COLUMN会議のお役立ち情報

  1. AP貸し会議室
  2. 会議のお役立ち情報
  3. 研修・セミナー向けの貸し会議室|ミーティングスペースAP

研修・セミナー向けの貸し会議室|ミーティングスペースAP

今回は、「研修やセミナー開催に最適な貸し会議室」を始め、「貸し会議室の選び方」から「具体的な予約方法」に至るまでを詳しく紹介します。会議室選びに迷っている方であれば、当コンテンツを参考にしてください。

入社したての新入社員が受ける「新人研修」や、営業に関わる方が受講する「マーケティングセミナー」など、ビジネスにおける研修やセミナーは目的に応じて多彩なものが存在します。この研修やセミナーを実施するには広い会議室や、長時間でも会議室を利用できる環境が必要ですが、自社の会議室はイスや机、スペースが足りなかったり、社内で取り合いになってしまって短い時間しか空いていなかったり、といった問題が発生することもあるのではないでしょうか。

研修やセミナーの会場としてレンタルをする際に「何を基準に会議室を選べばいいの?」「どうやって探せばいい?」と疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

研修・セミナーにおすすめの会議室

以下は、AP貸し会議室が誇る「研修やセミナーにおすすめの貸し会議室」です。会議室のレイアウトや窓の有無など、より詳しい情報を知りたい方は「詳細はこちら」を選択してください。

  • 会議室F+G

    150インチの天吊りスクリーンで
    大規模なWeb研修も楽々開催

    会議室の広さ:494㎡

    最大収容人数:440名

    基本料金/1H:¥93,000

    「日本橋駅」より徒歩2分
    JR「東京駅」より徒歩5分

  • 会議室D+E

    彩光溢れる会議室は
    社内研修の会場にも最適!

    会議室の広さ:352㎡

    最大収容人数:279(288)名

    基本料金/1H:¥65,000

    JR「新橋駅」
    銀座口から徒歩1分

  • 会議室A

    浜松町駅から徒歩圏内!
    遠方からの参加が多い研修に

    会議室の広さ:209㎡

    最大収容人数:162名

    基本料金/1H:¥27,000

    JR「浜松町駅」
    北出口より徒歩約7分

  • 会議室P

    超高速ネット回線完備
    ウェビナーの開催にぴったり!

    会議室の広さ:137㎡

    最大収容人数:112名

    基本料金/1H:¥18,000

    JR「新宿駅」
    中央西口から徒歩約6分

  • 会議室C+D

    安定性の高い専有回線は
    リモート研修にもご利用頂けます

    会議室の広さ:123㎡

    最大収容人数:100名

    基本料金/1H:¥21,000

    JR「渋谷駅」
    ハチ公改札口より徒歩約1分

  • 会議室E

    お手軽な料金が魅力!
    小規模な研修の開催にはぜひ

    会議室の広さ:17㎡

    最大収容人数:8名

    基本料金/1H:¥6,000

    JR「秋葉原駅」
    中央改札口より徒歩約5分

  • 会議室C

    マイクやプロジエクターなど
    研修に欠かせない備品を完備!

    会議室の広さ:51㎡

    最大収容人数:35名

    基本料金/1H:¥11,000

    JR「品川駅」
    港南口より徒歩6分

  • 会議室H+I

    窓の開放OK!
    風通しの良い貸し会議室です

    会議室の広さ:231㎡

    最大収容人数:242名

    基本料金/1H:¥31,000

    JR「横浜駅」
    西口より徒歩6分

  • 会議室D

    汎用性の高い貸し会議室!
    ワークショップにも最適です

    会議室の広さ:170㎡

    最大収容人数:140名

    基本料金/1H:¥26,000

    JR「市ヶ谷駅」より徒歩1分

当コンテンツでは「東京の主要駅周辺」の貸し会議室を中心にご紹介しましたが、AP貸し会議室は関西や東海エリアでも貸し会議室を展開しています。「大阪で研修の予定がある」「名古屋駅からすぐ近くの場所でセミナーをしたい」という方は、以下のページをご参照ください。大阪と名古屋のエリア別に、AP貸し会議室をご確認いただけます。

貸し会議室で研修やセミナーはできるの?

貸し会議室は、名前の通りミーティングや会議に使われているイメージをお持ちの方が多いのではないでしょうか。

貸し会議室は研修やセミナーを開催するのにぴったりです。貸し会議室は、大小さまざまなタイプの会場があり、研修やセミナーの参加者の人数に合わせて広さを選ぶことができます。必須備品であるホワイトボードやマイクなどはもちろん、プロジェクターや通信設備も充実しているので、最小限の準備で研修やセミナーを開催可能です。会議室のレイアウトも自由に変えられるため、講義形式やワークショップ形式などさまざまな形式に対応できます。

おまけに貸し会議室は、各地の会場をインターネットでつなぐことで全国規模な研修やセミナーを開催することも可能です。以上の理由から研修やセミナーを開催する際は、規模の大小を問わず貸し会議室が強い味方となってくれることでしょう。

研修・セミナー用の貸し会議室を選ぶポイントは?

「ワークスペースしか確保できておらず、研修用の会議室が社内にない」「会議室はあるが、周りの音が気になってしまって外部向けのセミナーがやりづらい」といったことはないでしょうか?貸し会議室には、大きさやレイアウトなどさまざまな種類の部屋があり、選ぶのに迷ってしまうことも少なくありません。以下では5つのポイントで、研修やセミナー用に貸し会議室を選ぶ方法を詳しく紹介します。

  1. 研修・セミナーの参加人数
  2. 会場レイアウトのバリエーション
  3. アクセス性
  4. 必要備品・設備の有無
  5. ソーシャルディスタンスの確保

研修・セミナーの参加人数

まず、貸し会議室を利用する際は研修やセミナーの「参加人数」を考慮して部屋を選びましょう。

人数に対して広さが合っていないと、参加者をすべて収容できなかったり、広すぎて余計に賃料がかかったりします。また、参加者が新入社員や社外から集まる人などあまり接点のなかった方の場合、初めての人や場所に気持ちが落ち着かないケースもあるかもしれません。参加者にリラックスして研修やセミナーを受講してもらうためにも、狭すぎず広すぎない「適切な大きさの部屋」を選びましょう。多くの貸し会議室は、部屋ごとに「最大収容人数」が掲載されているので、参考にしてみてください。

会場レイアウトのバリエーション

研修やセミナーのために貸し会議室をレンタルする際は、事前に座席のレイアウトを決めておきましょう。

会議室のレイアウトは、長机や座席の配置によって「スクール型」「シアター型」「島型」といったさまざまなレイアウトに分かれます。講師が前に立って参加者に話す講義形式の場合は、正面に向かって机や椅子を並べた「スクール型」、椅子のみを並べた「シアター型」がおすすめです。また、グループに分かれてディスカッションやワークショップを行う場合は、グループごとにテーブルとイスが島のように並べられている「島型」など、研修やセミナーの形式に合わせて選びましょう。

また、貸し会議室の机や椅子は固定されていないものが多く、研修やセミナーの途中で休憩を挟んでレイアウトを変更することも可能です。前半は講義形式、後半はディスカッション形式などスタイルを変えたい場合は、キャスター付テーブルの有無など備品がどのくらい動かしやすいのかをあらかじめ確認しておくと良いでしょう。なお、座席のレイアウトによっては、会議室の収容人数も大きく変化します。「参加者全員が部屋に入れるレイアウト」なのかどうかも、貸し会議室を選ぶ上で重要となるポイントになります。

アクセス性

貸し会議室は、「研修やセミナーの参加者が足を運びやすい場所」を選びましょう。例えば、遠方からの参加者のように「土地の情報に詳しくない方」が集まる時は、「ターミナル駅から近い貸し会議室」「ランドマークがわかりやすい貸し会議室」がおすすめです。

必要備品・設備の有無

研修やセミナーでは、普段の会議では使わない備品が必要になってきます。会議室をレンタルする際は、「必要な備品が揃っているか」「レンタルは可能なのか」をあらかじめ確認しましょう。例えば、ホワイトボードやマイク、プロジェクターやスクリーンなどはもちろん、ボードペンやマイクスタンド、ポインターなど細かい備品は忘れがちなので気をつけたい部分です。また、オンラインで複数の会場と中継をつなぐなど、通信機器や回線を使用する場合は「貸し会議室の通信環境」も判断の基準となります。「通信速度は十分か」「接続は安定しているか」「セキュリティは保たれているか」などの要素をチェックしてください。

ソーシャルディスタンスの確保

最近では、コロナウイルス感染症対策として、ソーシャルディスタンスを保つことが必要不可欠です。人と人との物理的距離を1~2m保つことができる会議室やレイアウトを選びましょう。また、会議室の中だけでなく、廊下や入口など参加者の導線上で「消毒や体温計測ができる場所があるのか」を確認しておくと、参加者の方も安心して参加することができます。

なお、ソーシャルディスタンスを考慮した貸し会議室の利用方法について、詳しく知りたい方は、「貸し会議室でソーシャルディスタンスを守るレイアウトとは?」のページをご参照ください。感染症対策に配慮したレイアウトや、貸し会議室のご利用事例などをわかりやすく紹介しています。

貸し会議室で研修を行うメリットは?

seminar-sub-thm.jpg

研修やセミナーをする貸し会議室の選び方のポイントをご紹介したところで、貸し会議室を利用するメリットについてお伝えします。

参加人数によって最適な会場を選べる

「新入社員研修を毎年行っているけれども、今年はとても人数が増えてしまってスペースが足りない」「もっと大きな規模のセミナーを開催したい」「少ない人数で温かい雰囲気の研修がしたい」という場合でも、貸し会議室なら、開催する研修やセミナーの人数によって必要な大きさを選ぶことができます。人数に見合った大きさの会場で研修やセミナーをすることで、受講する側も集中して気持ちよく参加することができます。

必要な備品・設備が豊富に揃う

貸し会議室には、研修やセミナーに使用するホワイトボードやマイクなどはもちろん、プロジェクターや通信設備も充実しています。研修やセミナー専用の備品を揃えている貸し会議室も多くあるので、準備する手間や忘れ物を省いてスムーズに運営することができます。また、研修やセミナーを「そこまで頻繁に実施しない」という企業にとっては備品を自社で買い揃える必要がなく、コストを抑えることができます。

また、研修やセミナーの内容によって途中で、机や椅子などレイアウトも変更することができます。貸し会議室はオフィススペースと違い、固定されている備品が少ないので、研修やセミナー用に自由にレイアウトを変えて適切な環境を整えられます。

会場を分けることで密も避けられる

新型コロナウイルスの流行に伴って感染症対策が必須となっている中、同じ会議室内でソーシャルディスタンスを保つことも大切ですが、部屋を複数に分けることでも対策がしやすくなります。全国的に会場を展開している貸し会議室は、各地の会議室をオンラインでつなぐことで場所を選ぶことなく、たくさんの人を集めた研修やセミナーを開催することができます。コロナ禍で人が集まることが難しい中でも密を避け、少人数の各会議室をつなぐことが可能です。都内や同じ地域で開催する場合も、複数の会場を用意することによって、人流を抑えることもできるので、社会的にも配慮した方法で開催できると良いでしょう。

貸し会議室をレンタルする具体的な方法は?

「研修やセミナー開催のために貸し会議室を借りたい!」という方に向けて、貸し会議室のレンタル方法を解説しましょう。貸し会議室の予約方法は、会議室を提供する企業によって異なりますが、AP貸し会議室では、お電話やEメール・FAXで相談をした後に、仮予約、正式予約という順序で会議室の予約をする流れです。

会議室の基本的な探し方

how-search.png

「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

  1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2. 仮予約の受付をする
  3. 正式申し込みをする
  4. 詳細の打合せを行う
  5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

AP貸し会議室でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。

貸し会議室の空き状況をご確認いただいた後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認の上、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います(※収容人数分のテーブル・椅子、セッティング費用も使用料に含まれています)。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、AP貸し会議室と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、AP貸し会議室を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

今回は、研修やセミナーの開催に最適な貸し会議室の選び方やメリット、予約方法などを詳しく紹介しました。会議室の予約方法は先に挙げた通りですが、「急に参加者数が増えてしまって、急遽会議室を抑えたい!」ということもあるかもしれません。

このような場合でも、AP貸し会議室ではお電話等で貸し会議室に空室があるかどうかご確認いただき、「当日予約」と「当日のご利用」が可能です。「貸し会議室をすぐ予約して使いたい!」という方でも、AP貸し会議室に是非ご相談ください。

① 東京 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >> ② 名古屋 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >> ③ 大阪 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >>


AP OnLine ショールーム オープンフェアを開催しています

「決して失敗が許されない」オンライン会議やeスポーツイベントを開催するために〜〜超高速ネットワーク回線を複数完備し、さらに「まさかに備えた」バックアップ回線まで。高速かつ安心のオンラインイベントをご開催ください。常駐のスタッフのサポートもあり、機材・コミュニケーションの両面から安心して開催いただけます。あらかじめショールームで配信機器をじっくり体感・思う存分お試しいただいて、本番をお迎えください。

WEB会議・オンラインセミナー・ウェビナー・eスポーツ・LIVE配信ならAP OnLine〜オンライン面接やオンライン株主総会にも最適

WEB会議やオンライン会議、ウェビナー・eスポーツならAP OnLine〜AP OnLineショールーム オープンフェア、開催。

コラム一覧へ戻る

関東エリア

関西・東海エリア

その他の条件で検索する