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ペーパーレス会議のメリット・デメリット

ペーパーレス会議という言葉を聞いたことはありますか? 文字通り、紙を使わない会議のこと。つまり、会議に使う資料を印刷せずに、データとして配布する、もしくはプロジェクターを使って全員で資料を見ながら会議を行うといったものです。最近では導入する企業が増えています。ペーパーレス会議には一体どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。ここでは、そのことについて詳しく紹介していきます。

ペーパーレス会議のメリット・デメリット

最近では、紙の資料を使わない「ペーパーレス会議」を導入する企業が増えています。資料作成の時間を減らしたり、紙代やコピー代が節約できたりと、メリットが多いのが特徴です。ここでは、ペーパーレス会議について、詳しく紹介していきます。

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議を導入する最大のメリットは、社員の工数や経費の削減に貢献できる点でしょう。紙資料の場合、作成からコピーするまでに多くの時間を必要とします。しかし、ペーパーレス化した資料は、サーバー上に保存することができます。会議前にその資料を共有して、参加者に取得してもらえば印刷せずに済みます。ペーパーレス化した資料であれば、会議中に追加や訂正が必要になった場合に、すぐに対応できるのもメリットです。急に過去の資料が必要になった場合でも、すぐに必要な資料を呼び出せるので、スムーズに会議を進めることができます。また、資料をペーパーレス化することにより、紙代やコピー代の削減も可能です。同時に、資源を守ることにもなるため、自然環境に配慮した企業であるというアピール材料にもなります。

ペーパーレス会議はセキュリティ対策としても有効

セキュリティ対策に有効なところも、ペーパーレス会議のメリットです。紙の資料の場合、参加者が誤って自宅へ持ち帰ってしまったり、会議後にゴミ箱に捨てられたりすることが多くあります。しかし、ペーパーレス化した資料であれば、上記のような理由で外部の人の目に触れる危険性を回避することができます。

ペーパーレス会議のデメリット

メリットが大半を占めるペーパーレス会議ですが、もちろんデメリットもあります。ペーパーレス会議を行ううえで、パソコンスキルが必須です。そのため、会議参加者のなかにパソコンの操作が苦手な人がいる場合には、ペーパーレス化した資料よりも、紙資料を用意したほうがスムーズでしょう。また、会議に使われる画面の大きさによっては、ペーパーレス資料よりも紙資料のほうが見やすい場合もあります。

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