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効率的な会議のためのアジェンダ作り

会議の目的やスケジュールなどの要点が書かれた資料は「アジェンダ」と呼ばれます。そんなアジェンダを効果的に活用するためには、大事なポイントを把握して作成することが大前提です。有効なアジェンダをつくることができるように、作成方法や注意点を覚えておきましょう。

効率的な会議のためのアジェンダづくり

アジェンダを作成し、あらかじめ参加者に通知しておくと、会議を行う意味や決定しなければいけない内容を事前に共有できます。さっそくアジェンダの作成方法や注意点をみていきましょう。

会議の重要事項をまとめたアジェンダ

アジェンダは「予定表」という意味の英語からきている言葉ですが、会議で用いるアジェンダには、スケジュール以外にも会議の目的や決定する内容など、大切な項目が含まれています。参加者全員がアジェンダの内容を共有していると、目的に沿った議論ができるようになり、会議が効率的に進みます。また、スケジュールを明確にすることで、参加者が発言や質問をするタイミングがつかみやすくなり、円滑に会議を進められるようになるのです。

アジェンダの作成方法

アジェンダには、主に以下の内容を記載します。

・会議名
・目的
・参加者
・会議の時間
・場所
・議題
・配布資料

会議の目的はなるべく簡潔に、要点をおさえた内容にすることを心がけましょう。会議によっては、参加予定者がこの情報を参考に参加を決めることもあります。その点も考慮しながら、目的は明確に、実際の内容に忠実に記載してください。
会議の時間も参加者のスケジュールに影響する大事な項目です。終了時間はもちろんのこと、会議中の時間配分も書いておくと親切でしょう。議題も会議の進行にかかわる重要な項目なので、具体的に記載します。
配布資料については、資料名やページ数まで具体的に記入します。できればアジェンダに書くだけではなく、事前に資料を配布して、参加者に目を通してもらうとよいでしょう。

アジェンダ作成の注意点

アジェンダの内容は、簡潔で明確な文章でまとめることが大切です。あれこれと情報を盛り込むと全体像がぼやけてしまうので、「議題の内容」、「報告する内容」、「会議の目的」の3点が伝わることを優先して、わかりやすくまとめましょう。事前にアジェンダを受け取った参加者は、その内容を参考にして当日の会議の様子をイメージし、考えをまとめるはずです。実際の会議の内容がアジェンダと違っていると、そうした参加者の行動を無駄にしてしまいます。参加者のモチベーションを損ねてしまいかねないので、アジェンダの内容は当日の進行に沿ったものにしてください。

わかりやすいアジェンダは、会議を円滑に進める資料として役立ちます。重要な項目を欠かさず記載するのはもちろんですが、簡潔にまとめることも意識して、丁寧にアジェンダを作成しましょう。

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