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展示会・イベントに貸し会議室|ミーティングスペースAP

「展示会やイベントの開催に最適な貸し会議室」をはじめ、「貸し会議室の選び方」から「具体的な予約方法」に至るまでを詳しく紹介します。展示会やイベント開催の会場選びに迷っている方であれば、当コンテンツを参考にし、展示会やイベントに適した貸し会議室を検討してみてください。

企業の新商品プロモーション、絵画や骨董品の展覧会、ネット回線を用いたオンライン展示会に至るまで、日本国内では様々な展示会が開催されています。開催目的は様々ですが、「企業で展示会を開きたい」と考えた場合、会場選びに迷ってしまうこともしばしばです。「何を基準に会場を選べばいいの?」「どうやって会場を探す?」とお悩みの方であれば、貸し会議室を検討してみてはいかがでしょうか。

展示会やイベントの開催に最適な貸し会議室は?

以下は、AP貸し会議室が誇る「展示会・イベントの開催におすすめの貸し会議室」です。会議室のレイアウトや窓の有無など、より詳しい情報を知りたい方であれば「詳細はこちら」を選択してください。

  • 会議室F+G

    400㎡を超える広大な会議室
    大型イベントも楽々開催

    会議室の広さ:494㎡

    最大収容人数:440名

    基本料金/1H:¥93,000

    「日本橋駅」より徒歩2分
    「東京駅」より徒歩5分

  • 会議室A+B+C+ロビー

    広々としたロビーが使用可能
    ワンフロア貸し切りの会議室

    会議室の広さ:577㎡

    最大収容人数:405名

    基本料金/1H:¥96,000

    JR「新橋駅」
    銀座口から徒歩1分

  • 0813_003-1024x768.jpg

    リーズナブルな価格と、白を
    基調とした清潔感が魅力

    会議室の広さ:426㎡

    最大収容人数:324名

    基本料金/1H:¥54,000

    JR「浜松町駅」
    北出口より徒歩約7分

  • 会議室H+I

    周辺にホテルや駐車場多数、
    遠方の来客が多い展示会に

    会議室の広さ:262㎡

    最大収容人数:216名

    基本料金/1H:¥32,000

    JR「新宿駅」
    中央西口から徒歩6分

  • 会議室A+B+C+D

    陽当たり良好、自然光を
    取り入れたい展示会に最適

    会議室の広さ:274㎡

    最大収容人数:230名

    基本料金/1H:¥47,000

    JR「渋谷駅」
    ハチ公改札口より徒歩1分

  • 会議室A+B+C

    展示会をはじめ、研修や
    各種セミナーにもおすすめ

    会議室の広さ:273㎡

    最大収容人数:220名

    基本料金/1H:¥41,000

    JR「秋葉原駅」
    中央改札口より徒歩5分

  • 会議室F

    落ち着いた空間のデザインは
    芸術作品の展示会にぴったり

    会議室の広さ:207㎡

    最大収容人数:182名

    基本料金/1H:¥35,500

    JR「品川駅」
    港南口より徒歩6分

  • 会議室H+I

    窓の解放OK!オープンな
    部屋で展示会を開催できます

    会議室の広さ:231㎡

    最大収容人数:242名

    基本料金/1H:¥31,000

    JR「横浜駅」
    西口より徒歩6分

  • 会議室C

    音響設備と映像設備が充実
    オンライン展示会に是非

    会議室の広さ:276㎡

    最大収容人数:224名

    基本料金/1H:¥40,000

    JR「市ヶ谷駅」より徒歩1分

なお、当コンテンツでは「東京の主要駅周辺」の貸し会議室を中心に紹介しましたが、AP貸し会議室は関西や東海エリアでも貸し会議室を展開しています。「大阪で展示会を開催したい!」「名古屋の駅から近いイベント会場を探している」という方であれば、以下のページをご参照ください。大阪と名古屋のエリア別に、AP貸し会議室をご確認いただけます。

貸し会議室で展示会・イベントを開催できるの?

展示会の開催を検討している方の中には、「そもそも貸し会議室で展示会なんてできるの?」という疑問を持つ方もいるかもしれません。

結論を言えば、「貸し会議室でも展示会やイベントの開催は可能」です。貸し会議室は「会議室」という名前と裏腹に、200㎡や300㎡前後の「ちょっとしたイベントホール」と見紛う広さを持つ会議室が数多く存在します。展示に必要な広いスペースを確保しやすい上、「テーブルや椅子、照明設備といった展示会に必要な備品も利用できる」ことから、貸し会議室は展示会を開催するのにうってつけなのです。

おまけに、貸し会議室は、駅やバスターミナルから徒歩圏内という「アクセス性に優れる場所」に位置することが多いので、「来場者を展示会場に招待しやすい」という利点もあります。趣味やビジネスを問わず、展示会の開催を検討している方であれば、開催場所の候補に貸し会議室を加えてみては如何でしょうか。

貸し会議室を選ぶ基準は?

展示会・イベントの開催におすすめの貸し会議室は、先の項で紹介した通りですが、実際に展示会やイベントの開催を検討する場合、何を基準に会議室を選べば良いのでしょうか。以下では、より目的に合った会議室を選びやすくするため、「展示会やイベントを開催する会議室を選ぶ基準」を解説します。展示会やイベントを開催する目的は様々ですが、以下の5点に注意して会場選びをするのが賢明です。

  1. 会場の広さ・面積
  2. アクセスのしやすさ
  3. 搬入のしやすさ
  4. 会場設備・備品
  5. パーティープランの有無

会場の広さ・面積

展示会やイベントの開催を目的とする場合、貸し会議室は「十分な展示スペースを確保できる広さの部屋」を選びましょう。展示スペースが窮屈だと、会場内の移動が困難となってしまうケースもしばしばです。貸し会議室は、会議室(またはレイアウト)ごとに「収容人数」が設定されているため、会場の広さを想定する目安として活用してください。

アクセスのしやすさ

展示会を開く際は、「来場者が足を運びやすい場所の会場」を選定しましょう。貸し会議室は、駅から徒歩圏内の「アクセスのしやすい場所」に位置するケースが多いため、会場までの移動に困るケースは少ないかもしれません。ですが、遠方からの来場者を想定している場合は、空港から会場までの移動時間などを考慮する必要もあります。

搬入のしやすさ

展示会を開くには、会場へ展示品を搬入する必要があります。そのため、貸し会議室は「展示品を問題なく搬入できるかどうか」も考慮してください。例えば、雑貨や書籍のように小さな展示品であれば、それほど苦労をせずに会場へ搬入が可能です。しかしアンティーク家具や調度品のように大型の展示品が多い場合は、搬入口の広い会場でなければ、展示品を会場に持ち込めないといったケースもあります。貸し会議室の場合は、大きな搬入口を備えているケースが多いものの、事前に搬入口の有無や大きさを確認しておくことをおすすめします。

会場設備・備品の豊富さ

会議室の広さやアクセスのしやすさに加え、会場を選ぶ際は「どんな設備や備品があるのか」も見逃せないポイントです。例えば、展示会の催し物で、主催者が挨拶や対談などを行う際は、マイクやスピーカーといった「音響設備」が必要となることもあるでしょう。また、オンライン展示会を行う場合は、高速で確実なネットワーク回線やカメラといった「配信設備」が欠かせません。貸し会議室によって、利用できる設備や備品、使用料などは異なるため、オフィシャルサイトやパンフレットを通じて事前に確認しておくことを推奨します。

パーティープランの有無

このほか、パーティープランの有無も調べておくのも良いでしょう。貸し会議室は、「室内で料理やドリンクを楽しめるパーティープラン」 を用意しているケースも少なくありません。会議室の予約と併せてパーティープランを利用すれば、展示会・イベントの後に関係者同士でちょっとした打ち上げやパーティーを楽しむことができます。

以上の点に配慮をすれば、展示会・イベントの開催に最適な貸し会議室をレンタルしやすくなるでしょう。ただし、人気の高い貸し会議室は、早期に予約を受け付けていることも多く「予約しようと思ったらすでに埋まっていた」というケースもしばしばです。そのため、展示会やイベントの開催が決定したら、早い段階で貸し会議室を押さえておくことを推奨します。AP貸し会議室は「1年後の日程も予約が可能」です。今すぐ会議室をレンタルしたい方や、来年の準備のために会場を押さえておきたい方であれば、AP貸し会議室のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

貸し会議室で展示会・イベントを開催するメリットは?

貸し会議室で展示会・イベントを開催するメリットは?

最適な貸し会議室や選ぶ基準を紹介できたところで、貸し会議室で展示会やイベントを開催するメリットを解説します。概要の項で紹介した「アクセス性に優れる」「来場者を招待しやすい」以外に、貸し会議室にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

規模に合わせて開催場所が選べる

貸し会議室以外にも、展示会はイベント会場や多目的ホールでも開催できます。しかし、大きなイベント会場や多目的ホールは面積が必要な分、駅から離れた(繁華街から離れた)広い土地に建てられているケースが多く、アクセス性に劣ることも珍しくありません。おまけにイベント会場や多目的ホールは会場の数が少なく、好みの広さを選びにくいこともあります。無駄に広い会場を選んでしまった結果、「賃料が余計にかかってしまう」という可能性もあるのです。

一方の貸し会議室は、数ある部屋の中から規模に合わせて広さを選べるため、無駄な賃料が発生しにくい特徴があります。以上の点から、貸し会議室はコストや汎用性の面でも高いポテンシャルを発揮しやすいのです。

セッティングから後片付けまでまかせられる

例えば、オンライン展示会のように設営で配信機材が必要となる場合、ITの専門知識がないと会場設営が困難なケースもあります。AP貸し会議室は、会場の準備やセッティング、後片付けに至るまで常駐スタッフがすべて対応可能です。加えて、AP貸し会議室では配信に必要な通信環境や備品のレンタルも行っているため、展示品をご準備いただくだけで「手ぶらで展示会やイベントを開催する」ことも可能です。

「展示会は開きたいけど準備や片付けが大変そう…」「開催に何が必要なのかわからない」という方であれば、AP貸し会議室を利用してみてはいかがでしょうか。以下では、実際に貸し会議室で展示会を開催したい方に向けて、貸し会議室のレンタル方法について詳しく解説します。

貸し会議室をレンタルする具体的な方法は?

最後に、「展示会・イベント開催のために貸し会議室を借りたい!」という方に向けて、貸し会議室のレンタル方法を解説しましょう。貸し会議室の予約方法は、会議室を提供する企業によって異なりますが、AP貸し会議室では、お電話やEメール・FAXで相談をした後に、仮予約、正式予約という順序で会議室の予約をする流れです。

会議室の基本的な探し方

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「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室一覧を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

  1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2. 仮予約の受付をする
  3. 正式申し込みをする
  4. 詳細の打合せを行う
  5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

AP貸し会議室でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。

貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認の上、郵送やEメール、FAXで正式な申込書提出を行います(※収容人数分のテーブル・椅子、セッティング費用も使用料に含まれています)。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打合せをします。開催後に懇親会をする際は、AP貸し会議室と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、AP貸し会議室を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

今回は、展示会やイベントの開催に最適な貸し会議室を初め、会議室の具体的な選び方や予約方法などを詳しく紹介しました。

当コンテンツで紹介した展示会やイベントの開催をはじめ、貸し会議室は様々な用途にご利用いただけます。一般的な会議やミーティングはもちろんのこと、株主総会や短期オフィス、忘年会の会場や企業の新製品発表会に至るまで、使い道は無限大と言っても過言ではありません。用途を問わず「広いスペースを確保したい!」という方であれば、AP貸し会議室に是非ご相談ください。

① 東京 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >> ② 名古屋 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >> ③ 大阪 でオススメのミーティングスペースAP 一覧 をご紹介します >>


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