コラム

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会議の種類と意義を知ろう

仕事に会議はつきものです。しかし、会議といっても議題や意義によって、種類が変わります。参加者それぞれが事前に会議の意義を共有することで、意義のある時間を過ごせるでしょう。ここでは、会議の種類と意義について説明していきます。ビジネスシーンでは、常識の1つになっていますのでしっかりと覚えておきましょう。

報告・連絡・相談をする会議の意義

報告会議(連絡会議)は、会議参加者同士で情報共有することが目的の会議です。個々の現状や、抱えている悩みなどを共有します。そこで出された情報をもとに、上司や意思決定者が判断を下し、新たな行動指針を決めていきます。

報告会議の典型的な例として挙げられるのが営業会議です。営業担当者からの報告を収集し、分析していきます。そのうえで上司や意思決定者が今後の営業方針や売上目標の設定を行います。 報告・連絡事項であれば、メールやチャットでの共有で問題ないという場合もあるでしょう。しかし、こうした会議の場は、参加者の反応が直に感じられる機会になりますし、メールやチャットのような(送信受信のみの)平面的コミュニケーションではなく、複数人の意見が交錯しながらニュアンスを共有できる立体的コミュニケーションになるのです。メールやチャットでは単一的な伝わり方になる言葉でも、会議の場ではそれを笑顔で言うのか真顔で言うのかで、その伝わり方が異なります。同じ人間同士でコミュニケーションする以上、顔や膝を突き合わして話すことも大事です。

「最近メールやチャットなどでの共有が続いているな…」と感じている場合には、是非会議の場を設けてみてください。

問題解決・再発防止が意義の会議

業務上で何らかの問題があった際には、問題解決と再発防止を議題にした会議が行われます。問題の規模によっては、役員や管理職の参加が必要となるケースもあります。問題解決・再発防止を意義とする会議では、問題が起こった経緯や原因を深く追求し、抜本的な解決策を提示する必要があります。そして、同じ問題が起こらないよう再発防止策も考えなくてはなりません。本質的な原因を探るためには、役職にとらわれず、自由な意見を出すことが重要なポイントです。

また、こういった会議には当事者及び関係者全員が参加することで、危機管理の温度感も共有できます。会議に参加していない人へ決定事項を事後報告するだけでは、対岸の火事として解釈されてしまうケースもあるでしょう。やはり本質的な原因を全員で打ち合わせることは非常に大切なのです。

アイデアを出し合うのが意義の会議

業務のなかには、さまざまなアイデアを必要とするものもあります。そんな場合におすすめなのが、与えられたテーマに対してアイデアを出し合うことを意義とした会議です。「ブレインストーミング」とも呼ばれている会議では、自由に意見を出し合い、多くの情報を得ることが重要となります。そのためにも、会議で出された情報に対して、否定的な意見をはさむことはやめましょう。せっかく出したアイデアが否定されると、次のアイデアが出しづらくなってしまいます。

会議の進行役は、意見を出しやすい雰囲気づくりを意識してください。「アイスブレイク(張り詰めた空気を壊す)」といって、緊張感をほぐす会話も必要です。天気の話や世間話をすることで場の空気を和ませ、そのうえで打ち合わせをはじめると全体的に良い意見が出やすいでしょう。また、進行役はアイデアを出す必要はありませんが、集まった意見を集約し、合理的にまとめていくスキルが必要です。

以上のように、会議の種類はさまざまです。会議によって取り組む姿勢も異なるということがおわかり頂けたのではないでしょうか。会議は多くの人の貴重な時間を使って行われています。会議の意義を正しく理解できていないと、自分自身が生産性のない時間を過ごすばかりか、周りの人に迷惑をかけてしまうことになってしまいます。1人ひとりが限られた時間を有効に利用するためにも、会議の種類と意義を知ることが大切なのです。

会議に関する知識や心構えは整いましたか? では、早速会議室を探しましょう!


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