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キックオフミーティングの目的や注意点は?どこで開催すべき?

キックオフミーティングは通常のミーティングとは異なり、新しいプロジェクトを開始する際に最初に行われるミーティングのことです。今回は、キックオフミーティングの目的や注意点、ミーティングの開催場所について説明します。

プロジェクトの目的や内容によって、キックオフミーティングの内容は変わってきます。参加者は社内の人だけの場合もありますが、取引先の人も参加する大人数のものなど、ミーティングの規模もさまざまです。その中でも、キックオフミーティングの共通点は明確な目的があるという点です。

キックオフミーティングを行う目的

プロジェクトを立ち上げる際に最初に行う会議であるキックオフミーティングには、さまざまな目的があります。中には「億劫でミーティングがあまり好きではない」という人もいるのではないでしょうか。しかし、目的を知ることで会議に臨む気持ちが変わるかもしれません。キックオフミーティングには、主に以下のような目的があります。

  1. プロジェクトの概要把握
  2. メンバーの顔合わせ
  3. 方向性を合わせる
  4. 参加メンバーのモチベーション向上

プロジェクトの概要把握

新しいプロジェクトメンバーに選出された人は、最初にプロジェクトの概要を把握する必要があります。プロジェクトの内容、メンバー、スケジュールなど、参加メンバー全員にしっかりと共有しなければなりません。プロジェクト開始前に、全員で疑問や不明点をクリアにしておくことで効率良く仕事を進めることが可能です。

メンバーの顔合わせ

キックオフミーティングは、メンバー同士の顔合わせの目的があります。プロジェクトメンバーは社内の知っている人だけとは限りません。社内外を問わず、顔も名前も知らない人と仕事を始めることに不安を覚える人もいます。最初にお互いの顔を知っていれば、メンバー同士が仕事を進めるうえで安心感につながるでしょう。円滑に仕事を進行させるだけではなく、お互いの信頼関係を徐々に深めていくためにも、最初に顔合わせをしておくことは重要なのです。

方向性を合わせる

プロジェクト開始前は、方向性をきちんと確認し、全員が同じ方向を向いてスタートする必要があります。どのようなプロジェクトにおいても、最初から方向性がずれていては良い結果をもたらしません。スタートラインに立つ時は、キックオフミーティングを行い、プロジェクトのメンバー全員で同じ方向を向いてスタートしましょう。

参加メンバーのモチベーション向上

キックオフミーティングをする目的の1つに、メンバーのモチベーションアップが挙げられます。新しいことを始めるのですから、意欲的にスタートを切りたいものです。プロジェクトを成功させるには、メンバー全員一丸となって取り組めるようにキックオフミーティングでモチベーションをアップしてスタートしましょう。

キックオフミーティングの方法は?

キックオフミーティングの方法は、主に3つあります。

キックオフミーティングの主な方法
種類 特徴
対面式 ・社内の会議室やコミュニティールームに直接集まる方法
・直接顔を合わせられる分、メンバーの一体感を生み出しやすい
・メンバーにテレワークや在宅勤務の人がいると招集が難しくなる
Web会議システム ・インターネットを通じてオンライン上でミーティングを行う方法
・遠方のメンバー同士でも顔を合わせられる
・接続できるメンバー数が限られるので少人数のプロジェクト向き
チャットツール ・テキストベースでミーティングを行う方法
・遠方のメンバーも参加できるうえ、大人数のプロジェクトでも対応しやすい
・メンバーの顔合わせはできないため、プロジェクトの一体感が生まれにくい

対面式

社内の会議室やコミュニティールーム、レンタルスペースなどにメンバーが集まって会議を行う方法です。人数に応じた広さの場所を用意します。現場に集合してお互いの顔をしっかりと確認ができます。

Web会議システム

通信技術の発達に伴い、令和の現代ではWeb会議システムを利用したキックオフミーティングを行うケースも増加しています。対面式と同様に、プロジェクトメンバーの顔を確認できるため、同じ場所にいなくても一体感を生み出すことが可能です。ただし、一度に接続できる人数が限られているため、大人数の参加には不向きです。少人数でのキックオフミーティングに向いています。

チャットツール

キックオフミーティングは、チャットツールを利用して行うことも可能です。会議のやりとりは、テキストで情報共有を行います。プロジェクトメンバーの顔を見ることはできませんが、プロジェクトの内容確認、スケジュールの把握などは問題なく共有できます。いずれの方法も、メリットとデメリットを把握したうえで選択すると良いでしょう。以下の項からは、キックオフミーティングの具体的な進め方について解説をします。

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングを進めるうえで、予めやり方を決めておくとスムーズに行うことが可能です。無駄なく短時間で効率良くミーティングを進められるように学んでおきましょう。キックオフミーティングの具体的な進め方は、以下の手順です。

  1. 方向性の提示
  2. 具体的な体制の説明
  3. 自己紹介
  4. 質疑応答

方向性の提示

キックオフミーティングでは、最初にプロジェクトの方向性を明確にしましょう。方向性をはっきりさせるためには、プロジェクトの目的と目標を両方提示するのが大切です。目標は常に目の前に掲げていられる方が、方向性を見失った時の修正が容易になります。この目的と目標は、なるべくシンプルでわかりやすくしましょう。これは目的と目標の説明が長いと、プロジェクトのメンバー全員が理解できない可能性が高くなるためです。

具体的な体制の説明

プロジェクトの体制は、円滑に作業を進めるために必要です。プロジェクトメンバー全員が、自分の役割を知ることができ、作業を進めるうえで安心感を得やすくなります。また、他の人の役割を知ることは、作業が進む中で誰に相談するのが良いのかが明確になります。プロジェクトの進行中にメンバーがいつでも体制を確認できるよう、体制図を作ることをおすすめします。

自己紹介

キックオフミーティングでは、プロジェクトメンバーの自己紹介を組み込むのも手です。特に、複数の部署からメンバーを招集している場合は、メンバー同士で顔と名前を覚えてもらうことで、コミュニケーションを円滑にする効果が得られます。とはいえ、大人数で自己紹介するのは時間もかかるため、プロジェクトメンバーが少ない場合のみ自己紹介を行うのが理想です。人数が多い場合は、プロジェクトの責任者やリーダーのみが自己紹介を行います。

質疑応答

プロジェクトをスタートさせるうえで不明な点や疑問点がある場合は、できるだけ早い段階で解決しておく必要があります。そのため、キックオフミーティングの最後には不明点などを確かめる質疑応答を行う時間を設けてください。質疑応答の場できちんと意見を出し合うことができると、プロジェクトの成功も見えてきます。

キックオフミーティングの注意点

キックオフミーティングをスムーズに行うために、以下の4点を確認しておく必要があります。

  1. ミーティングを行う時期
  2. ミーティング方法の選択
  3. 難しい用語を多用しない
  4. 問の時間をとりすぎない

ミーティングを行う時期

キックオフミーティングは、プロジェクトの開始前に行うべきミーティングです。準備に不備があり、ミーティングを行う日時がプロジェクトの始動後になってしまったという失敗談も少なくありません。とはいえ、あまりに早い時期にキックオフミーティングを行うと、メンバーがプロジェクトに挑むモチベーションを維持しにくくなります。そこで、キックオフミーティングを行う場合は、プロジェクト開始の約1週間前を設定しましょう。

ミーティング方法の選択

キックオフミーティングは、可能な限りメンバーの顔が見られるような形式でセッティングできるようにしましょう。顔を知らない人と新しいプロジェクトを始めることに、不安を覚える人は少なくありません。テレワークや在宅勤務の方が増えた現代では、対面式のミーティングをセッティングするのが難しいため、Web会議システムを利用したミーティングをおすすめします。Web会議システムであれば、遠方のメンバーでも参加がしやすいうえ、互いの顔を確認するのも容易です。

難しい用語を多用しない

プロジェクトのメンバーに社外の人がいる場合、またはメンバー同士のスキルに差がある場合、キックオフミーティングで難しい用語の使用は避けた方が良いでしょう。難しい用語を並べ立てても、相手に伝わらなければ意味はありません。どうしても専門用語を使わなければならない場合は、しっかりと説明をしながら進めましょう。

質問の時間をとりすぎない

キックオフミーティングなので、わからないことがある場合は質問をして不明点をクリアにするのはとても大切です。しかし、延々と質問に回答するのは適切ではありません。ミーティングが間延びしてしまい、メンバーの士気が低下しやすくなります。そこで、質問の時間を予め決めておき、時間内に終わらせるように心掛けましょう。ミーティングの参加メンバー全員が知っておきたいことであれば、ミーティング中に解決しておく必要があります。一方、個人的にクリアにしておきたいことであれば、メール等で個人的に質問を受け付けると良いでしょう。

キックオフミーティングはどこで開催すべき?

招集するメンバーが同じ職場内にいるケースにおいては、企業内の会議室やミーティングスペースで事足ります。とはいえ、プロジェクトのメンバーにテレワーク中の社外の人がいる場合、ミーティングのために足を運んでもらうのは難しいでしょう。加えて企業内に通信設備を備えた会議室がない場合、Web会議システムを使ったキックオフミーティングを行うことも困難です。

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そこでキックオフミーティングを開催する場合は、時間単位で会議室をレンタルできる貸し会議室の使用をおすすめします。

貸し会議室は、交通の要所となる駅の近くに建てられていることが多く、対面式のキックオフミーティングでもメンバーを招集しやすいのが特徴です。さらに、貸し会議室には高速インターネットや無線LANといった通信設備が整っているため、Web会議システムを使ったキックオフミーティングでも問題なく開催ができます。以下では、キックオフミーティングで貸し会議室を選ぶポイントについて解説をしましょう。

キックオフミーティングでの貸し会議室を選ぶポイントは?

貸し会議室でキックオフミーティングを行う場合、会場選びにはいくつかのポイントがあります。

  1. 参加人数
  2. 会場レイアウトのバリエーション
  3. アクセス性
  4. セキュリティ性の確保
  5. 必要備品・設備の有無

参加人数

貸し会議室の収容可能人数は10人前後の少人数用から300人以上を収容できる広さの場所までさまざまです。そのため、キックオフミーティングの参加人数に合わせて適切な広さの場所を選びましょう。貸し会議室のオフィシャルサイトには、具体的な部屋の広さや収容人数の目安が明記されているケースが多いため、会場選びの参考にするのも良い方法です。中には、バーチャル映像で室内を公開している会議室もあり、よりリアルな広さを体感できます。

会場レイアウトのバリエーション

会場のレイアウトのバリエーションは、豊富であると使いやすいでしょう。会議の内容や人数によって使いやすいレイアウトがあります。自分達でレイアウトを変えられると便利です。

アクセス性

貸し会議室の多くは、アクセス性の優れた場所に建てられているケースがほとんどです。参加メンバーの移動距離を考慮して、全員が集まりやすい会場を選びましょう。遠方からの参加を見込んでいる場合、新幹線や飛行機からのアクセス性も考慮しておくのが理想です。

セキュリティ性の確保

キックオフミーティングを行う際には、室内に数人が滞在しミーティングを行うことになります。ビジネスにおいては機密性の高い情報を扱うケースも多く、ミーティングの内容が外部に漏れないように配慮する必要があります。また、ミーティング中は密にならないように、参加人数に対して少し広い場所を借りてソーシャルディスタンスを確保できるようにしましょう。

必要備品・設備の有無

貸し会議室をレンタルする前は、ミーティングに必要な備品の有無を事前に確認しましょう。ミーティングの規模や方法によって必要なものは異なりますが、ホワイトボードやプロジェクター(モニター)、マイクやカメラなどは、貸し会議室に完備されていることがほとんどです。しかし、レンタルに料金が必要となるケースもあるため、併せて確認しておくと良いでしょう。

なお、キックオフミーティングをはじめとした、会議や打ち合わせに最適な貸し会議室の選び方については、以下のコラムでも紹介をしています。ミーティング・打ち合わせに最適な貸し会議室を詳しく知りたい方であれば、以下のページをご参照ください。

貸し会議室をレンタルする具体的な方法

最後に、貸し会議室をレンタルする具体的な方法を解説しましょう。貸し会議室のレンタル方法はサービスを扱う企業によって異なりますが、AP貸し会議室では、以下のような手順で貸し会議室の予約とレンタルが行われます。

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「会議室を探す」をクリック
「条件から探す」で利用したいエリア・施設名を選択する
「この条件で検索する」をクリックする

トップページから「会議室を探す」を選択後、「条件から探す」を選ぶと、利用したいエリアと施設名を選択できます。利用できる施設一覧が表示され、部屋の収容人数やレイアウト、利用料金一覧を確認できます。条件を指定後、「この条件で検索する」をクリックすると、条件に合致した会議室が表示されます。事前に条件がある程度決まっている場合は「レイアウト」、「人数」、「面積」などを選択してから検索すると、より希望に合致した貸し会議室を探せます。

なお、路線図から貸し会議室を選ぶことも可能です。関東エリア、関西・東海エリアの主要駅から、アクセスしやすい貸し会議室を検索可能です。路線図を見ながら最寄りの会議室をチェックできます。

予約から利用当日までの流れ

  1. 各施設に電話やEメールで問い合わせる
  2. 仮予約の受付をする
  3. 正式申し込みをする
  4. 詳細の打ち合わせを行う
  5. 予約した会議室を利用する

目的の会議室が見つかった後は、実際に予約を行います。

AP貸し会議室でのご予約は、電話やEメールでも承っています。電話・Eメールでのお問い合わせの際、施設側から希望会場の空き状況をご返信致します(※原則1週間。仮予約中の場合キャンセル料は発生しません。また、1年より先の開催は仮予約を受け付けていない場合があります)。貸し会議室の空き状況をご確認後、部屋を確保したい場合は、1週間の仮予約が可能となっています。各施設の利用規定をご確認のうえ、郵送やEメール、FAXで正式な申込み提出を行います(※収容人数分のテーブル・いす、セッティング費用も使用料に含まれています)。

正式なお申込み後、会場で使用する音響・映像機器、使用備品、飲食準備、レイアウトなどの打ち合わせをします。開催後に懇親会をする際は、AP貸し会議室と業務提携をしているケータリング会社が選択可能です。ご利用の当日は、予約時間の15分前より入室が可能となり、カンファレンスコーディネーターが会場まで案内をします。

以上が、AP貸し会議室を利用するまでの流れとなります。その他、「各施設のお問い合わせ先」や「ご利用料金」、「各種サービス」などについては、以下のページにてご確認ください。

キックオフミーティングに貸し会議室という選択肢

今回は、キックオフミーティングの基本情報や開催方法について詳しく紹介をしました。

キックオフミーティングを行う目的は、プロジェクトの概要把握、顔合わせ、方向性を合わせる、メンバーのモチベーションアップなどが挙げられます。ミーティングを行う方法は、「対面」「Web会議システム」「チャットツール」がありますが、社内に良い場所がない場合には、貸し会議室を利用してみてはいかがでしょうか。キックオフミーティングは新しいプロジェクトの立ち上げなので、気分を変えるために貸し会議室の利用は優れた方法といえるでしょう。

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