【AP日本橋】お役立ち情報局 「貸し会議室」「ミーティングスペース」って、会議とかミーティングにしか使えないの？

こんにちは、AP日本橋お役立ち情報局のNANAです。

毎年4月は、新人さんが入ってくる、清々しい季節ですね。
今年もあっという間に春です。AP日本橋近くの「さくら通り」という通りでは、桜が満開になっていました。清々しい。

さて早速、私事で恐縮ですが、実は今から数年前、某貸し会議室で受付業務を担当しておりました。
この仕事をする前まで、貸し会議室業界とは無縁だったため、貸し会議室＝会議しかできないイメージがありましたが、
この記事を読んで頂いている新人のあなたも、そのようなイメージをお持ちではないでしょうか。

確かに、「貸し会議室」「ミーティングスペース」というと会議しかできない、ミーティングにしか使用できないのでは？と思われますよね。
実際は、セミナーや講演会、研修、試験会場、決算説明会、記者会見、展示会などいろいろな用途で使用可能なのです。

そこで今回は、そもそも貸し会議室とは何なのか、どのようなことができるのかを、新人様向けに改めてご紹介させていただきます！

ベテランの方も、再確認のために、ざっと目を通されてはどうでしょうか。

【本日のレッスン】

①　貸し会議室って何？そのヒントは弊社施設名にあり！
②　会議室でできないこととご注意事項
③　【初めての貸し会議室】ご予約方法とは？

この記事を読んだ後には、貸し会議室へのイメージがガラリと変わっていることでしょう。

それでは、レッスンをスタートしていきましょう！！

①　そもそも貸し会議室って何？そのヒントは弊社施設名にあり！

【お客様】貸し会議室、結構、街中で見ますね。よく駅前のビルなんかに入っている感じがします。

【NANA局員】そうです。東京では東京駅、品川駅、新宿駅など、主要な駅の近くが人気ではありますね。

【お客様】そもそも、「貸し会議室」って、会議にしか使えないのでしょうか。会議室って名前ですし。

【NANA局員】そうですよね。確かに、そう思う人も多いです。ではそのあたりのご説明をさせてもらいますね。

【お客様】はい。よろしくお願いします。

【NANA局員】ご存じの通り、弊社各施設は、「A P日本橋」「AP東京八重洲」「AP東京丸の内」といったように、場所の前に必ず「AP」が付く名称になっております。

【お客様】確かに、全部APの冠がついていますね。アパ日本橋とか。

【NANA局員】エーピーです（笑）

【お客様】それは失礼しました（笑）

【NANA局員】よくこの「AP」の意味についてご質問を頂きますが、その意味は　「すべてのお客様(All People)のあらゆるご要望(All Purpose)にお応えする」ことです。

貸し会議室という名称がついているものの、実際は「会議室」のみのご利用だけではなく、イメージ的には、「多目的に使用でき、音響映像設備が整っており、
使用レイアウトも自由な一定時間で貸し出す空間」というと分かりやすいかもしれません。

ここ数年は、「WEB（オンライン）配信会場」としてのご利用も増えていますし、これといった「ご利用の型」がないのが、貸し会議室の特徴かと思います。

【会議以外のご利用例として】　※　これ以外にも、まだまだあります！！

①　セミナー、講演会（貸し会議室といえば、この用途が圧倒的に多い）
②　社内研修（AP日本橋では大人数が入る大きいお部屋が大好評！）
③　WEB配信会場、ハイブリッド開催（今や定番）
④　試験会場（こちらも今や、定番）
⑤　決算説明会、株主総会（上場企業では必須）
⑥　新製品発表会、記者会見（ニュースTVでよく見ますよね）
⑦　展示会、商談会（地方系のもの）
⑧　各種講座（シリーズものなど）
⑨　各種イベント（〇〇フェアなど）　

【その他の使い方として】

塾の講習会、自習室/宴会（セミナー後の懇親会など）/ＣＭ撮影/ファンイベント、撮影会などもございます。

先日、AP日本橋では「e-スポーツの予選会場」としてご利用いただきました。あと、ここに記載していないことでもご対応できるものも沢山ございます。

ただしもあくまで会議室なので、「できること」と「できないこと」はもちろんございます。

次のレッスンでは貸し会議室でできないこととご注意事項をご説明していきますね。

②　AP貸し会議室でできないこと、ご注意事項

【お客様】貸し会議室って、できないことってあるのですか？

【NANA局員】はい。基本、一般的なマナーを守ってご使用していだければ特段問題はございません。ただし、ビジネスで使用するビルになりますので、
　　　　　　制約がございます。いわゆる禁止事項ですね。

【お客様】そうなのですね。具体的にどのようなことがダメなのですか？

【NANA局員】では、一例ではございますが、貸し会議室でできないことをご案内いたします。

ーできないこと・禁止事項（一例）ー

・　楽器演奏や歌唱、ダンス、迷惑となるような大きな声を出すなど、「大きな音が出るような内容」
・　壁や床など、「施設備品が汚れるようなこと。腐敗物の持ち込み」
・　「調理が必要」「火を使用する」を伴う試食会　
・　ビル横に、レントゲン車の駐車が必要な、健康診断でのご利用　　
・　危険物の持ち込み
・　喫煙所以外での喫煙　

※　ただし、各貸し会議室会社やビル管理会社様、設備等の都合でできる/できないは異なりますのでご不明な場合は必ず、ご予約の前にAP各施設（貸し会議室）へ
　　ご確認、ご相談をお願い致します。

※　重量がある機器の搬入や、電源工事が必要な機器の持ち込みがある場合も、ご予約前に使用可能かどうかをご相談ください。

【お客様】なるほど、普通にオフィスでできないことは、貸し会議室でもできないと言うことですね。

【NANA局員】そうです。できるだけご要望にはお応えさせていただきますが、できないこともあると言うことをご理解ください。

【お客様】よく、分かりました。社内でも他部署の新人さんに共有しておきます。

③　【初めての貸し会議室】ご予約方法とは？

【お客様】では、実際に貸し会議室を利用するには、どうしたらよいですか。借り方が、全くわかりません。どうしたものやら...。

【NANA局員】そうですよね、分かりました。AP貸し会議室を例に、私がざっとした借りる際の流れをご説明いたします。ご安心くださいませ。

AP貸し会議室でのご予約までの流れは、下記のようになります。

①　ご利用日程、アクセスの良さ（立地）、会場の大きさ、大体の予算を決めておく。

②　貸し会議室に連絡する（お電話か、貸し会議室サイトの問い合わせフォームを利用する）

③　条件を伝えて、ご利用日に空きがあるか調べてもらう。

④　空きがあれば、仮予約をする。※仮予約は１週間可能です。

⑤　マイク、プロジェクターなどの必要備品を伝えて、見積書を発行してもらう。（仮レイアウト図の作成依頼も可能）

⑥　社内で検討。必要であれば、現地の内覧をしてから決める。

⑦　本予約の連絡。ご利用する場合、申込書を書いて、施設に提出して完了。

※　キャンセルの場合は、その旨、連絡する。AP貸し会議室の場合、仮予約ではキャンセル料は掛かりません。

AP貸し会議室は、関東エリアには１４施設ございます。（関西・東海エリアに５施設で計１９施設）
そのため、問い合わせ施設に、空きがなくても近隣の施設でご案内できる場合もあります。

お支払いにつきましては、初めてのご利用の場合、事前お振込か、当日、カードか現金にてお支払いください。
２回目以降は後日振り込みのご相談もお受けいたしますが、審査の結果、事前お振り込みをお願いする場合もございますことをご了承くださいませ。

【ご利用日前までに】

会場レイアウト、必要機材、備品の確認。ご飲食があれば、一緒にご注文ください。
お弁当、ご宴会（懇親会）などは、当社と業務提携をしている指定のケータリング会社からお選びください。

オンライン配信機器（コンパクトWEBプラン、スタンダードWebプラン、インターネット専用線）がある場合は、機器に限りがございますのでお早めにお申し込みください。
オンラインフルセットプランをご注文の場合は。詳細なお打ち合わせをさせていただきますので、事前に「実施したい内容」「当日の進行表、台本」などをご用意ください。
お分かりにならなければ、担当へご相談ください。

搬入、搬出がある場合は、申請が必要ですので、その旨お申し付けください。

【ご利用当日】

当日は、各施設、受付へお越しください。１５分前より入室可能です。施設担当がお部屋までご案内いたします。
終了後は、再度、受付へお越しいただき、ご精算書にご署名いただき、お帰りいただきます。

【NANA局員】大まかな流れはこんな感じです。ハイブリッド開催などの、オンライン（ライブ配信）が入ると、打ち合わせが長くなる傾向があります。
　　　　　　流れをイメージしていただければ、これで、あなたも先輩から、「貸し会議室を借りといて」と言われても、あわてずにご予約ができるかと思います。

どんな小さなことでも、分からない事がありましたら、ご相談ください。ほんとに、お気軽にご連絡ください。

【お客様】ありがとうございました。NANA局員がいるなら、ぜひAP日本橋を利用させていただきますね（笑）

【NANA局員】はい、お待ちしております（笑）

■■本日のまとめ■■

①　貸し会議室では、会議以外にも多目的にご利用いただけます！

②　できることとできないことは、貸し会議室会社や各施設によって異なるため必ず確認する。

③　使い方は企業の数だけたくさん。迷われる前に、専属の会場コーディネーターにご相談する。

今回も最後までお読みいただきまして、誠にありがとうございます。少しでもお役に立ちましたでしょうか。

AP貸し会議室では、あなたのご利用を心からお待ちしております。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。