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貸し会議室使用料の勘定科目は?

業務で発生したお金の支出入や増減を記帳するとき、勘定科目(かんじょうかもく)が必要です。経理・総務担当者であれば、確定申告の際に用いるケースがほとんどなので、知らない方も少ないでしょう。

この勘定科目は、経営判断の材料をはじめ、税金の計算などさまざまな用途に用いられますが、「事業主によって自由に決められる」特性があります。設定が自由なことに加え、貸し会議室・レンタルスペースは多目的に使えるぶん「使用料をどのように設定するか」迷ってしまうケースも珍しくありません。ここでは、勘定科目の設定を行う経理・総務担当者に向けて、貸し会議室利用料の勘定科目について、詳しく説明致します。

貸し会議室使用料の勘定科目は利用目的で分ける

結論からいえば、勘定科目を決めるときは「利用目的で分けること」をおすすめします。「貸し会議室の利用料」と1つの項目だけにまとめるのではなく、目的に応じて内訳を決めると良いでしょう。

  • 会議費:貸し会議室で会議やミーティング、取引先との打ち合わせを行った。
  • 教育訓練費:貸し会議室で従業員に向けて社員研修やセミナーを開催した。
  • 広告宣伝費:貸し会議室で新商品の展示会や発表会を開催した。
  • 交際費:貸し会議室でパーティーや懇親会を開催した。

会議費

例を挙げれば、貸し会議室を会議やミーティング目的で利用した場合は、勘定科目を「会議費」に分類しましょう。これは、取引先との打ち合わせや商談なども同様です。会議費に分類したあとは、会議で発生した費用をさらに内訳としてまとめてください。会議やミーティングで発生した飲食代であれば、内訳に「飲食代」を設け、会議費の中に含有させます。これにより、お金の流れが鮮明にわかりやすくなります。

教育訓練費(研修費)

同じ「貸し会議室利用料」でも、社員研修で利用した場合は「教育訓練費」に分類するのがおすすめです。また、社員研修を目的としたセミナー開催をした場合なども、「教育訓練費」で分類しましょう。こうすることで、セミナー時に配布したテキスト代なども内訳にまとめられます。とりわけ社員研修は、ホワイトボードやマイクなどはもちろん、プロジェクターなど必要な備品が数多く存在します。加えて、オンライン研修などの場合は通信環境も必要となるため、内訳をしっかり記入すると良いでしょう。

広告宣伝費

商品のPRや宣伝にかかわる費用は、勘定科目において「広告宣伝費」に分類するケースが多くなっています。貸し会議室で、新商品(またはサービス)の展示会や発表会などを開催する場合におすすめの区分です。また、新商品のPRを目的に「貸し会議室からインターネットを通じて動画配信を行う」「オンライン展示会に参加する」などの用途も、勘定科目は広告宣伝費が適しています。

このほか、貸し会議室でパーティーや懇親会を開催する場合は交際費、株主総会の会場として利用する場合は会議費など、用途に応じた使い分けが理想です。勘定科目の決め方にどうしても迷ってしまう場合は、税理士や公認会計士の方に相談するのも良いでしょう。

目的や用途を選ばない貸し会議室の魅力

前項では、「貸し会議室使用料は利用目的で勘定科目を分ける」と説明しました。

これは、裏を返せば「貸し会議室は利用目的を選ばない」ということにほかなりません。貸し会議室は、その名前から会議またはミーティングにしか使えないという印象を持たれることもありますが、実際はビジネスから趣味に至るまで、あらゆる目的・用途に利用できます。

特に現代では、ビジネス以外で貸し会議室を利用する人が多くなっています。例えば、忘年会や新年会といった季節のイベントが良い例でしょう。かつてはホテルのイベントホールなどを会場とする企業が多かったものの、今は費用を抑えやすい貸し会議室に人気が集まっています。このほか、大学生がゼミやサークルなどの集まりで、貸し会議室を利用するケースも少なくありません。

この需要に呼応するように、貸し会議室でも部屋を多目的に利用できるプランを設けています。

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例えば、ミーティングスペースAPが提供する「AP OnLine」のように、高速インターネット回線と撮影機材をセットにしたプランは、オンラインセミナーや動画配信などを行いたい企業に最適です。施設に備えた専有回線とバックアップ回線によって、超高速かつ安定性の高い通信環境を実現しています。プランの基本情報や料金体系については、専用ページをご参照ください。リアルタイムの配信を開催できるオーソドックスな「スタンダードWEBプラン」、プロによる手厚いサポートが受けられる「フルセットプラン」など、目的や規模に合わせたプランをご用意しています。

用途に応じたプランは、必要な備品や機材の用意やセッティングなども料金内に含まれているケースがほとんどです。準備にかかる企業側の負担を大きく軽減できます。このほか、「貸し会議室をどんな用途に使えるの?」「目的に応じた部屋の選び方は?」などの疑問を持つ方に向けて、ミーティングスペースAPでは、貸し会議室のおすすめの使い方や選び方を公開しています。

勘定科目とは?

ここで、勘定科目の基本情報についても簡単に触れておきましょう。勘定科目とは、「業務で発生したお金の支出入や増減を記帳するときに使う、振り分けの名称」です。

例えば、一般家庭で家計簿を記録する際は、帳面に「今月の収入(給料)」や「食費」、「税金」などさまざまな項目を設ける必要があります。これにより、家計の収支計算が細かく行いやすくなる仕組みです。わかりやすくいえば、勘定科目はこの項目を「ビジネスや企業単位に置き換えたもの」という認識で良いでしょう。何にお金を使ったのか、何でお金を得たのか、勘定科目によって業務上のお金の流れや取引の内容などが簡単に把握できます。

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勘定科目があれば、企業の財政状況が細かく把握できるので、経営陣が将来的な経営方針を立てやすくなります。

また、財政状況が把握できれば、税金(消費税や事業税など)の計算も行いやすくなり、確定申告をスムーズに進めることも可能です。おまけに、勘定科目があれば「企業の業績は好調かどうか」がわかるので、株主や金融機関が出資の判断をしやすくなります。効率的にお金を集めやすくなるのも、勘定科目の大きな特徴です。

この勘定科目は「資産」、「負債」、「純資産」、「収入」、「費用」の5つに分けられます。

  • 資産:企業が所有する財産のこと。現金や預金、不動産など。
  • 負債:企業が抱えている債務のこと。借入金や未払金など。
  • 純資産:資産から負債を差し引いた資産。
  • 収益:企業運営で得た収入のこと。商品やサービスの売上など。
  • 費用: 企業運営で発生した支出のこと。従業員の給与や電気代や交通費など。

これらの科目を細分化し、適切な勘定科目を選択することが求められます。冒頭でも触れた通り、勘定科目の分け方には決まりがなく法律でも定められていませんが、記帳するときは、わかりやすく振り分ける必要があります。貸し会議室の使用料であれば、用途がどのようなものであれ「費用」に分類されるでしょう。前項で紹介した通り、費用に分類したあとは利用目的に応じて振り分けるのをおすすめします。

勘定科目を上手に利用すれば節税につながる

勘定科目の分類は、経費を計上する上でも重要です。

例を挙げれば、「貸し会議室で社員研修やセミナーを開催する」場合、研修にかかった費用は「教育訓練費」として計上できます。職務に必要な技術や知識を習得させる目的であれば、教育訓練費に仕分けられるので、施設の運営費や講師への謝礼なども計上が可能です。経費として計上できる金額が増えれば、節税にもつなげられます。

一方、「すべての費用を同じ経費に計上できるとは限らない」点には注意が必要です。

たとえ社員研修という名目であっても、直接的な業務に関係ない費用の場合、教育訓練費として計上するのは難しいでしょう。研修会場までの交通費や宿泊費、社員研修の後に開催する懇親会の費用などは、「旅費交通費」や「交際費」などの勘定科目を設けて計上するのが多くなっています。

同じ用途でも勘定科目が異なるケースがある?

貸し会議室は、「利用目的によって勘定科目が変化する」と解説しましたが、例外もあります。

仮に「貸し会議室をサテライトオフィスとして使用したい!」というケースだと、貸し会議室を月単位で継続的にレンタルすることになるでしょう。この場合の利用料は、オフィスの家賃・レンタル代などが該当する「賃借料」または「地代家賃」とするのが一般的です。一方、サテライトオフィスとはいっても、1日か2日程度のスポット的に貸し会議室をレンタルするケースだと、単純に「会議費」として処理することが多くなっています。

勘定科目は企業の書き方に従うのが理想

今回は、貸し会議室使用料における勘定科目について、詳しく紹介をしました。

「勘定科目の書き方は特に決められていない」という点から判断すると、どうしても自由に書いても良いと判断しがちです。自由に書けることは間違いありませんが、勘定科目の書き方は、企業によって大きく異なります。

「企業で貸し会議室を初めてレンタルした」というケースを除けば、過去に記帳した勘定科目が存在するので、それに従う形で記帳するのが理想です。繰り返しになりますが、勘定科目の決め方にどうしても迷ってしまう場合は、税理士や公認会計士の方に相談するのが望ましいでしょう。





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