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キックオフミーティングの目的と注意点

キックオフミーティングとは、プロジェクトを立ち上げる際に行う会議のことです。「なぜ必要なの?」と疑問に思っている方もいらっしゃるでしょう。ここではキックオフミーティングの目的と注意点について紹介していきます。

キックオフミーティングを行う目的

プロジェクトを立ち上げる際に行うキックオフミーティングは、その後のプロジェクトの進行に影響する重要な会議になります。なぜならキックオフミーティングは、プロジェクトメンバーをまとめる機会となるからです。プロジェクトを立ち上げた段階では、メンバーはプロジェクトの目的を知らないことがほとんどです。何に向かってこの業務を行っているのか、どのような目的でプロジェクトを行っているのかわからなければ、意欲も湧きません。そこで、プロジェクトメンバー全員のモチベーションを高め、ベクトルの方向をあわせるためにキックオフミーティングが必要となるのです。

キックオフミーティングの内容

それでは具体的にキックオフミーティングでは何を行うのでしょうか。もちろん会社やプロジェクトによって具体的に話す内容は変わりますが、重要な項目は共通しています。その重要な項目を以下に見ていきましょう。

・プロジェクトの目的
・プロジェクトの概要
・日程やコスト
・プロジェクト体制(顧客体制やメンバーに期待する役割)
・メンバーの自己紹介
・プロジェクトの進捗管理方法や作業の進め方
・報告ルールや連絡手段
・各種会議体(各種会議の位置付けや、それぞれの出席者について)
・質疑応答

これが基本的にキックオフミーティングで話す内容となります。これを参考に、立ち上げるプロジェクトにあわせて必要な情報を盛り込んでいきましょう。

キックオフミーティングを行う際の注意点

目的と内容について理解していただいたところで、次に、キックオフミーティングを行う際の注意点について紹介していきます。大きく分けて3つの注意点があります。
注意点1:プロジェクトのリーダーは考え方や方針を固めておく
プロジェクトのリーダーをする方は、キックオフミーティングの前に、考え方や方針を固めておきましょう。キックオフミーティングでは「このためにプロジェクトを進めていく」といった明確な目的と、「これをこうすれば成功するはずだ」といった自信のある発言をリーダーがすることで、メンバーに安心感を与えたり、意欲を湧かせることができるでしょう。逆にリーダーの方針が定まっていないようでは、メンバーは「この人についていっても大丈夫かな」と不安に感じたり、「何に向けて頑張ればよいの?」といったようにモチベーションが下がったりすることにもつながりかねません。そのため、キックオフミーティングの前には必ず考え方や方針を固めておきましょう。

注意点2:メンバー全員に自己紹介させる
キックオフミーティングでは、必ずプロジェクトメンバー全員に自己紹介させましょう。プロジェクトが始まると、ほかのメンバーとの交流が少ないこともよくあります。そのため、キックオフミーティングの際にメンバー間で交流を図っておく必要があるでしょう。ほかのメンバーの顔や名前を知っていれば、「あの人に負担をかけないように頑張ろう」といったようにメンタル的によい影響を与えることも多いですし、何かあったときには、普段かかわらないメンバーにも相談しやすい環境をつくることができるからです。このようにチームビルディングを行うことでプロジェクト全体によい影響を与えるでしょう。

注意点3:プロジェクトの目的を必ず伝える
プロジェクトの目的を伝えることはマストです。この目的に向かって業務を行っていくという、マクロ的な視点を伝えることで、プロジェクトメンバーのベクトルを統一することができます。また、目的を共有することによって「その目的のためであれば、こうしたことができるのではないか」といったようにメンバーがさまざまなアイデアを創出することもあるでしょう。あるいは、報告・連絡・相談は必要不可欠ではありますが、後で細かい指示をしなくてもメンバーが自分たちで考えて行動することができます。プロジェクトメンバーにしっかり伝わるように、目的を話す際には強調してください。「伝わるように伝える」ことが大切です。

キックオフミーティングの目的と注意点についてご理解いただけたでしょうか?キックオフミーティングはプロジェクトの内容を伝える最初の機会であると共に、メンバーの士気にかかわる大事な機会でもあります。プロジェクトを成功させるためにも、上記のことに注意しながらキックオフミーティングをすることをおすすめします。

なお、新しいプロジェクト立ち上げの会議となりますので、気分を変えて社外で行ってみるのも1つの手です。プロジェクトのメンバーが心機一転、同じ目的に向けて走り出すこの機会に、結束が強まりやすくなるかもしれません。

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