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会議の資料作りのコツとは

「会議の資料作りに時間がとられてしまった…」、「会議で使う資料がわかりにくいと指摘された…」などのように会議の資料作りに関する失敗は少なくありません。ここでは、そんな失敗を防ぐために、資料作りのコツについてご紹介します。

目的に応じて文字を使い分けよう

資料の大部分を構成している要素は「文字」です。資料の本文はもちろんのこと、ほかにも記事全体を包括している「大見出し」、内容を細かく分類する「小見出し」、画像やグラフなどを説明する「キャプション」など、文字はさまざまな用途で使われています。
もし、これらの文字がすべて同じ大きさだとしたら、どう感じるでしょうか?どこからが次の見出しなのか、読んでいる文字が本文かキャプションなのかもわかりにくく、読みにくい内容になってしまうはずです。
文字の使い分けは、わかりやすい資料を作るための基本です。用途によって文字の大きさやフォントの種類を使い分けましょう。
ただし、いろいろなフォントが使われていると散漫な印象になってしまいます。たとえば「大見出し・小見出しはゴシック体」「本文は明朝体」「キャプションは見出しと違うゴシック体」の3種類程度を使い分けるなど、多用しないことが大切です。

色分けは控えめに

色をたくさん使うと、見栄えのよい資料になると考える人もいるかと思います。 しかし、色が多用されていると、かえって何が重要なのかがわからなくなってしまいます。資料の色は多くても3色ほどに留めて、特に大事な部分にだけ使うようにしましょう。

図や表を入れる時は、行頭と行末をそろえる

本文の途中に図や表を挿入することがありますが、この時に挿入した図表の枠の端と、本文の行頭や行末がずれてしまう可能性があります。そのような資料では見た印象が悪くなってしまうので、枠のサイズを調節して、図の大きさを行頭と行末に合わせましょう。

図や表を入れる時は、行頭と行末をそろえる

本文の途中に図や表を挿入することがありますが、この時に挿入した図表の枠の端と、本文の行頭や行末がずれてしまう可能性があります。そのような資料では見た印象が悪くなってしまうので、枠のサイズを調節して、図の大きさを行頭と行末に合わせましょう。

プレゼン資料は横フォーマットで

基本的なポイントですが、プレゼンの資料は基本的に横フォーマットで作成します。縦フォーマットが指定されているなどの理由がなければ、横フォーマットで作成しましょう。

今回紹介した点に注意するだけでも、わかりやすい資料が作れるようになります。しかし、より伝わりやすい資料にするには、これ以外の細かい点も改善しなければいけません。さまざまな方法を試しながら、資料を作成するスキルを磨いてください。

会議に関する知識や心構えは整いましたか?
では、早速会議室を探しましょう!

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