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「ワークショップ」はどうやって開催する?おすすめの場所は?

趣味やビジネス向けのワークショップを開催してみようと考えている人に、ワークショップのやり方と成功させるコツを紹介します。ワークショップのための貸し会議室の選び方や確認すべきポイントもあわせて解説します。

交流しながら体験できるワークショップで喜んでもらうためには、会場選びからしっかり準備しておくことが大切です。

ワークショップとは?

ワークショップとは、端的にいえば「体験型のイベント」を指す言葉です。プロはもちろん、その業界に興味がある人たちが「与えられたプログラムや課題を体験しながら学ぶことができるイベント」という認識でも構いません。その特徴は、参加者が共同で作業しながら課題をクリアしていくことです。一般的なセミナーや講習会のように「講義を聞くのが中心」「与えられたことを個人だけでこなす」とは異なります。個々が考えてお互いに協力し合い、自主的に参加する「体験型講習会」ともいえるでしょう。

現在ではビジネスの分野でもワークショップが広まっており、特に社員教育などの「セミナー・研修会」に近い用途で開催されています。以下では、具体的にどのような分野でワークショップが取り入れられるのか、いくつかの種類をご紹介します。

  • ものづくりワークショップ
  • ダンスやアート系のワークショップ
  • ビジネス分野のワークショップ
  • 教育分野のワークショップ
  • まちづくりワークショップ

ものづくりワークショップ

ワークショップのなかでも、ものづくりは人気の高いジャンルの1つです。アクセサリー作りや編みもの、フラワーアレンジやキルトなどの手芸がポピュラーで、家庭科の授業のような雰囲気が魅力です。この他にも、子どもを対象とした工作なども公民館や児童館などで開催されています。

ダンスやアート系のワークショップ

音楽やアート、ダンスなど芸術分野のワークショップも盛んに行われています。こうした分野では、アーティストと一緒に制作を楽しめるという内容が一般的で、普段アートにふれる機会がない人もターゲットにしています。著名なダンサーやアーティストが講師を務めることも少なくありません。

ビジネス分野のワークショップ

ワークショップはビジネスシーンにおいても導入されています。例えば、新人研修やマネージャー研修、役員研修など、あらゆるポジションにある人が自分の立場について理解するためのワークショップを行うケースがあります。業務改善やクリエイティブにおいても、企画や戦略は会議で練られるのが基本ですが、これをワークショップ形式にすることで主体的な参加をうながすことができます。

教育分野のワークショップ

教育においてもワークショップを導入するケースがあります。講師からの一方的な講義ではなく、討論やロールプレイングなどの実践をまじえることで、インプットとアウトプットを集中的に行い学習効果が高まるというメリットがあります。

まちづくりワークショップ

地域住民が集まり、自分たちの街の未来を考えることを目的としたワークショップもあります。現状の課題について取り組んだり、「将来こんな街にしたい」というビジョンを描いたりと、積極的に意見を交換します。ワークショップは自分と異なる立場や価値観をもつ人の意見を肌身で感じることができますので、社会性のある分野に適した手法なのです。

ワークショップの準備手順は?

いざワークショップを開催しようと思っても、必要な準備がわからないと挑戦するのは難しいでしょう。以下では、ワークショップを準備する手順について解説をします。

  1. テーマに合わせた場所選びをする
  2. 参加費用の金額設定を考える
  3. 開催する日と時間を決める

1.テーマに合わせた場所選びをする

まず場所の選定が、ワークショップ開催のうえで大切になります。人に対して大きすぎる場所を選んでしまうのもあまり芳しくありませんが、それ以上にテーマを決めてから場所・教室を押さえることが大切です。テーマにそぐわない会場を選んでしまうと、ワークショップそのものがイマイチになってしまう可能性もあります。

例えば、ハンドメイド系のワークショップなら、机が広い場所を選ばないとものが置けず、満足にハンドメイドを楽しみにくくなります。大きな机を並べて、参加者が座れる会場をレンタルするといいでしょう。会場の雰囲気も重要です。まじめな議題をとりあげるワークショップなのに、会議室の内装がポップすぎると気が散ってしまいます。

2.参加費用の金額設定を考える

計画の大まかな流れができたら、次に参加者から集める費用を考えましょう。無料ワークショップにすればたくさんの人に来てもらいやすいものの、材料費や場所のレンタル料がかさみがちです。料金設定は、その金額設定が高すぎても、安すぎてもワークショップはうまくいきませんので、適正な価格を設定しましょう。

3.開催する日と時間を決める

ワークショップの開催時間は夜か昼かだけではなく、どれくらいの長さになるかを合わせて考えたいところです。ワークショップの内容によりますが1日に複数回行うのなら、2~3時間くらいの設定がちょうど良いでしょう。1回きりで濃密な時間を過ごしたいなら、参加者の負担を考え、最大でも半日ほどがおすすめです。

ワークショップを成功させるポイント

ワークショップの成功は、価値ある経験を提供するための準備にかかっています。以下では、ワークショップをスムーズに進めて、成功させるポイントを解説します。

  1. ワークショップは「体験型」にする
  2. 適切な募集人数を考える
  3. 誰と一緒に主催するかを考える
  4. 集中できる環境づくりを徹底する
  5. 振り返りとフィードバックを行う

ワークショップは「体験型」にする

ワークショップはセミナーとは異なりますので、講師が一方的に講義をする内容ではワークショップといえません。ハンドメイドなら、講師と一緒に参加者も同じようなものを作れなくては、ワークショップである意味もなくなってしまいます。どのようなワークショップでも、議論に参加したり実際にものを作ったり、参加者が一緒に体験できる場にしましょう。

適切な募集人数を考える

ワークショップを開催するうえで、募集人数も重要なポイントです。最初からたくさんの人を募集してしまうと、進行側の目が届かないところで参加者がつまづいてしまう可能性もあり、充分な満足感を得られないこともしばしばです。初めて開催をする場合は少人数に設定しつつ、回数を重ねるごとに参加者を増やすことをおすすめします。

誰と一緒に主催するかを考える

個人でワークショップを開くのが大変なら、複数の主催者が協力してワークショップを行う方法もあります。ワークショップの企画は、主催者の経験と知識、アイデアが大切なポイントです。どのようなワークショップを開催するうえでも、「参加者が心から楽しめるかどうか」を念頭に企画をすることが欠かせません。

集中できる環境づくりを徹底する

ワークショップは参加型のイベントですが、参加者には堅苦しく考えずリラックスして参加してほしいものです。そこで重要なのが、「ワークショップの環境づくり」です。ワークショップを開催する場所の周囲がうるさい場所だと、説明や指示が聞き取りにくく、作業への集中力もそがれてしまいます。部屋が狭いと圧迫感を与えてしまい、部屋が広すぎても落ち着きにくくなるでしょう。部屋の広さ、机のレイアウトにも配慮しつつ、参加者が集中できる環境を整えてください。

振り返りとフィードバックを行う

ワークショップが終わったら、必ず、アンケートをとってフィードバックをもらい、振り返りをしましょう。参加者に対してアンケートなどを通じて、ワークショップの内容に満足できたかどうか、良かったところや悪かったところはどこか、ゴールは達成できたかどうかなどを回答してもらいます。受け取ったフィードバックを確認して、ワークショップの進行で不十分だったポイントを考えます。次に行うワークショップの内容に取り入れて、レベルアップしていきましょう。

ワークショップを開催する際の注意点

ワークショップでは、アジェンダを細かく決めておきましょう。ワークショップを気持ちよくスタートしてもらうため、必ず以下の項目を参加者に対して見せるようにしてください。

  • ワークショップの目的(できるだけ短く明確な文章で)
  • 成果物(具体的に、わかりやすく見せる)
  • 時間(進めかたも伝えるとなお良い)

ワークショップをしている間、いつでも内容や目的が確認できるように、アジェンダシートを配布するのも良い方法です。

ワークショップを開催するのはどこがいい?

ワークショップはさまざまなテーマで開催ができるため、最適な開催場所を断言するのは困難です。とはいえ、どのようなワークショップを開催するうえでも、「参加者を全員収容できるか」「参加者が問題なく足を運べる場所か」「場所の使用料は想定内に収まるか」といった条件をクリアする必要があります。

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以上の条件を満たす場所として、ワークショップには「貸し会議室」を選ぶことをおすすめします。

貸し会議室は、駅チカに建てられていることが多く、参加者がさまざまな場所からでも足を運びやすいメリットがあります。加えて貸し会議室は、ワークショップの内容や参加人数に合わせて最適な広さの部屋を選べるのもポイントです。人数に合わせた部屋選びができれば、必要以上の料金を支払う心配も少ないでしょう。おまけにホワイトボードやプロジェクターなど、セミナーやワークショップ向きの備品を揃えている貸し会議室も多く、少ない労力で質の高いワークショップを開催しやすいのもポイントです。

「ワークショップを開催する場所を探している」「手頃な料金で部屋をレンタルしたい」という方であれば、貸し会議室の利用を検討してみてはいかがでしょうか。以下の項ではワークショップを開催するうえで、貸し会議室を選ぶポイントを紹介します。

ワークショップ用の貸し会議室を選ぶポイントは?

前項でも軽く言及しましたが、貸し会議室は以下のように参加人数やアクセス性などを考慮して選ぶことが欠かせません。

  • 参加人数
  • アクセス性
  • 会場レイアウトのバリエーション
  • 必要備品や設備の有無

参加人数

ワークショップを開催する際は、参加人数によって部屋の広さを決めましょう。人数分のイスがあるかどうか、窮屈にならないかを考慮しつつ、部屋を選んでください。貸し会議室のサービスを扱う企業のオフィシャルサイトでは、部屋ごとに「収容人数」が掲載されているので、部屋選びの際に参考とするのも良い方法です。

アクセス性

ワークショップ会場として貸し会議室を利用する際は、貸し会議室のアクセス性を確認しましょう。例えば、遠方からの参加者を想定している場合であれば、空港や新幹線が停まる駅などからも足を運びやすい貸し会議室を選ぶ必要があります。ワークショップ当日の悪天候などを想定して、雨風を避けてアクセスがしやすい貸し会議室を選ぶのも良いでしょう。

会場レイアウトのバリエーション

ワークショップの開催で貸し会議室をレンタルする際は、事前に座席のレイアウトを決めておきましょう。会議室のレイアウトは、長机や座席の配置によって「島型」「ロの字型」「スクール型」に分かれます。グループ単位の話合いに適した島型や、参加者全員の顔が見渡せるロの字型など、レイアウトごとにその特徴はさまざまです。ワークショップの内容に合わせたレイアウトが可能かどうか確認しておきましょう。

必要備品や設備の有無

どんなワークショップを行うにしても、搬入する道具は最小限にしたいものです。貸し会議室では、Wi-Fiや電源、プリンターが用意されているケースが多く、必要に応じて利用することができます。ただし、会議室の利用料金とは別にオプション費用がかかる場合もありますので、予約前に確認しておきましょう。

貸し会議室をレンタルする具体的な方法

最後に、貸し会議室をレンタルする具体的な方法を解説しましょう。貸し会議室のレンタル方法はサービスを扱う企業によって異なりますが、AP貸し会議室では、以下のような手順で貸し会議室の予約とレンタルが行われます。

会議室の基本的な探し方

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「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

  1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2. 仮予約の受付をする
  3. 正式申し込みをする
  4. 詳細の打ち合わせを行う
  5. 予約した会議室を利用する
  6. 目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

AP貸し会議室でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。

貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認のうえ、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います(※収容人数分のテーブル・いす、セッティング費用も使用料に含まれています)。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、AP貸し会議室と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、AP貸し会議室を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

ワークショップ成功のために入念な準備を

ワークショップを成功させるポイントは、参加者が気持ちよくカリキュラムに取り組める環境を用意することです。アクセスが良く、目的にあう会議室を選ぶことが、ワークショップの満足度を決める大きな一歩なのです。参加者が満足できるワークショップにするために、会場選び、準備手順などを入念にして当日にのぞみましょう。

ワークショップを開催したい方、ワークショップを実施するのに最適な場所が見つからない方であれば、貸し会議室の利用を検討してみてはいかがでしょうか。以下のページでは、AP貸し会議室が誇る貸し会議室をエリア別に紹介しているので、利用料金やレイアウトなどを知りたい方であれば是非ご参照ください。


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