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【AP日本橋】お役立ち情報局 ~貸し会議室でWEB会議の機材がレンタルできるAPコンパクトWEBプランとは!編~

2021年9月28日




こんにちは。日本橋お役立ち情報局です。

近年、WEB配信アプリを使用して遠方にいる人と会議や、打ち合わせを行う機会が増えております。

AP日本橋でも、各企業様の少人数WEB会議でのご利用が増えてきております。

そこで、今回はなぜ、企業は貸し会議室を借りて、WEB会議を行うのか?という疑問の回答も兼ねて
「貸し会議室でWEB会議の機材がレンタルできるAPコンパクトWEBプランとは!編」をご案内させていただきます。
前半でプランのご紹介。後半では新しい試みとして、そのプランを使うまでのタイムアタックを実況いたします。

【この記事を読むと得られること】

① WEB会議を行う会場として、貸し会議室がよく利用される理由がわかります。

② AP貸し会議室での、一番お得な小規模向け「WEB配信プラン」の中身がわかります。

③ あなたが、社内でAP貸し会議室を上司にお勧めできるポイントがわかります。

では、始めていきます。


① なぜ?うまくいってる企業は、貸し会議室でWEB会議をやるのか?

企業が社内会議室を使用せず、貸し会議室を借りてWEB会議を実施する理由としては下記の理由が考えられます。

・ 社内に「WEBに最適な設備」がない。

・ 社内のインターネット回線が遅い。

・ 社内の会議室が狭く、大人数が入らない。

・ 今回行う会議内容をが社内メンバーに聞かれたくない。

・ 静かな場所で会議を行いたい。気分転換に場所を変えたい。

その他、いつもと違う場所で打合せを行うと、アイデアがでやすいなども理由としてはあるようです。
そのため、貸し会議室は「最適な空間で話が弾む場所」と定義できるのではないでしょうか。

【貸し会議室には、設備が整っている】

WEB会議を行う場合、機材の準備が必要になりますが、その点も心配入りません。
ほとんどの貸し会議室では、配信設備のご注文が可能です。

社内でわずらわしい、機材の予約(取り合い)に労力を使わなくても済みます。
映像、音響設備も充実している点や、高速インターネット回線の完備も、おすすめポイントです。

このように、うまくいっている企業様は、貸し会議室も、うまく利用しています。やはり、何をやってもうまいです。
皆様も、最適な空間でWEB会議を実施して、新時代のアイデアを想像していきまませんか?

私たち、AP貸し会議室では、配信機材一式をまとめて注文できるように、セットになったものを提供しています。
小規模用のコンパクトWEBプラン、中規模用のスタンダードWEBプラン、オペレーター付きのフルセット配信プランと
各種、用途によって取りそろえておりますが、今回は、10名様程度までの小規模、WEB会議でおすすめの
コンパクトWEBプランをご紹介させていただきます。

次の、A氏、B氏の事例を見ながら、読み進めてください!

読み終わった頃には、コンパクトWEBプランをご注文したくなるかもしれません。



② WEB会議、面倒な準備をやめてみる。APコンパクトWEBプランとは?

某〇〇会社の社内で、A氏、B氏が話をしています。どうやら、今度、貸し会議室を借りてWEB会議を行うようです。
この会話を見ながら、WEB会議の準備や、必要設備、チェックポイントなどを確認していきましょう。

~某、〇〇会社・東京本社にて~

【A氏】

「今度、本社と他支店のメンバーを含めて、数名でWEB会議をやるので近くのAP会場を借りようと思ってるんだけど、
配信機材の用意とか、結構、面倒ですね。」

【B氏】

「AP貸し会議室?だったらちょうどよいプランがあるよ。コンパクトWEBプランっていうんだけど、一度使ったら結構、
良かったからおすすめするよ。いつもは面倒な配信機材の手配とかが、全部頼めるから、助かったよ」

【A氏】

「そうなんですね。そのコンパクトWEBプランってどういったものですか?」

◆コンパクトWEBプランとは?◆
10名様程度までのWEB会議が簡単、お手軽にできるように、配信に必要な機材が一式セットになったもの。

① WEBカメラ ② マイク&スピーカー ③ 高速インターネット回線(有線、Wi-Fi) 
④ 配信PCのレンタル(お持ち込みもOK)

これだけ揃って、25,000円(税別)

※ ZOOM等の配信アプリのアカウントはお客様でご用意ください。
※ オプションで、大型55型液晶モニターも追加可能(プランとセットで通常価格1台25,000円→15,000円でご提供中)

B氏メモ:AP会場の中でも、一二を争うお得な激安プランで発表当時、社内でも"安すぎる"と話が出たくらい安いらしい。

【A氏】

「安いのに配信機材は、全部入ってそうですね。機材を持ち運ぶのは重たいし、社内持ち出しに関しても手続きがあって、
手間が掛かりますからね。先日も部署間で、配信機器の予約で取り合いが勃発して、険悪な感じになりましたから(笑)」

【B氏】

「令和時代の会社あるあるだね」

【A氏】

「ほんと、会場で全部調達できるのは、ありがたいです。ということは、当日持っていく物は自分のPCだけかな」

【B氏】

「あと、事前テストも無料だから利用すると良いよ」

【A氏】

「えっ、事前テストが無料!それ、最高です!テストありと無しでは、安心感が違いますからね」

◆APでは事前テストが無料◆

当日安心してご利用いただくために、AP施設では事前に配信テストが可能です。
接続確認や、簡単なリハーサルの場として、1回2時間まで無料で対応いたします。 

但し、本番と同様のお部屋レイアウトや、同等の機材での本格的なリハーサルの場合は別途料金が発生しますので
その場合は、会場コーディネーターへご相談ください。

B氏メモ:テストする際は、外部とつなぐので、社内にいるメンバーにテスト協力のお願いをしておくのも忘れずに。
    会場にだけ来ても仕方ないからね。

【B氏】

「事前テストは会場が空いている日程となるから、先にテスト希望日の空き状況を確認して予約するのを忘れずに」

【A氏】

「わかりました。事前テストの空き日程を確認と予約ですね。ところでこのプランを使用するうえでの注意点などはありましたか?」

【B氏】

「親切なAP担当者に、チェックポイントを教えてもらったから共有しておくよ」

◆チェックポイント◆

~前日までに~

1) 事前テストを行う。会場担当者へ連絡し、日程調整する。問題があればそこで解決しておく。

2) 当日使用するZOOM等のログインアカウントが間違っていないか確認。ミーティングルームを作成。

3) 当日の参加者へ、ミーティングID、パスコートを前もって送付しておく。(前日のリマインドメールも忘れずに)

4) 共有資料の確認(容量が大きく重たくないかなどをチェック。できるだけ資料は軽くしておく)

~当日~

1) カメラの映像は遠かったり、近かったりしていないか確認する。(画角のチェック)

2) 音声(ボリューム)は適切な音量になっているか確認する。(音量チェック)

3) 配信機器やインターネット回線と配信用PCは正しく配線されているか確認する。(ケーブルの抜けチェック)

【A氏】

「先日も、つながらないと焦ってたら、LANケーブルが抜けてるだけでだったので、めちゃくちゃ恥をかきました。
配線関係を確認するのは、基本で重要事項ですよね。このチェックポイント、メモしておこう。」

【B氏】

「そう、確認は必ずしたほうがよいんだけど、本番前になると焦って忘れることが多い(笑)」

◆安くても、配信機材は信頼できる内容ものなのか?◆

【A氏】

「価格が安いのはわかりましたが、そのプランの機材って、物的には普通より劣るという事はないですかね?」

【B氏】

「普通はそう考えるよね。私も安いから、機材も安価なものと思ってたら、しっかりした機材だったから安心してほしい。
下見の時に、その機材見て間違いじゃないかと、聞き返したくらい」

【A氏】

「よく聞き返しましたね(笑)」

【B氏】

「考えるより、先に口から出てたんだよ(笑)」

◆コンパクトWEBプランは、本当に5分でスタートできるのか?◆

【A氏】

「最後に聞きたいのが、チラシに、入室して5分スタートと書いてあるけどこれ本当かな?5分って、誇大広告では?」

【B氏】

「いや、それ本当だよ。私も使ったからわかるけど、十分可能だった。疑問に思ってる方のために、AP日本橋では、
メガネの前田氏っていう会場コーディネーターが、貸し会議室業界初の"入室してから何分かかるか"のタイムアタックに
挑戦したみたいだから、その実験結果の記事を見たら、結論がわかるから見ると良いよ」

【A氏】

「タイムアタックに挑戦!そのメガネの担当者、すごいなあ(笑)」




● コンパクトWEBプランまとめ

A氏、B氏の会話や、挑戦!入室タイムアタックで、イメージはお分かりいただけましたでしょうか。
では、再度プランの内容物について、おさらいをしましょう。

~10名程度までの小規模WEB会議にぴったり!~

コンパクトWEBプランの詳細はこちら

プランに付いている機材

① 【WEBカメラ】HD1080Pビデオ(10倍ズーム)で USB接続 

② 【マイク・スピーカー】360 度無指向性マイク USB接続 

③ 【配信用パソコン】お持込みでもOK

④ 【高速インターネット回線】AP専有回線・アルテリア光で高速!

※オプションで、大型55型液晶モニターも追加可能
⇒プランとセットでご注文いただくと通常価格1台25,000円を→15,000円で使用可能なキャンペーンを実施中!)

さて、ここまでで、コンパクトWEBプランのご紹介は終了です。最後までお読みいただきありがとうございました。
AP貸し会議室では、あなたからのお問い合わせをスタッフ一同、全力の笑顔でお待ちしております。

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