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ミーティング打合せに貸し会議室|ミーティングスペースAP

「ミーティング・打ち合わせに最適な貸し会議室」を始め、「貸し会議室の選び方」から「具体的な予約方法」に至るまでを詳しく紹介します。会議室選びに迷っている方であれば、当コンテンツを参考にし、会議に最適な貸し会議室を検討してみてください。

チーム内のちょっとしたミーティングや、取引先との打ち合わせなど、ビジネスにおいて会議を行う機会は無数に存在します。とくにサテライトオフィスの需要増加やオフィス縮小、リモート勤務が増えた現代社会では、自社以外の場所で会議や商談を行うケースも少なくないでしょう。この社会情勢に呼応するように、都心部を中心にミーティング・打ち合わせに利用できる貸し会議室が増加しつつあります。

貸し会議室の数が増えている分、実際にレンタルをする際に「何を基準に会議室を選べばいいの?」「どうやって探せばいい?」と疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

ミーティング・打ち合わせに最適な貸し会議室は?

以下は、AP貸し会議室が誇る「ミーティング・打ち合わせにおすすめの貸し会議室」です。会議室のレイアウトや窓の有無など、より詳しい情報を知りたい方であれば「詳細はこちら」を選択してください。

  • 会議室J

    アクセス性抜群の立地
    ちょっとした商談にもぴったり

    会議室の広さ:25㎡

    最大収容人数:15名

    基本料金/1H:¥8,000

    「日本橋駅」より徒歩2分
    「東京駅」より徒歩5分

  • 会議室C

    チームミーティングに最適
    リーズナブルな料金も魅力

    会議室の広さ:14㎡

    最大収容人数:6名

    基本料金/1H:¥5,000

    JR「新橋駅」
    銀座口から徒歩1分

  • 会議室J

    マンツーマン商談向け
    採用面接にもご利用頂けます

    会議室の広さ:21㎡

    最大収容人数:16名

    基本料金/1H:¥6,000

    JR「浜松町駅」
    北出口より徒歩約7分

  • 会議室Q

    新宿駅から徒歩圏内
    窓付きで開放感のあるお部屋

    会議室の広さ:15㎡

    最大収容人数:12名

    基本料金/1H:¥7,000

    JR「新宿駅」
    中央西口から徒歩6分

  • 会議室K

    安心の高速光ネット回線
    Web商談・会議にオススメ

    会議室の広さ:28㎡

    最大収容人数:12名

    基本料金/1H:¥8,000

    JR「渋谷駅」
    ハチ公改札口より徒歩1分

  • 会議室K

    広々としたスペースが自慢
    十数名参加の会議に最適

    会議室の広さ:35㎡

    最大収容人数:24名

    基本料金/1H:¥8,000

    JR「秋葉原駅」
    中央改札口より徒歩5分

  • 会議室H

    シックな雰囲気が魅力
    ロケーションを重視したい方に

    会議室の広さ:16㎡

    最大収容人数:12名

    基本料金/1H:¥5,500

    JR「品川駅」
    港南口より徒歩6分

  • 会議室G

    壁面にホワイトボードを設置
    プロジェクターの利用も可能

    会議室の広さ:23㎡

    最大収容人数:12名

    基本料金/1H:¥6,000

    JR「横浜駅」
    西口より徒歩6分

  • 会議室E

    窓を解放して換気ができます
    自然光溢れる物静かな会議室

    会議室の広さ:29㎡

    最大収容人数:18名

    基本料金/1H:¥6,000

    JR「市ヶ谷駅」より徒歩1分

当コンテンツでは「東京の主要駅周辺」の貸し会議室を中心に紹介しましたが、AP貸し会議室は関西や東海エリアでも貸し会議室を展開しています。「大阪で商談の予定がある」「名古屋の駅から近い場所でミーティングをしたい」という方であれば、以下のページをご参照ください。大阪と名古屋のエリア別に、AP貸し会議室をご確認いただけます。

Web商談やWeb会議・リモート会議にも使用できる?

通信技術が発達した令和の現代では、取引先との商談をオンラインで行う「Web商談」が盛んに行われています。このほか、遠隔地同士の従業員がインターネットを通じて会議を行う「Web会議(またはリモート会議)」が多くの企業で導入されています。これらのように「通信回線を用いた商談や会議」は、貸し会議室でも実施可能です。

Web商談やWeb会議を開くためには、パソコンやタブレットといったデバイス、インターネット環境、Webカメラなどの設備が必要になります。AP貸し会議室では、会議室ごとに通信機器や設備をサービスで備えているため、商談や会議をオンラインで開催することも難しくありません。貸し会議室によっては、設備のレンタル費用がかかりますが、Web商談やWeb会議を検討している方であれば、AP貸し会議室のご利用をおすすめします。AP貸し会議室では、通信機器のセッティングから設備の後片付けに至るまで、スタッフが全て対応可能です。IT初心者の方、通信機器に詳しくない方でも、安心してWeb商談やWeb会議を開くことができます。

従来の貸し会議室は、「ただ部屋を貸すだけ」というシンプルな業態がほとんどでした。しかし、技術の進歩と労働環境の変化に伴い、貸し会議室もさまざまな用途に対応できるよう設備や環境を整えているのです。とりわけWeb商談やWeb会議向けの通信設備が充実しているのは、インターネット社会に対応した貸し会議室の変化と言えるでしょう。

AP貸し会議室では、Webカメラや配信用パソコンといったWeb会議・Web商談の開催に必要な機材をまとめてレンタルできる「コンパクトWEBプラン」「スタンダードWEBプラン」を取り揃えています。リーズナブルな料金でWeb会議やWeb商談を開催したい方であれば、プランの利用を検討してみては如何でしょうか。このほか、WebセミナーやWeb研修といった用途でも、先に挙げたプランをご利用いただけます。

ミーティング・打ち合わせ用の貸し会議室を選ぶポイントは?

その名の通り、貸し会議室は主にミーティングや打ち合わせの用途に広く使用されます。とはいえ、部屋数が多いと「会議室の選び方がわからない」という方も少なくないでしょう。以下では5つのポイントに絞った上で、貸し会議室を選ぶ方法を詳しく紹介します。

  1. ミーティング・打ち合わせの参加人数
  2. 会議室のレイアウト
  3. アクセス性
  4. ソーシャルディスタンス
  5. 通信環境

ミーティング・打ち合わせの参加人数

ミーティングや打ち合わせだけに限りませんが、貸し会議室を利用する際は「利用人数」を考慮して部屋を選びましょう。人数と比較して狭すぎる部屋は、会議の進行に支障をきたしますし、広すぎる部屋だと賃料が高くなってしまいます。貸し会議室は、部屋ごとに「最大収容人数」が掲載されているケースがほとんどのため、会議室を利用できる人数の目安として参考にしましょう。

ちなみに、遠方からWeb商談やWeb会議に参加する方であれば、いくら人数が増えようと会議室が窮屈になることはありません。そのため、会議室の利用人数は、あくまで「部屋を利用する人の数」を想定してください。

会議室のレイアウト

ミーティング・打ち合わせのために貸し会議室をレンタルする際は、事前に座席のレイアウトを決めておきましょう。会議室のレイアウトは、長机や座席の配置によって、主に「スクール型」「島型」「ロの字型」といった種類に分かれます。複数人同士の打ち合わせに適した島型や、参加者全員の顔が見渡せるロの字型など、レイアウトごとにその特徴はさまざまです。利用目的に合わせたレイアウトを選択してください。なお、座席のレイアウトによっては、会議室の収容人数も大きく変化します。「参加者全員が部屋に入れるレイアウト」なのかどうかも、貸し会議室を選ぶ上で重要となるポイントなのです。

アクセス性

貸し会議室は、ミーティングや打ち合わせの「参加者が足を運びやすい場所」を選択しましょう。例えば、社内ミーティングを貸し会議室で行う場合であれば、従業員の移動を考慮して「会社から距離が近い貸し会議室」がおすすめです。このほか、取引先との商談を行う場合であれば、「取引相手の移動距離」のことを考慮して、貸し会議室を選びましょう。万が一取引相手に、移動距離の面で負担を強いてしまうと、商談や打ち合わせの成否に影響しやすくなります。

ソーシャルディスタンス

令和の現代は、コロナウィルスの世界的な流行に伴い、感染症の拡大を防ぐ「ソーシャルディスタンス」への配慮が欠かせません。このソーシャルディスタンスとは、「人と人との物理的距離を保つこと」「最低1m(できるだけ2m)の距離をとること」という意味で使用されます。貸し会議室をレンタルする際にも、感染症対策を万全にする目的から「ソーシャルディスタンスを保てる部屋(またはレイアウト)」を選択しましょう。

なお、ソーシャルディスタンスを考慮した貸し会議室の利用方法について、詳しく知りたい方であれば、「貸し会議室でソーシャルディスタンスを守るレイアウトとは?」のページをご参照ください。感染症対策に配慮したレイアウトや、貸し会議室のご利用事例などをわかりやすく紹介しています。

通信環境

Web商談またはWeb会議のように、通信機器や回線を使用する場合は「貸し会議室の通信環境」も判断基準となります。より具体的に言えば、「通信速度は十分か」「接続は安定しているか」「セキュリティは保たれているか」などの要素をチェックしてください。万が一通信環境が不安定だと、Web商談やWeb会議が円滑に進行しにくくなる上、不十分なセキュリティから情報漏洩に繋がることも珍しくありません。とくにWeb商談やWeb会議は、規模が大きくなるほど通信トラブルに苛まれやすくなるため、参加者が増えるほどに通信環境の重要度が高くなります。

以上の5点に配慮をすれば、ミーティングや打ち合わせに最適な貸し会議室を選びやすくなります。このほか、会議にプロジェクターやワイヤレスマイクといった備品が必要であれば、「どんな備品が用意されているのか」「レンタルは可能なのか」を併せて確認しておくと良いでしょう。映像設備や音響設備など、会議に必要な設備が充実している貸し会議室であれば、手ぶらでミーティングや打ち合わせを準備することもできるでしょう。

貸し会議室でミーティング・打ち合わせを行うメリットは?

貸し会議室でミーティング・打ち合わせを行うメリットは?

おすすめの貸し会議室や選ぶ基準を紹介できたところで、貸し会議室でミーティングや打ち合わせを行うメリットについて紹介しましょう。貸し会議室をレンタルすることで、利用者にはどのような利点があるのでしょうか。

情報漏洩を心配せずに会議ができる

打ち合わせやミーティングの参加人数によっては、ちょっとした喫茶店やファミリーレストラン、ホテルのラウンジなどで会議を行うことも可能です。とはいえ、これらの場所は「オープンな環境」のため、部外者の人が絶えず往来します。会議の内容が周囲に筒抜けである分、情報漏洩に繋がることもあるのです。

一方の貸し会議室は、部外者が入り込めないセキュリティ性の高い場所で会議ができます。室内の防音性の高さにも定評があり、情報漏洩の心配が少ない分、「機密性の高い情報を扱うミーティングや会議」を開催する場合は、貸し会議室の使用がおすすめです。

参加者の都合に合わせて開催場所を選べる

会議室やミーティングスペースを所有する企業であれば、自社内でミーティングや打ち合わせを行うことも可能です。しかし、遠方の取引相手と会議をする場合は「移動するのが大変」「自社に呼ぶのが難しい」というケースも珍しくありません。そんな時に貸し会議室を利用すれば、遠方の企業同士で移動の負担を軽減して会議を行えます。また「本社が分かりにくい場所にある」という場合においても、アクセス性に優れる貸し会議室であれば、取引相手も容易に足を運ぶことが可能です。

おまけに通信環境が整っている貸し会議室を使えば、Web商談やWeb会議もカンタンに開催できます。端的に言えば「取引相手にまったく移動の負担をかけずに会議が行う」こともできるのです。

AP貸し会議室では、会場の準備やセッティング、後片付けに至るまで常駐スタッフにすべておまかせできます。「Web商談やWeb会議を開きたい」「会議の準備や後片付けに手間をかけたくない」という方であれば、AP貸し会議室をご利用してみてはいかがでしょうか。以下では、実際に貸し会議室で展示会を開催したい方に向けて、貸し会議室のレンタル方法について詳しく解説します。

貸し会議室をレンタルする具体的な方法は?

最後に、「展示会・イベント開催のために貸し会議室を借りたい!」という方に向けて、貸し会議室のレンタル方法を解説しましょう。貸し会議室の予約方法は、会議室を提供する企業によって異なりますが、AP貸し会議室では、お電話やEメール・FAXで相談をした後に、仮予約、正式予約という順序で会議室の予約をする流れです。

会議室の基本的な探し方

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「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

  1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2. 仮予約の受付をする
  3. 正式申し込みをする
  4. 詳細の打合せを行う
  5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

AP貸し会議室でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。

貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認の上、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います(※収容人数分のテーブル・椅子、セッティング費用も使用料に含まれています)。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、AP貸し会議室と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、AP貸し会議室を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

今回は、ミーティング・打ち合わせに最適な貸し会議室を初め、会議室の具体的な選び方や予約方法などを詳しく紹介しました。会議室の予約方法は先に挙げた通りですが、取引先との都合などで「急に会議をする場所が必要になった!」というケースも少なくないでしょう。

このような場合でも、AP貸し会議室では「当日予約」と「当日のご利用」が可能です。まずは、お電話等で貸し会議室に空室があるかどうかご確認いただき、空室がある場合に限り会議室をご利用頂けます。「貸し会議室をすぐ予約して使いたい!」という方でも、AP貸し会議室に是非ご相談ください。

① 東京 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >> ② 名古屋 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >> ③ 大阪 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >>


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