利用規程

REGULATIONS

こちらでは、貸し会議室「AP西新宿」をご利用頂く際の利用規程を掲載しております。
ご利用の前に必ずご一読いただきますようお願いいたします。

1.ご予約お申込受付

  • ご利用希望日の1年前からお申し込みを受付いたします。
  • まずはご来社またはお電話で空室状況をご確認いただき、担当者と詳細をお打合せください。
  • TEL:03-5348-6109  FAX:03-3364-3109  受付時間:平日 9:30~18:00
  • 正式なご予約までに1週間の仮予約期間を設けることができます。1週間以内にご連絡なき場合は無効となります。
    (ご利用予定日が1カ月以内、もしくは繁忙期の場合は仮予約期間を短縮させていただく場合があります)
  • 会議室のご利用は、ビルに入居しているテナント各社と、会議室が空室の場合は法人登録会員が利用可能となります。
    (個人利用の場合は対象外になります。)
  • 詳細が決まりましたら、所定の「利用申込書」に署名押印の上ご提出いただきますと、正式ご予約となります。
    この時点で所定の審査に基づき、法人会員登録が行われます。

2.ご利用時間について

  • ご利用時間はご準備、片付け及び備品の搬入出の時間まで含めてご予約ください。
  • 基本営業時間:午前9時~午後9時まで(※時間外についてはご相談ください)
  • 会議室への入室はご予約いただいた開始時間の15分前からとさせていただきます。
  • ご利用の最低時間は2時間とさせていただきます。以降は1時間単位でご利用いただけます。
  • ご利用開始時間は、基本営業時間内であれば何時からでも可能です。ただし0分からもしくは30分からのいずれかとさせていただきます。
  • 当日のご利用時間の延長は可能な場合はお受けいたしますが、この場合追加料金として基本料金を延長時間に乗じた料金をお支払いいただきます。

3.ご利用料金のお支払い方法

  • 正式ご予約後以下の金額をご持参いただくか、若しくは弊社指定の銀行口座にお振り込み願います。
    (銀行振込の場合、領収書の発行は致しません。)
  • (1)同一階全ルーム又は、6階N+O+Pと5階B+Cと
    4階H+Iを同時にご利用の場合
    (2)左記以外でのご利用の場合
    ご利用開始日の6ヵ月前までに利用料金の20%
    ご利用開始日の1週間前までに利用料金の残り全額
    ご利用開始日の1週間前までに利用料金の100%

    ※同一のお部屋を5日間以上連続してご利用の場合は、(1)のお支払い方法を適用させていただく場合があります。

    • 時間延長室料金、追加備品使用料、ご飲食追加代金等は当日現金精算または後日銀行振込にてお支払いください。
    • デビットカード等でのご精算はお受けできません。
    • クレジットカードもお取扱いたしております。

4.キャンセル料・予約変更について

  • お申込者、ご利用者のご都合によるキャンセルは以下のキャンセル料を申し受けいたします。
(1)同一階全ルーム又は、6階N+O+Pと5階B+Cと
4階H+Iをご利用の場合、もしくは当社が必要と認めた場合
(2)左記以外でのご利用の場合
ご利用日の起算3ヵ月超、6ヵ月以内 ご利用予定金額の20% ご利用日の起算1ヵ月超、2ヵ月以内 ご利用予定金額の30%
ご利用日の起算1週間超、3ヵ月以内 ご利用予定金額の50% ご利用日の起算1週間超、1ヵ月以内 ご利用予定金額の50%
ご利用日の起算1週間以内 ご利用予定金額の100% ご利用日の起算1週間以内 ご利用予定金額100%

※同一のお部屋を5日間以上連続してご利用の場合は、(1)のお支払い方法を適用させていただく場合があります。
※ご利用日及びお部屋の変更につきましては、予約係にご相談ください。

ご飲食代金のキャンセル料 宴会料金
ご利用日の3日前 ご利用予定金額の30% 予約会場の利用時間を2時間とみなし、
左記会議室料金とご飲食料金のキャンセル
料を加算した金額となります。
(※)サンドウィッチなど、ご提供する商品
により上記基準と異なることがございま
す。
ご利用日の2日前から前日17時迄 ご利用予定金額の50%
ご利用日の前日17時以降 ご利用予定金額の100%
  • ご利用日の変更、会場の変更に関しては、予約係にご相談下さい。

5.ご利用制限

以下の項目に該当する場合、ご利用をお断りする場合があります。

  • 利用内容・形態等が不適当と当施設が認めたとき
  • 利用申込書の記載内容と異なってご利用されるとき
  • 公序良俗に反すると当施設が認めたとき
  • ご利用者様が暴力団関係者、その他反社会団体に属する者と認められる場合
  • 宗教団体、思想団体、政治団体またはこれに類する集会等でご利用されるとき
  • 会議室・会場周辺において、申込者の関係者もしくは申込者と対立する関係者が、集団示威活動を予定しまたは予定する可能性がある場合(予告通知がなされた場合も含む。)
  • 関係官公庁より中止命令が出たとき
  • その他、不適当と当施設が認めたとき

6.禁止・注意事項

  • 各会議室の定員数内でお申込み下さい。定員数以上ではご利用できません。
  • 会議室は会議、研修、セミナー等にご利用ください。商品の販売会場等の不特定多数でのご利用はできません。
  • ご利用者様は参加者の氏名等を把握しておくことが必要となります。
  • 他の会議室利用者や、ビル内入居者の迷惑となる大きな音を出す行為等はご遠慮願います。
  • 関係官公署の許可申請、届出が必要な場合は、ご利用者(主催者)様側にて期日までに行っていただき、承認を受けてください。
    ※当日に届出内容、指示・許可事項について、関係官公署の担当官が査察を行うことがありますので
      控えの届出書、許可書等を必ず保管し、査察にお立会願います。
  • 当施設利用権を当施設の承諾なしに第三者に譲渡、転貸することはできません。
  • 外部からの飲食物のお持ち込みはご遠慮ください。当施設で手配いたします。
  • 危険物、腐敗物、重量物のお持ち込みは禁止します。
  • 指定場所以外への看板、ポスター等の掲示はビル内外・エレベーター内等も含めご遠慮ください。
  • 当施設及び当ビルの構造物、設備、備品を汚損・毀損し、または紛失された場合はその損害を賠償していただきます。
  • 喫煙室以外は全館禁煙です。
  • ご利用の際に発生するゴミはお持ち帰りください。
  • 施設内(ロビー・室内・エレベーターホール等)が混雑しないよう、ご利用者様側で入場者を適切に整理誘導してください。
  • 災害(地震・火災等)が起こった場合に備え、参加者が対応・避難できるように、現地責任者は各会議室に設置してあります災害時フローチャート等を事前にご確認下さい。

7.免責事項

下記の場合、当施設ではその責任を負うことができませんのでご了承ください。

  • 天災、火災、その他不可抗力により当施設の利用が困難になった場合のその利用に際する一切の損害。
  • ご利用者が上記5(ご利用制限)、6(禁止・注意事項)に違反されたため当施設のご利用を謝絶することによって生じた一切の損害。
  • ご利用者および第三者の所有物や現金等の貴重品、その他これらに類する物の盗難・毀損による一切の損害。
    (高額な物品をお持ち込みの場合は、動産総合保険への加入をお願いいたします。)
  • ご利用者の都合により当施設に残置もしくは一時的に保管した物品の盗難・毀損による一切の損害。

8.その他

上記の他、当施設が運営上必要と認めお願いする事項については必ず遵守願います。