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会議で気の利いた質問をするコツ

会議は意見を交わしたり、課題や目標について共通見解を持ったりするために重要な機会です。会議で行われた議論や決定は、その後の業務を進めていく過程で会議参加者の重要な指標となることでしょう。しかし、会議で漏れがあると、個人によって視点がバラバラになり、チームとしてのまとまりがなくなってしまうかもしれません。そうならないためにも、議論の漏れを防ぐような気の利いた質問が求められるでしょう。ここでは、会議で気の利いた質問をするコツについて紹介していきます。

会議で気の利いた質問をするコツ

会議が滞ってくると、司会者から「何か質問はありますか?」と投げかけられることがあります。そこで「急に振られて、どんな質問をすればよいのかわからない」と、悩んでしまうビジネスパーソンも少なくありません。ここでは、会議で気の利いた質問をするコツについて紹介していきます。

会議内容を順序立てて整理してみる

会議中に出てきた情報を5W1Hに沿ってまとめ直してみましょう。そうすることで、「どんな情報が足りないのか」、「ここはどうしたらよいのか」といった、疑問点を見つけることができます。また、情報を順序立てて整理していくことによって、抜けている情報に気づくこともできるでしょう。こうした疑問点や抜けている情報を質問として投げかけてください。会議内容を振り返ることで質問事項を見つけ出すこの方法は、質問が苦手という人でも取り入れやすい方法といえます。

会議全体のまとめを確認してみる

上記のように会議内容を順序立てて整理しても、どうしても質問が思い浮かばないこともあります。そのような場合は、会議全体のまとめを確認してみましょう。もしかしたら、自分の認識とほかの出席者との認識がずれてしまっているかもしれません。特に、会議が滞っていた場合、目的がずれてしまったり、違う議論が展開されてしまったりすることがあります。参加者全員の認識を共通させるために、最後にこうした質問を投げかけるのは効果的です。また、発言者から新たな追加情報を引き出せるツールにもなります。新しい情報が出れば、新たな議論を生み出すこともできるでしょう。

議論を深めるための質問

先に紹介したコツよりも少し上級のテクニックです。会議で出された議論のなかには、自分の意見や考えと異なる部分が見えてくることがあります。そこで、「私は〇〇といった理由からこう考えています。このことについて、ほかの方はどう考えていますか?」と、反論質問をしてみるのもよいでしょう。ただし、反論質問をする際には、議論に対して反抗をしたり、あら捜しをしたりしてはいけません。あくまでも、議論を深めることが目的だということを忘れないようにしましょう。

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