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会議の前にチェックしておくべきこと

会議の前には、会場の設備チェックや会場・資料のセッティングなど、行うべきことがたくさんあります。ここでは、会議の前にチェックしておくべき項目についてご紹介します。会議でミスが生じることのないように参考にしてください。

設備の確認

会議ではプロジェクターとマイク、ホワイトボードなど、さまざまな道具を使います。これらの備品が正常に使えるかどうかは、基本的かつ重要なチェック項目です。「プロジェクターはきちんと動くか」、「ホワイトボードのペンはインクが切れていないか」など、細部まで確認しましょう。

会場のセッティング

参加人数の多い会議では、会議室の前に受付を用意することもあります。ほかにも、場合によっては参加者を誘導するために要所に案内板を設置したり、座席に席札を配置したりと、会議の特徴にあわせた会場のセッティングが必要となります。これらのセッティングがきちんと整っているかどうかも確認しましょう。また、会場が暗かったり、会場内が適温でなかったりすると、集中して会議を進めることができません。照明や空調の調整も忘れずに行いましょう。

会議資料のセッティング

まだ配布していない資料がある場合は、会議資料をそれぞれの座席の上にセッティングします。会議の進行役や準備担当者など重要な役割を任されている人の手元には、議事次第や進行予定表、参加者リストがあるかどうかも確認します。資料は会議の参加には欠かせないものです。参加者全員に完璧な状態で届いているか、細かくチェックしてください。

会議の当日はチェックするべきことが多すぎて、見落としが生じてしまうかもしれません。しかし、あらかじめチェックリストを作っておくと、このようなミスが防げます。会議が円滑に進むように、当日のチェックまで気を引き締めて行いましょう。こうした経験を重ねることで、社会人として徐々にステップアップできるはずです。

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