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オンラインセミナーのやり方や成功のコツは?上手な会場選びも紹介

今回は、初めてオンラインセミナーを実施するという人に向けて、オンラインセミナーのやり方やメリット・デメリット、会場選びのポイントなどについて解説します。当コラムをご覧いただくことで、オンラインセミナーを円滑に開催できるようになりますよ。

コロナ禍による在宅ワークやリモートワークの普及で、場所を選ばずに開催・参加がしやすい「オンラインセミナー」の需要が高まっています。オンラインセミナーの開催経験がある企業担当者の中には、なかなか成果が出ずにお困りの方も多いのではないでしょうか。

オンラインセミナーでは、対面のセミナーとは違い参加者の反応を確認することが困難です。時には、参加者の理解を置き去りにしてセミナーが進行することも多く、コミュニケーションが薄くなってしまうことがあります。また、回線の環境や機材の性能などによって、参加者にストレスを与えることもしばしばです。そこで今回は、オンラインセミナーを成功させるために「オンラインセミナーならではのコツや注意点」をご紹介します。

併せて、オンラインセミナーにおすすめの貸し会議室もご紹介するので、オンラインセミナーの運用者や、効果の高いセミナーを開催したい企業担当者は、当ページをぜひご参照ください。

ズバリ!オンラインセミナーを成功させるコツとは?

オンラインセミナーを成功させるポイントは、導入スライド、資料スライド、進行方法の3つです。ビジネスや教育、ITや医療に至るまでオンラインセミナーのテーマは無数に存在しますが、成功に向けて上記の3点に気を配りましょう。以下の項からは導入スライド、資料スライド、進行方法の3つに分けたうえで、オンラインセミナーを成功させるコツを詳しく解説します。

導入スライド

ここでいう導入スライドとは、オンラインセミナーの開催前に表示するスライドのことです。この導入スライドは書籍における表紙の部分にあたり、真っ白(未設定)のままだと参加者に味気ない印象を与えやすくなります。導入スライドを設定すれば、参加者の期待感も大きくなり、オンラインセミナーの成功に貢献するでしょう。

導入スライドに入力する項目として、企業・講師の名前やプロフィール、オンラインセミナーのテーマ、タイムテーブルなどを加えるのが理想です。以下は、導入スライドの項目とレイアウトのサンプルとなりますが、自由にアレンジしたり、オリジナルデザインのスライドを作ったりするのも良いでしょう。

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これから始まるオンラインセミナーの内容やスケジュールが把握できれば、参加者も安心して受講ができます。ただし、スライドへ過度に情報を詰め込んでしまうと、参加者に情報が伝わりにくくなってしまうため注意が必要です。

なお導入スライドを作る以前に、そもそもセミナーに人が集まらなければ成功とはいえません。セミナーへの集客を行う場合は、オンラインセミナーの開催を知らせるランディングページなど、誘導するサムネイルにもこだわりましょう。社内でデザインができない場合、外部のデザイナーなどに発注して、プロに注目度の高いスライドやサムネイルに作ってもらうことを推奨します。

資料スライド

資料スライドを作るコツとして、「スライド別に伝えるポイントを分けること」を心掛けましょう。1つのスライドで伝えたいことを1つ(もしくは2つ)に絞れば、セミナーの内容を参加者に伝えやすくなります。特に現代では、スマホやタブレット端末のように画面が小さいデバイスでセミナーに参加する方も多いため、視認性を配慮したシンプルな資料スライドが必須です。

オンラインセミナーの前に、スマホやタブレット端末で資料スライドを表示させて、図形の大きさやフォントサイズなどを調節してください。伝えるポイントを絞ると、資料スライドの枚数が多くなりますが、こまめにスライドを切り替えることで、参加者の集中力も持続しやすくなります。この「視覚的に伝わりやすくする」というポイントは、セミナーだけではなくオンラインプレゼンなどでも同じことがいえるでしょう。

オンラインセミナーでは講演者を撮影しながら配信するケースも多く、画面内で講演者と資料スライドが重なってしまうことがあります。一般的なセミナーと同じようにスライドを作ると、重なって読めなくなってしまう可能性があるため注意が必要です。事前に、配信時の画面構成を問い合わせて、レイアウトの調整が必要かどうかの確認を行いましょう。

オンラインセミナー中、資料スライドは参加者の視線を一身に集める存在です。参加者の心を掴む資料スライドであれば、オンラインセミナーもより成功しやすくなります。また、オンラインセミナーの参加者によっては、セミナー後に「一部を見逃してしまった」「資料をもう一度見たい」という方も少なくありません。そのため、資料スライドは配布用のものを準備しておくことをおすすめします。

進行方法

セミナーというのは、本来静かな場になりやすいものの、人の声だけ聞いているとついつい眠くなってしまうこともしばしばです。音楽がバックで聞こえていた方がその場の雰囲気を楽しみやすくなり、集中してセミナーに参加しやすくなります。ただ、セミナーでBGMを使う場合は音量調整を事前に確認しておかないと、話している声がBGMに潰されかねません。BGMは若干聞こえるくらいで問題ないので、音量調整を事前に済ませておいてください。

オンラインセミナーの進め方はさまざまですが、よほどのトークスキルを備えた方でもなければ、話だけでセミナーの参加者を魅了するのは難しいでしょう。そのためオンラインセミナーは、進行中にアンケートや質疑応答の時間などを設け「参加者を巻き込む形で進行する」のが理想です。オンラインセミナーへ能動的に参加してもらうことで、受動的なセミナーよりも参加者が高い集中力を保ちやすくなります。

アンケートや質疑応答の結果から、参加者のリアクションや温度感などが把握できれば、開催側もより親身になってセミナーを進められるでしょう。一方、アンケートや質疑応答が極端に長引くと、セミナーのテンポが悪くなってしまうため、時間を区切ったうえで実施してください。

なお、オンラインセミナーは、開催前のリハーサルを必ず行ってください。一般的なセミナーとは異なり、インターネットを通じた配信となるため、画面を通じたスライドの見え方や声の聞こえ方などを細かくチェックする必要があります。本項で紹介したオンラインセミナーを成功させるコツをおおまかにまとめると、以下のようになります。

オンラインセミナーを成功させるコツ
導入スライド ・スライドに企業・講師の名前やプロフィール、セミナーのテーマを入れる
・視認性を高めるためスライドには必要以上の情報を加えない
・オンラインセミナーの開催を知らせるランディングページを作る
・社内でデザインが難しい場合は、外部のデザイナーに依頼するのも手
資料スライド ・配布用の資料スライドを事前に準備しておく
・資料スライドは、スライド別に伝えるポイントを分ける
・スマホやタブレット端末の画面でも見やすいシンプルなスライドにする
・スライドはこまめに切り替えると参加者の集中力が持続しやすい
進行方法 ・オンラインセミナー中に流すBGMを設定しておく
・開催前にリハーサルを行いスライドの見え方や声の聞こえ方をチェックする
・能動的に参加してもらうためアンケートや質疑応答の時間などを設ける
・参加者の反応や温度感などがわかれば、セミナーを進行しやすくなる

オンラインセミナーは、ただ必要な事項を話していればいいというだけではありません。どんな内容で開催するセミナーであれ、内容をしっかり掴んで自分なりに考えてもらうためには、聴覚・視覚ともに参加者に対して刺激を与える工夫をすることが大事です。オンラインセミナーを成功させるコツを紹介できたところで、以下の項では、セミナーの失敗に繋がりやすい要素についても解説をします。

オンラインセミナーが失敗してしまう原因とは?

オンラインセミナーは「インターネットを通じて配信する」という特性上、通信環境でセミナーの成否が決まります。映像が途切れたり音声が切れたりすると、参加者に大きなストレスを与えてしまうでしょう。もちろん参加者側の環境による部分もありますが、オンラインセミナーを配信する以上、回線速度と通信の安定性に優れた場所で配信することをおすすめします。とはいえ、企業によっては「配信に耐えうる通信環境がない」、「撮影機材を持っていない」というケースも多いでしょう。

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そこで、オンラインセミナーを開催する場所として、「貸し会議室」のレンタルを推奨します。

「時間単位で会議室をレンタルできるサービス」である貸し会議室は、オンラインセミナーやプレゼンに適した通信環境と撮影機材を備えている場所がほとんどです。企業内での配信や撮影が難しい場合でも、オンラインセミナーを開催できます。通信や撮影機材のセッティングなどもスタッフにお任せできるので、ITに詳しくない企業担当者でも、手軽にセミナーを開催可能です。

おまけに、貸し会議室は交通の重要拠点となる駅の近くに建てられていることが多く、足を運ぶうえでも苦労が少ないという利点があります。以下の項では、オンラインセミナーに最適な貸し会議室の選び方について簡潔に解説をしましょう。

オンラインセミナーを配信する会場として貸し会議室を選ぶポイント

オンラインセミナーを配信するうえで、貸し会議室を利用する場合には以下のポイントを意識することが大切です。

  • アクセス性
  • 必要備品
  • 設備の有無

オンラインセミナーは、インターネット上でセミナーを開催するので、会場の収容人数などは気にする必要がありません。アクセスしやすい会議室を借りて、安定して配信をするのに必要なインターネット設備さえ整っていれば問題ありません。一番大事なのは円滑にセミナーを配信できるかどうかなので、そこを第一に考えて貸し会議室を選んだ方が良いでしょう。貸し会議室のオフィシャルサイトには、回線や機材のスペックをはじめ、部屋の賃料やサポート体制などが掲載されているので、オンラインセミナーを開催する前に参考にしてください。

スタジオ撮影やオンライン配信ならAP OnLine

なお、貸し会議室によっては、オンラインセミナーに最適なレンタルプランを提供しているので、利用を検討しても良いでしょう。そのままレンタルするよりも、お得な料金体系・サービス内容で貸し会議室を利用できます。AP貸し会議室では、スタジオ撮影やオンライン配信向けの専用プランやサービスをご用意しています。プランの内容やレンタルできる機材について、詳しくは上記動画やサービス紹介ページをご参照ください。

WEB会議・オンラインセミナー・オンライン面接・オンライン株主総会・ウェビナー・LIVE配信ならAP OnLine

リアルタイムの配信を開催できるオーソドックスな「スタンダードWEBプラン」について、わかりやすく解説しています。他にも、テレビ撮影のようにリアルな雰囲気を出したい企業向けの「スタジオ撮影プラン」や、プロによる手厚いサポートが受けられる「フルセットプラン」など、セミナーの規模や目的に合わせたプランをご用意しています。プランをご利用頂くことで、品質の高いオンラインセミナーを手軽に開催できますよ。

オンラインセミナーはどうやって配信をする?

ここで、「オンラインセミナーを開催したことのない」という企業担当者の方に向けて、セミナーの配信方法についてもカンタンに解説をしておきましょう。

オンラインセミナーは、インターネット環境と専用の設備(カメラやマイクなど)が揃っていれば、配信が可能です。昨今は、ZoomやGoogle Meetなど、多人数への配信を可能とするツールも数多くリリースされており、個人や企業を問わず手軽にセミナーを配信できます。この、オンラインセミナーのやり方は主に以下の2パターンがあります。

オンラインセミナーの主な配信方法
方法 特徴
リアルタイム配信 ・特定の時間を決めてオンラインセミナーをリアルタイムで配信する方法
・参加者の質問に回答でき、リアルな反応を確認しやすい
・LIVE中継となるため、セミナーの内容を編集できない
録画配信 ・収録したセミナーを動画として配信する方法
・セミナーの内容を視聴しやすい形に編集をしたうえで配信ができる
・参加者の質疑応答などを行うことができない

双方に特徴があり、開催に最適なセミナーもそれぞれで異なります。オンラインセミナーの開催を検討する方であれば、両方の違いとメリットなどを把握しておきましょう。

リアルタイム配信

その名の通りリアルタイム配信は、特定の時間を決めてオンラインセミナーをリアルタイムで配信する方法です。この方法を使うと、視聴している参加者の反応がリアルタイムで把握できます。コメント欄やWebカメラの様子を見てセミナーを進めたり、質問に回答したりとフレキシブルな対応がしやすくなります。

従来のリアルタイム配信は通信速度が遅く、映像がカクついたり、音声が途切れたりするケースも少なくありませんでした。ですが、昨今は通信速度の向上やツールの普及に伴い、高画質や高音質でリアルタイム配信を行えるようになっています。なお、リアルタイム配信のオンラインセミナーは、いわば「LIVE中継」や「生放送」と同一です。そのため、間違った情報を伝えたことに後から気づいた場合、訂正するのが難しくなってしまう側面もあります。

録画配信

録画配信は、あらかじめセミナーを収録しておいて、その録画データを決められた日に配信する方法です。録画なので、じっくりと下準備が可能なうえ、生放送ではない分、リアルタイム配信よりもリラックスして収録を行いやすいでしょう。万が一、収録時に間違った情報を伝えてしまっていても、その部分だけ取り直して編集することで、間違いやミスを防ぐことが可能です。

また、決まった時間にだけ見られるようにするのではなく、録画したデータをアーカイブに残しておけば、誰もが自分の都合に合わせていつでも閲覧できます。個人や企業で利用できる動画配信サービスが世間に浸透したことで、オンラインセミナーを録画配信で行うケースも珍しくありません。しかし、セミナー内で参加者の持つ疑問にリアルタイムで答えられないため、視聴者参加型のセミナーには不向きという欠点もあります。

この他、ハイブリッドな開催方法として、リアルタイム配信の内容を録画して、さらに配信することも可能です。こちらは、参加者の疑問にリアルタイムで解答をしつつ、セミナー当日に都合が合わない人でも後日閲覧ができる優れた方法といえるでしょう。

オンラインセミナー開催の注意点

オンラインセミナーを開催する際には以下の点に注意してください。

  • 使うツールを参加者に伝える
  • ビデオマイクを使うかどうか参加者に伝える

使うツールを参加者に伝える

オンラインセミナーを開催するにあたって使用するツールを事前に参加者に伝えて、ダウンロードや環境設定をしてもらう必要があります。初めてそのツールを使うという人もいるので、上手に操作ができない参加者の対応をスムーズに行うためにも、運営側でそのツールの操作になれておく必要があります。問題に都度対応できるようになれば、全参加者が満足できるオンラインセミナーの開催も夢ではありません

ビデオマイクを使うかどうか参加者に伝える

オンラインセミナーだと、質疑応答やセミナー中の質問の回答時に、ビデオマイクが必要になる場合があります。使用しているツールのコメント機能を使うだけで済ませるなら問題ありませんが、直接喋って欲しいとなると、参加者側でビデオマイクを用意して設定してもらう必要があります。ビデオマイクはうまく声が乗らないことも多く、パソコンの操作に慣れていないと設定が難しいことを理解したうえで、オンラインセミナーを開催しましょう。

貸し会議室をレンタルする方法

最後に、貸し会議室をレンタルする具体的な方法を解説しましょう。貸し会議室のレンタル方法はサービスを扱う企業によって異なりますが、AP貸し会議室では、以下のような手順で貸し会議室の予約とレンタルが行われます。

会議室の基本的な探し方

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「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

  1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2. 仮予約の受付をする
  3. 正式申し込みをする
  4. 詳細の打ち合わせを行う
  5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

AP貸し会議室でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認のうえ、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います(※収容人数分のテーブル・いす、セッティング費用も使用料に含まれています)。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、AP貸し会議室と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、AP貸し会議室を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

オンラインセミナーのメリット

最後に、おさらいとしてオンラインセミナーのメリットとデメリットを紹介しましょう。オンラインセミナーを実施するメリットは、以下のように配信側と参加者側のどちらにもあります。

オンラインセミナーのメリットとデメリット
配信側 参加者側
メリット 金銭的、時間的コストのカットがしやすい 場所を問わずセミナーに参加できる
場所や開催の制限なくセミナーが開催しやすい 会場まで行く費用を抑えられる
デメリット 映像・音声の遅延や停止のリスクがある 集中力の維持が難しい

金銭的、時間的コストのカット

オンラインセミナーは、現地開催と比べて金銭的にも時間的にも大幅なコストカットを実現しやすい利点があります。現地開催だと、セミナー参加者全員が入るだけの広さの会場を用意したり、当日の出席確認を行ったり、場合によっては軽食などを用意することもあり何かと手間がかかりがちです。しかし、オンラインセミナーでは配信あるいは収録ができる環境があれば、低コストで済みます。出席確認は当日の参加者と参加予定の人のリストを簡単に照らし合わせてチェックでき、必要最低限の準備だけ開催が可能です。

場所や開催の制限なくセミナーが開催できる

オンラインセミナーの開催は、インターネット環境と専用の設備(カメラやマイクなど)があれば可能なため、場所の制限を受けにくいメリットがあります。手軽にセミナーが開催できる分、自由に開催頻度を増やすことも難しくありません。セミナーに参加したい人にとっても、高頻度でセミナーが開催されていたら、日程を選びやすくなります。日程の都合でどうしても参加できないという人を少しでも減らし、参加者増加を目指すためには、セミナーの回数を増やすことが一番手っ取り早い方法だといえます。

場所を問わずセミナーに参加できる

オンラインセミナーであれば、場所を問わずに誰でもセミナーに参加できます。現地開催における参加者側の一番のデメリットは、そもそも会場まで行けるかどうかというところにあります。せっかく参加したい意欲があるのに、住んでいる地域の都合上、会場まではいけないというのはもったいない話です。オンラインセミナーなら、インターネット環境さえあれば誰でも参加できるので、地域による差が発生しません。

会場まで行く費用を抑えられる

オンラインセミナーであれば、現地でのセミナー開催で本来かかってしまう交通費などがまるまるコストカットできます。セミナーの現地に向かう場合に、自宅から会場までが遠くなればなるほど、それだけ多額の交通費が必要です。人によっては別途宿泊費や食費などの費用がかかってしまいます。

オンラインセミナーであればそれらのコストが一切不要で、セミナー開始時間の数分前まで自宅でゆっくり過ごすこともできます。インターネット環境があれば余分なコストは必要なく、ギリギリまでゆったりと過ごせるのがオンラインセミナーの大きな強みです。ただし、オンオフをしっかりさせたい人にとっては少しやりづらい部分はあるかもしれません。

オンラインセミナーのデメリット

一方で、オンラインセミナーのデメリットとしては以下のものが挙げられます。

映像・音声の遅延や停止のリスクがある

インターネット上でセミナーを流す以上は、インターネット環境が影響して映像・音声の遅延や停止のリスクがあります。会話内容を全てスライドに載せているわけではないので、話している内容が途切れ途切れになってしまうと内容が入りづらくなってしまいます。十分なインターネット環境を整えている場所でのセミナー参加をおすすめします。

集中力の維持が難しい

オンラインセミナーが行われる機会が増えてきているものの、やはり現地開催よりも気持ちを引き締めるのが困難です。これは運営側と参加者側のどちらにとっても、挙げられるデメリットといえるでしょう。オンラインセミナーの運営側としては、相手の表情がやや伝わりにくくてやりづらく、参加者側としては退屈なセミナーだと感じて他のことをしてしまいやすい状態にあります。こればかりはオンラインセミナーに参加する姿勢をしっかり意識したり、集中してもらえる内容にするために経験を積んだりしていくしかありません。

ますます注目度が高まるオンラインセミナー

オンラインセミナーは、現地で開催するセミナーよりも手軽にコストをかけずに実施でき、誰でも気軽に参加できるセミナーとして注目されています。ですが今回紹介をしたように、オンラインセミナーをやみくもに開催しても、成功させるのは難しいでしょう。事前準備をしっかりと整え、万全の体勢で実施するのをおすすめします。

環境さえ整っていれば手軽にセミナーを実施できますが、難しい場合は貸し会議室の利用を検討しましょう。貸し会議室を利用する際は、直接連絡を入れて予約するか、予約サイトを通じて予約をするのがおすすめです。少しでも多くの人に参加してもらいやすいセミナーにするためにも、オンラインセミナーの実施を検討してみてください。



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