コラム

COLUMN
議事録の上手な取り方

会議の内容をわかりやすくまとめたものが議事録です。参加者の備忘録としての役割や不参加者のための情報共有などの役割を担っています。ここでは、議事録の上手な取り方について、詳しく説明いたします。

議事録のフォーマットを確認する

議事録のフォーマットは、会社や部署によって決まったものを使用している場合があります。そのような場合は、フォーマットの内容に従って作成すれば問題はないでしょう。決められたフォーマットがない場合は、インターネットで公開しているものをダウンロードして使うと便利です。

議事録は5W1Hをおさえながら順序立てて作成する

ビジネスシーンにおいて、「報告・連絡・相談」をする際に必須となっているのが5W1Hです。これは議事録作成でも重要視されています。議事録を作成する際は、どんな人が参加したのか、いつどこで集まったのか、どんな目的で会議を開いたのか、などを記載します。加えて、参加者がどんな発言をしたのか、そして最終的にどんな結論にいたったのかなども明記しましょう。

議事録は第三者目線を意識して作成する

議事録は、誰が見てもわかりやすいよう作成しなくてはいけません。意識せずに作成していると、書き手目線になり、読み手にうまく伝わらないことがあります。そこで重要なのが「第三者目線」です。つまり、客観的に会議内容をまとめていくということです。第三者目線を意識することで、誰が目を通してもわかりやすい文章となります。

議事録の作成で注意すべきこと

議事録は、会議が終わり次第早めに作成しましょう。後回しにしてしまうと、会議内容を忘れてしまったり、議事録の作成自体を忘れてしまったりすることがあります。会議中に議事録を作成できない場合は、会議内容をICレコーダーで録音したり、こまめにメモを取ったりして聞き逃さないように注意しましょう。議事録の作成が完了したら、誤字脱字がないか、作成したフォーマットはあっていたかなどもチェックします。議事録は多くの人が目にする資料ですので、提出前にしっかりと確認しましょう。


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