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会議でのオブザーバーの役割とは

会議には、特別な役割を与えられた人が参加する場合があります。オブザーバーもその1つです。オブザーバーには、傍観者という意味があり、特定の場合を除けば発言することも認められていません。ここではオブザーバーについて説明していきます。

オブザーバーとは会議の「傍聴者」

オブザーバーには、「傍聴者」や「立会人」、「第三者 」という意味があります。この意味通り、オブザーバーとは、会議に立ち会って傍聴する役割を与えられた人のことです。議決権や発言権はほとんどなく、会議の進行役から意見を聞かれたときなどの限られた場合だけ発言が認められています。

オブザーバーが必要な理由とは

オブザーバーに議決権や発言権がないということを知ると、「なぜオブザーバーという役割があるの?」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。そこで、オブザーバーが必要な理由を以下に紹介していきます。必要な理由は大きく分けて3つあります。

理由1:監視されることで、コンプライアンスが守られる
会議では、参加者の都合で結論を出してしまったり、十分な議論をしないで会議を終わらせてしまったりと、好ましくない形で進んでしまうケースもあります。しかし、第三者であるオブザーバーがいることによって緊張感が生まれ、話し合いをおざなりにできない雰囲気になるでしょう。
また、何年も継続していることに関しては「例年通りこうしましょう」と結論づけることも多くあるのではないでしょうか。その慣習がコンプライアンス違反であったとしても、当事者は「昨年も一昨年もこうしているのだから問題ない」と感じてしまいます。そこに、第三者であるオブザーバーが参加することによって客観的な視点を入れることができるのです。会議中は発言権がありませんが、会議終了後に参加者や責任者に、進言・相談することでコンプライアンスを遵守させることができるのです。
理由2:新人をオブザーバーとして参加させることで、スキルアップがはかれる
会社や部署のなかには、新入社員や他の部署からやってきた新人をオブザーバーとして参加させて、会議の流れや雰囲気を学ばせているところもあります。また、実際に会議に参加することによって研修の資料や講義では学べない情報などについても知ることができます。このように、新人のスキルアップにも役立ちますし、新人が参加者の立場として会議に参加することになったときに早く馴染むことができるでしょう。

理由3:オブザーバーとして会議に参加することで、進行情報などが把握できる
プロジェクトの責任者などがオブザーバーとしてプロジェクトの各チームの会議に参加することもあります。そうすることによって、プロジェクトの進捗状況や、進め方を知ることができます。さらに、責任者が参加することによって会議の雰囲気が締まり、ほどよい緊張感のもと会議を進められるでしょう。

会議には積極的にオブザーバーを受け入れることが大切

会議は決まったメンバーで行うことが多く、外から閉鎖されたものになりがちです。外から見えていないという環境は、意識的・無意識的に関わらず、悪い方へ向かってしまうことがあるということに注意が必要です。上記に具体例として挙げたように、当事者が気づいていなくても慣習がコンプライアンス違反となっている可能性もあるのです。開かれた環境にするために、オブザーバーを積極的に受け入れる・設けることが大切なのです。新人がオブザーバーで参加している場合には、「新人に甘く見られないように」、「新人によいところを見せられるように」とモチベーションが上がります。プロジェクトの責任者などがオブザーバーとして参加している場合には「少しでも現状の大変さを理解してもらえるように」、「よい評価をしてもらえるように」と気合を入れて会議に参加できるでしょう。このように、オブザーバーを受け入れることにはさまざまなメリットがあるのです。

以上、オブザーバーの概要と、必要とされる理由など、オブザーバーについて詳しく説明しました。これを参考に会議でオブザーバーを設けることを検討してみてください。

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