オンライン会議における司会者の役目は?どんなスキルが必要?

生産性を高い有意義な会議・ミーティングを開催するには、参加者から積極的な意見を促し、異なる意見を一つにまとめることが不可欠です。会議やミーティングの目的は企業によってさまざまですが、開催や進行を取りまとめるには司会者の存在が欠かせません。

これは、インターネットを通じて行うオンライン会議(Web会議)においても同じことがいえます。

司会が機能していないオンライン会議は、複数人が遠隔地から意見を投げ合うだけの不毛な会議になりがちです。今回は、オンライン会議における司会者の役目をはじめ、司会者に求められるスキルやオンライン会議の注意点などを詳しく紹介します。オンライン会議の開催を検討している方や、オンライン会議の司会を頼まれた方などは、当コラムをぜひご参照ください。

オンライン会議における司会者の役目

結論からいえば、オンライン会議も一般的な会議も、司会者の役目にあまり変化はありません。オンライン会議の準備から進行、意見の取りまとめに至るまで、幅広い役目を担います。オンライン会議における司会者の、おおまかな役割は以下のとおりです。

  • 会議の企画や準備、目的の設定
  • 参加者からの発言や意見の促進
  • 議論の整理や結論の共有

会議の企画や準備、目的の設定

会議とは、端的にいえば「議題に対する意思決定を行う場」です。会議の予定を立てる他、議題を参加者にリマインドするのも司会者の役目になります。一般的な会議とは異なり、オンライン会議は「インターネットを通じて行う」という特性上、専用のシステムやソフトウェアが必要です。司会者は、これらのセッティングを行い、スムーズに会議を開催できるように準備をしておく必要があります。

参加者からの発言や意見の促進

オンライン会議中に、参加者から積極的な意見を促すのも、司会者の役目です。特に、オンライン会議は「誰が話をしているのか」を参加者が認識しづらく、参加者が消極的になってしまうことも少なくありません。そんな時に司会者は、発言を促すために話者を指名したり、場を和ませて意見を述べやすい空気を作ったり、会議の活性化を担います。

議論の整理や結論の共有

オンライン会議にしても一般的な会議にしても、せっかく開催したのに「何も決まらないまま」では意味がありません。司会者は参加者の意見を取りまとめて、最終的な合意形成に持っていく役目があります。結果に対して「次回の会議における議題」を明確にするのも、司会者の仕事です。

会議によっては、司会者がすべてを担うとは限りません。例えば、オンライン会議の参加者が多い場合、司会者だけでは会議の進行を管理しきれないケースもあります。そのため、会議によっては司会者とは別に、参加者からの発言を促す「司会進行役(ファシリテーター)」を設けることもしばしばです。

オンライン会議の司会進行で求められるスキルとは?

オンライン会議の司会に必要となる能力として、以下のようなものが挙げられます。

  • 論理的思考力(ロジカルシンキング)
  • コミュニケーション能力
  • ITスキル

論理的思考力(ロジカルシンキング)

論理的思考は、端的にいえば「複雑なものを整理し、道筋を立てて物事を考える思考法」を指します。思考法の細かい解説は割愛しますが、論理的に物事を考えられるようになると、頭の中で会議の論点や参加者の発言・意見などを整理しやすくなります。つまり、会議のゴールである適切な意思決定を行いやすくなるのです。

コミュニケーション能力

どのような会議にしても、会議中は参加者から発言や意見が絶えず飛び交います。参加者の発言に耳を傾けたり、不明点や疑問点を参加者へ問いかけたり、司会者は参加者全員に配慮できるコミュニケーション能力が必要です。参加者からスムーズに発言や意見を引き出すことができれば、より実りのある会議を実現しやすくなります。

上記のような、物事を円滑に進めるためのスキルを指して、「ファシリテーションスキル」といいます。オンライン会議だけに限らず、一般的な会議においても、ファシリテーションスキルは特に重要視されやすい能力です。

ITスキル

さらにオンライン会議の司会進行を担う際は、ITスキルも欠かせない能力といえます。これは、オンライン会議が「インターネットを通じて行う会議」であるためです。パソコンや通信機器を扱うスキルがないと、進行に影響を及ぼすこともあります。特にオンライン会議の準備や機材のセッティングなどを行う場合は、より高度なITスキルが求められるでしょう。

オンライン会議をスムーズに進行するには?

ここで、オンライン会議の司会を任された方に向けて、オンライン会議をスムーズに進行するコツを解説します。

極端な話をすれば、先に挙げた司会者に必要なスキルを習得できれば、オンライン会議を円滑に進められます。とはいえ、論理的思考力やコミュニケーション能力などは、一朝一夕で習得できる能力ではありません。じっくりとスキルアップを目指すのも良い方法ですが、「オンライン会議の開催まで時間がない」という方の場合はお手上げです。

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そこで、オンライン会議の円滑な進行を目指したい方は、貸し会議室のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

貸し会議室の多くは、オンライン会議に必要な設備(カメラやプロジェクターなど)や通信環境、最適なプランを揃えています。オンライン会議をはじめ、オンラインセミナーや動画配信などを手軽かつ快適に開催できます。おまけに、貸し会議室にはスタッフが常駐しているので、配信機材のセッティングやトラブル対応も迅速です。「ITスキルに自信がない」「企業に設備や通信環境がない」という悩みを持つ方には、貸し会議室は最適な環境といえるでしょう。

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ちなみに、「オンラインで開催する」という特性上、オンライン会議は部屋の収容人数などを気にする必要がありません。貸し会議室をレンタルする際は、通信環境のスペックをはじめ「足の運びやすさ」や「利用料金」などを考慮しつつ比較検討してください。

オンライン会議で気をつけるべき注意点

前述のとおり、貸し会議室であればオンライン会議の準備やセッティングを容易に行えます。

ですが、貸し会議室に依頼できるのはあくまでセッティングと後片付け、配信中のトラブル対応などです。参加者へ会議のアジェンダを共有したり、オンライン会議で使用するプレゼン資料を準備したりするのは、会議を開催する企業(司会者)が行う必要があります。オンライン会議を開催する際は、司会者はもちろん会議の参加者にも十分な配慮をしてください。双方の準備が整えば、オンライン会議を万全の体勢で開催できます。

なお、オンライン会議のプレゼンは、一般的な会議よりも「内容が伝わりにくい」という特徴があります。これは、プレゼンの内容がカメラやスピーカーを通じて参加者に届くためです。リアルで見るよりも情報が伝わりにくいので、プレゼン資料も「文字や図形を大き目にする」「デザインを極力シンプルにする」といった配慮が必要になります。

このオンライン会議におけるプレゼン資料の作り方や、オンライン会議の具体的な開催方法については、別コラムでも詳しく解説しています。「オンライン会議のプレゼン資料を用意したい」「実際に貸し会議室をレンタルしたい」という方は、以下のページをご参照ください。

こんな時に司会者ならどうする?困った時の対処法

最後に、オンライン会議にありがちなトラブルと司会者ができる対処法について解説します。

  • 長々と発言する参加者がいる
  • 会議の本題から脱線している
  • スピーカーに雑音が入る

長々と発言する参加者がいる

どんな議題であれ、話の長い参加者は会議の進行を妨げがちです。「会議で何も決定させたくない」といった特殊な状況を除けば、司会者は「長々と話し続ける参加者の対処」を行う必要があります。具体的な対処法としては、司会者が発言の要点を確認してまとめるのが理想です。「何をいいたいのか」を的確にまとめ、他の参加者にその内容を共有できれば、要点を抽出しながら長い話を制止しやすくなります。

会議の本題から脱線している

会議ではさまざまな発言や意見が飛び交うため、時には本題から脱線してしまうこともしばしばです。特に会議の参加者が増えると、脱線する可能性も高くなります。著しく本題から脱線してしまった場合、司会者は参加者を制止して、本題の内容に戻るよう軌道修正を行う必要があります。どんなに議論が白熱しても、結局何も決まらないようでは会議を開く意味がありません。参加者を選択できる権限を持っている場合、会議の進行を妨げる可能性のある方は、事前に会議の参加者に加えないことも重要です。

スピーカーに雑音が入る

オンライン会議は、司会者を含む全員がマイクを通じて発言します。参加者によっては、マイクが環境音や周囲の声などを拾ってしまい、雑音となってしまうことも珍しくありません。司会者は、雑音を発する参加者のマイクをミュート(消音)にして、スピーカーから雑音が漏れないようにしてください。雑音が入ったまま会議が続けば、参加者の集中力も途切れやすくなります。可能であれば、会議の前に参加者の接続テストを行って、「雑音が入らないかどうか」「発言はしっかり聞こえるか」を確認するのも手です。

この他、オンライン会議では会議の終了後に、議事録の作成が欠かせません。オンライン会議は、参加者の機材や通信環境によっても品質が左右されるので、「一部の内容を聞き逃してしまった」という方も出がちです。一般的な会議でも議事録は作成しますが、オンライン会議も「会議の決定事項」や「次回の議題」などを議事録にまとめ、参加者に共有をしてください。

オンライン会議の司会は体験的に学ぶことも重要

今回は、オンライン会議における司会者の役割や、必要な能力などを詳しく解説しました。

オンライン会議といっても、司会者が「会議を円滑に進行させる」「積極的な意見を引き出す」という役割は、一般的な会議と変わりありません。ですが、オンライン会議はカメラやマイクを通じて行う分、会議の雰囲気や参加者の空気感を肌感覚で感じるのが困難という特徴があります。

実際に司会を経験しないと分からない部分が多いため、どんな司会者でも「オンライン会議を最初から完璧に行うのは難しい」という点を留意しておきましょう。オンライン会議のコツは座学でも学べますし、事前のプレゼン資料や通信環境などをしっかり準備すれば、司会者の負担を大幅に減らすことができます。ですが、オンライン会議の司会を上手に行うには「場数を踏んで体験的に習得すること」もまた重要となるのです。



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