会議のお役立ち情報

エビデンスとは

エビデンス（evidence)は、本来は医療用語や学術用語として使われており、｢根拠」という意味があります。

ビジネスの場面では、「根拠」や「証拠」または「裏付け 」という意味合いで使われています。例えば、「その資料、エビデンスとして残しておいて」というのは「その資料を、証拠として残しておいて」という意味だということです。

エビデンスの大まかな用途として、例えば以下のような使い方があります。

• 「エビデンス（証拠）を残しておきたいから、そのメールを保存しておいて」
• 「昨日の会議の話に関してだけど、エビデンス（根拠）はあるの？」

端的にいえば、「根拠」や「証拠」を言い換えたものであれば、エビデンスの使い方として自然な言い回しとなります。本来使用されていた医療業界はもちろんのこと、現代におけるエビデンスは、IT業界や金融業界などさまざまなビジネスシーンで使用されています。

会議におけるエビデンスの重要性とは

エビデンスが何かについてはご理解いただけたと思います。ここからは会議におけるエビデンスの重要性について説明していきます。結論からいいますと、「会議においてエビデンスがあること」「そのエビデンスが正確であること」の2点が大切です。この理由は、大きく3つあります。

• 現実的なラインで会議をするため
• 発言や提案に説得力を持たせるため
• 失敗の原因を明らかにするため

現実的なラインで会議をするため

1つ目は、会議において現実的なラインで会議をするためです。

例えば、製造業の企業が「今年度は商品Aの生産を○○％増加させたい」という意見を出したとしても、その理由が「なんとなく」や「自分が商品Aを開発したから」では話になりません。こうした理由には、根拠がありません。根拠がないのに、商品Aの生産を増加させることはできないでしょう。

一方、会議でエビデンスがあると、現実的な話し合いが実現可能となるのです。

「商品Aは○○％の売り上げ増加が見込まれるから」といった理由、その根拠として「△△省の調査によると、市場が大きくなっている」、「商品Aは毎月○○％ずつ売り上げが伸びている」などの確かな根拠があれば、ビジネスで判断を下しやすくなります。この仮説が妥当であれば、商品Aの生産を増加するという決定にもつながるでしょう。

発言や提案に説得力を持たせるため

2つ目の理由は、発言や提案に対して説得力が生まれるからです。上記の例を見ていただければわかるように、エビデンスの有無で説得力に大きな差が生まれます。エビデンスが正確かつ具体的であればあるほど、その説得力も強くなります。「会議で周囲を納得させたい」「新しいビジネスを提案したい」という状況においては、エビデンスの存在が何よりも重要です。

これは会議だけに限らず、営業活動の成否においても同じことがいえます。「〇〇という確かな根拠から御社に△△のメリットがある」という営業であれば、強い説得力から契約に至る可能性も高くなります。よほどの話術や信頼関係がなければ、どんな商品やサービスを売り込んでも、エビデンスもなしに信用を得ることは難しいでしょう。

失敗の原因を明らかにするため

最後の理由は、責任や原因がどこにあるかを明らかにするためです。確かにエビデンス（根拠や裏付け）があれば、会議自体は成功しやすくなります。ですが、「会議で決定したこと」が必ずビジネスで成功するとは限りません。例えば、会議で「〇〇の根拠があるから△△の事業を始めよう」という決定が下っても、結果的に事業が失敗してしまうことも珍しくありません。

このような時でもエビデンスがあれば、失敗した原因や理由などを推測しやすくなり、今後の企業運営や事業展開などに活かすことができます。逆に、エビデンスがなければ「なぜダメだったのか」が不明瞭となり、同じ失敗を繰り返しやすくなるでしょう。矛盾しているようにも聞こえますが、「リスクヘッジ」という意味合いにおいても、エビデンスは重要な存在となるのです。

以上3点の理由を挙げましたが、結論としては「会議やプレゼンの際にしっかりエビデンスがあると説得力が増し良い効果が得られる」という点に尽きます。会議を開催する立場の方、参加する従業員の方を問わず、会議においてエビデンスは重要な存在となるのです。

エビデンスの存在が特に重要となる会議とは？

数ある会議の中でも、エビデンスは「役員会議」や「キックオフミーティング」などの開催において特に重要となります。

役員会議

役員会議とは、端的にいえば「企業の方向性を決めるための会議」です。会社の組織体制や資金調達のあり方、代表取締役の選定などを行います。企業運営の最高意思決定会議となるため、ビジネスにおける会議の中でもトップクラスに重要となる会議です。

企業そのものの方向性がこの役員会議で決定するので、エビデンスの重要性をあえて説明する必要もないでしょう。根拠や裏付けもなしに役員会議を行っては、「何となく」という不安定な形で企業運営が行われることになります。高い安定性を保って企業運営を行うには、役員会議の場でも相応のエビデンスが必要なのです。

キックオフミーティング

ここでいう「キックオフミーティング」とは、新しい事業やプロジェクトを立ち上げる際に、メンバーの顔合わせや概要の解説などを行う会議です。いわば、事業やプロジェクトのスタートダッシュを決める重要な会議で、エビデンスの有無によって成否が大きく変化します。

端的にいえば、エビデンスがなければ参加者同士のモチベーションや今後の方向性に影響がでるのです。「新規事業がなぜ重要なのか」「プロジェクトが成功する根拠は何か」をエビデンスで示さなければ、参加者全員が納得して事業をスタートできません。反対にエビデンスが整っていれば、参加者全員が同じ方向を向いて事業をはじめられるので、よりプロジェクトを成功させやすくなるのです。

なお、キックオフミーティングについては、以下のコラムでも詳しく紹介しています。キックオフミーティングの進め方やおすすめの開催場所などを知りたい方であれば、ぜひご参照ください。

この他にも、従業員のコーチング会議や製造業におけるスケジューリング会議など、会議の種類はさまざまですが、効果的な会議にはエビデンスが重要である点を留意しておきましょう。

会議を開催する際の注意点

エビデンスは、有意義な会議を行うのに役立つ一方、使用する際に注意すべき点がいくつか存在します。

混同されやすい言葉に注意する

エビデンスは根拠・裏付けなどを意味する単語ですが、ビジネスや会議で使用される言葉には、似た意味を持つ言葉も少なくありません。いずれもエビデンスと混同されて使用されるケースが多いため、違いを覚えておきましょう。具体的な用語は、以下の通りです。

• エビデンス：根拠、裏付け、証拠など
• プルーフ：証明、証拠など
• ファクト：事実、実際に発生した事例など
• ソース：情報源、出所など

エビデンスやプルーフなどは、それぞれ「証拠」という点で意味合いは同じなので、ビジネスではほぼ同義で使用されます。ファクトやソースは、それぞれ事例や情報源などを意味するため、会議の場だと「エビデンスを補足する言葉」として使われます。

会議のセキュリティ性に配慮する

ちょっとしたミーティングや案件の進捗確認などであれば、特にエビデンスがなくても問題ありません。一方、役員会議やキックオフミーティングなどエビデンスが重要となる会議は、いずれも「重要度が高い情報を扱う」という特徴があります。したがって、会議を設定する場所も、セキュリティ対策が整った場所を設定しましょう。万が一、会議の内容が外部に流失してしまえば、企業に甚大な損害をもたらす可能性もあります。

セキュリティ性が高い場所として、「貸し会議室」の利用がおすすめです。貸し会議室は、文字通り時間単位で会議室をレンタルできるサービスですが、機密性や防音性に優れています。そのため、役員会議やキックオフミーティングを行う場としても最適です。おまけに、貸し会議室は部屋の広さを選べるので参加人数が増えても収容がしやすく、アクセス性にも秀でているので遠方からの参加も容易です。

貸し会議室の選び方については、以下のコラムでも詳しく解説をしています。エビデンスの有無にかかわらず、会議やミーティングの用途に最適なので、会議の際は貸し会議室のレンタルを検討してみてはいかがでしょうか。

エビデンスという言葉を有効に活用しよう

今回は、「エビデンス」という言葉の意味と使い方、会議におけるエビデンスの重要性について説明してきました。会議においては憶測で意見するのではなく、理由と根拠の明確にして意見することが大切です。そうすることによって、会議は現実的な話し合いになりますし、発言に説得力が生まれるというわけです。会議をはじめ、ビジネスを有効に進めるために、エビデンスという言葉を積極的に使用しましょう。