カンファレンスのご利用事例
カンファレンスを開催する際、会場をどこにするかは大きな悩みの種になるでしょう。
ミーティングスペースAPは2つ異なる高速ネット回線を完備し、バックアップ体制が万全。しかも、専任のコーディネーターが常駐し、想定外のアクシデントやトラブルにも対応できるため安心です。ミーティングスペースAPの特徴やおすすめの理由はもちろん、カンファレンス開催方法の種類とそれぞれのメリット・デメリット、本番までの準備項目やスケジュールについてもご紹介します。
- 【目次】
- カンファレンス開催方法の種類とメリット・デメリット
- カンファレンスにおけるインターネット環境の重要性～AP OnLineとは？～
- カンファレンス開催までの道のり
- プロにお任せ！「ミーティングスペースAP」！！
カンファレンス開催方法の種類とメリット・デメリット
カンファレンスの開催方法は、以下の3つの種類があります。
- 対面方式（オフライン)
- オンライン方式
- ハイブリッド方式
ここでは、対面方式・オンライン方式のメリット・デメリット、ハイブリッド方式がおすすめの理由について詳しく解説します。
対面方式のメリット
対面方式でカンファレンスを行う一番のメリットはライブ感です。登壇者の想いや熱意、そしてオンラインでは分かりにくい登壇者の言葉の間や表情などからも感じ取れるものがあるでしょう。それに、参加者の温度というものを肌で感じることができます。緊張感が集中力を引き出し、カンファレンスに参加したことにより得るものが必然的に多くなるでしょう。
さらに、プレゼンテーションの前後に人脈を築いたり、イベント前後のパーティーで意見交換をしたり、競合他社や製品と直接比較したりできるため、これらが商談の成り行きを左右する可能性もあります。ミーティングスペースAPでは、これまで対面でのカンファレンスやイベントを多く開催してきました。開催したい内容や規模感に合わせて最適なプランをご提案できますので、お気軽に下記からお問い合わせくださいませ。
対面方式のデメリット
どうしても会場のキャパシティには限界があるため、希望した参加者すべてを受け入れることができない場合もあります。逆に、参加予定者が当日やむを得ずキャンセルとなった場合、せっかく用意した席が空いてしまう可能性にも考慮が必要です。また、大勢の人が一同に会するカンファレンスは、新型コロナウイルスに代表されるように、感染症が広がりやすいという懸念がどうしてもつきまといます。
会場が遠方の場合、行き帰りの時間や労力、往復の交通費や宿泊費なども負担です。開催時間自体は参加できるが、前後の移動を考慮するとスケジュールの関係上参加できないということもあるでしょう。
オンライン方式のメリット
まずは、集客しやすいことが挙げられます。時間とネット環境さえあれば、どこにいても参加可能なため、対面で開催するよりも参加のハードルが低く、オンラインでの開催の方が、参加者が増える傾向です。
開催者としては配信する最低限の設備を用意するだけでよく、経費を削減することができます。さらに、資料はデータで閲覧することが可能で、印刷の手間を省き、紙資源の節約になり、準備自体にかける時間だけでなく、コストも含めて大幅に削減することができます。ミーティングスペースAPでは高速なネット環境を提供しています。各種設備が備わっている上で、専用のプランもご紹介していますので詳しくは「カンファレンスにおけるインターネット環境の重要性～AP OnLineとは？～」 をご覧ください。
また、参加者としては、会場の場所を気にすることなく、交通費・宿泊費をかけずに参加可能です。ひいては、登壇者である専門家も参加しやすくなり、カンファレンスの質向上を図ることができるでしょう。
オンライン方式のデメリット
いいことずくめに思えるオンライン開催にも弱点があります。参加者同士のコミュニケーションが取りづらかったり、その場の空気感が伝わりにくかったりする懸念です。
また、オンラインの画面ではひとりが話していると他の人が届きにくくなるため、テンポのよい会話やコミュニケーションが生まれにかったり、画面を通すと表情を読み取ることも難しかったりします。そのため場を盛り上げることが難しく、どうしても一体感が生まれにくくなります。
そして、通信環境を整えることも手間がかかります。担当者が慣れている場合はそれほど問題にならないかもしれませんが、そうでない場合、初めは大変な労力を要します。また、何か不具合が生じた場合、対処できなければ最悪途中で中止せざるを得なくなる可能性もあります。なお、参加者側の通信環境が影響し、配信が視聴しづらくなる可能性もあるでしょう。
ハイブリッド方式がおすすめな理由
対面開催とオンライン開催のそれぞれの良い点を融合したものが、このハイブリッド方式です。
対面・オンライン双方の準備が必要になりますが、対面とオンラインそれぞれの欠点を補うことが可能となるため、おすすめです。
開催場所まで遠く、対面での参加が困難な場合にも参加してもらうことができ、逆に、対面で参加できる場合には、オンラインではどうしても伝わりづらい、イベントのライブ感・空気感・熱意といったものを感じてもらうことができます。
また、参加者は対面かオンラインか好きな方を選ぶことができるため、集客の取りこぼしを最小限に抑えることができます。
登壇者の目線でいえばオンラインと違い、目の前にいる参加者の顔を見て話を進めることができるため、会場の反応を見ながら臨機応変にプレゼンテーションを行うことが可能です。会場とオンラインでは見え方や意思表示の仕方などが異なるため、参加者の目線に立った工夫は必要ですが、事前準備をしっかりすれば、双方を満足させることが可能です。
実際、経費削減やコロナ対策のために、オンラインやハイブリッドでカンファレンスを開催する主催者が増えてきています。これは、オンラインで開催できる機器や設備などが社会的に浸透してきた結果でもあります。
その時、問題になるのが、配信時のネット回線の速さとネット環境の安定性です。
私たちが提供するAP OnLineを利用していただくことによって安定的なカンファレンスを開催できます。
カンファレンスにおけるインターネット環境の重要性～AP OnLineとは？～
オンラインやハイブリッドでカンファレンスを開催する場合、安心できるインターネット環境が必須になります。
そんな時におすすめなのが、AP OnLineです。
インターネット回線は、貸し会議室「ミーティングスペースAP」の専有回線で、下り回線速度は800～950Mbps。通信局からのダイレクト接続になるため、他のユーザーの影響を受けにくいことが強みです。そして、さらにオプションで、下り回線速度600～950MbpsのNUROアクセス専用回線のバックアップつき。 2つの超高速回線によるインターネット環境で、万が一の場合にも安全・安心です。
「わかりやすいシンプルな料金プラン」「知識と経験のあるスタッフが常駐」「すべての施設が駅に近い」といった点も利用しやすいポイントです。 ここで、実際にご利用いただいたお客様の声をご紹介いたします。
デザイン事務所 係長・主任
「大型のオンラインセミナーを実施したことがなく、多数の参加者がいて心配でしたが、細やかにフォローいただき成功しました。本当にありがとうございました。」
経営コンサルティング 代表取締役
「インターネットの速度が速い。更に万が一の際の高速バックアップ回線も用意されており、どんな大きな案件でも安定して使えると感じた。」
建設業 経理
「事前の相談や当日のトラブルに対応していただき、無事Zoomによるオンライン開催ができました。」
配信の安定性と常駐スタッフによる臨機応変なサポート。
カンファレンスの開催に、安心して集中できる環境が整っています。詳細は下記をご覧ください。
カンファレンス開催までの道のり
カンファレンス開催に至るまでは長い道のりです。本番までは大まかに、制作段階と運営段階に分けることができます。今後、カンファレンスを開催する方のために、豆知識としてご紹介します。
制作時
まずは、カンファレンスの枠組み作りです。この段階はいわば土台作りになるため、開催意図の明確化や緻密なマーケティングなどが必要となります。主なポイントは以下のとおりです。
- 開催テーマとターゲットの決定
- 開催テーマに合わせた会場
- ターゲットに寄り添った開催方法
- 集客を見込めるゲスト
- 参加者に響く告知方法
特に、「開催テーマ」と「ターゲット」はカンファレンスの根幹となります。そこをしっかりと固めることができれば、会場の選定や開催方法、ゲストや告知方法もスムーズに決めていくことができるでしょう。
運営時
枠組みが決まれば、続いてその中身、実際の業務内容を精査していきます。開催当日に慌てることがないよう、どんなに細かいことでも綿密に準備していきましょう。ポイントとなる点は以下のとおりです。
- 各セクションの担当者・責任者の割り振り
- 運営スタッフの手配
- タイムスケジュール（当日まで）・タイムテーブルの作成（当日）
- 備品や必要な機器の手配（配信機材・マイク・プロジェクター・スクリーン・ホワイトボードなど）
- マニュアルの作成
どんなに綿密に準備をしても、アクシデントはつきもの。あらゆるトラブルを想定して、スタッフ全員で対応方法を共有することが必要です。また当日以降、カンファレンス後のアフターフォローも大切な仕事です。加えて、クレームへの対応も必要になるため、徹底した対応策を準備しておきましょう。
開催までのスケジュール
次に、カンファレンス開催までのスケジュールを追ってみましょう。
- 1年～6ヶ月前：テーマやターゲット、目標値の設定（制作スタート）
- 6～4ヶ月前：会場の予約やゲストのブッキング
- 4～2ヶ月前：制作や運営の体制づくりと進行（運営スタート
- 2ヶ月前～前日：引き続き進行と調整、リハーサル
- 当日：カンファレンスの開催（受付などの運営）
- 終了後：アンケート集計やアフターフォロー
開催するカンファレンスの規模にもよりますが、大まかにいって、このような流れになります。ポイントは、スケジュールの前倒しを意識して取り組むことです。すべて計画どおりに進むことはまれで、大抵アクシデントやトラブルがつきものです。やるべきことは多いため、それらを見越して、前倒しで準備できることはどんどん先に進めていきましょう。
最後に、どの準備段階においても、スタッフ同士が相談できる雰囲気作りが大切です。意外と見落とされがちですが、カンファレンスの開催はチームワークで決まります。スタッフがなんでも相談でき、補完し合える関係性を構築していくことが成功の鍵となります。
プロにお任せ！「ミーティングスペースAP」！！
ここまで解説してきたように、カンファレンスの準備には、多くのタスクと多大な労力や時間を要します。
会議室運営を始めて50年以上の歴史と実績がある、私ども東急グループのTCフォーラムにぜひ一度ご相談ください。
「ミーティングスペースAP」は、東急グループが運営する貸し会議室の名称です。
「AP」の二文字に込めた想いは、すべてのお客様（All People）のあらゆるご要望（All Purpose）にお応えすることです。
専任コーディネーターが、お問い合わせから本番終了後までワンストップでサポートいたします。会場レイアウトからお弁当の手配まで、どんな細かいことにでも対応いたします。10名様ほどの打ち合わせから、300名様を超えるセミナー、ブース型の採用説明会や研修まで、 ミーティングスペースAPの貸し会議室は、様々な用途に対応できる豊富なルームバリエーションをご案内可能です。
どの施設も、近隣にホテルや駐車場などがある、主要都市のJRなどのターミナル駅を中心としたエリアに展開しており、主催者・参加者双方にとって、会場に来やすい立地条件を備えています。
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私どもに、ぜひ一度お問い合わせください。必ずご満足いただけるサポートをさせていただきます。
